Hoofdstuk 3.0.5.6.B Hoe wordt bewuste misleiding preventief voorkomen?
Hoe wordt bewuste misleiding preventief voorkomen?
Bewuste misleiding door personeel is ernstig en geen werkgever wil hiermee geconfronteerd worden. De feiten zijn evenwel dat bewuste misleiding onder (toekomstig) personeel voorkomt, ook bij werkgevers die zich daarvan eerder geen voorstelling konden maken. Een belangrijke vraag is dan ook, had dit voorkomen kunnen worden?
Daartoe zal hieronder het volgende stappenplan behandeld worden:
Stap 1 – Vacature opstellen
Binnen veel organisaties gelden reeds gedragsregels, waarin ook vormen van ongewenst gedrag worden behandeld. Hoewel een werkgever zijn werknemers hierop kan aanspreken, is er bij het geval van bewuste misleiding nog niet sprake van een werkrelatie. Het blijft wel waardevol om hierover schriftelijk duidelijkheid te geven. Een werkgever kan er bijvoorbeeld voor kiezen om in de vacature te vermelden dat er onderzoek wordt gedaan naar de sollicitanten. Daarin kan dan omschreven worden dat een screening tot de mogelijkheden van de werkgever behoort. Dit zal de kans verkleinen dat een sollicitant de werkgever bewust probeert te misleiden.
Bij voorkeur wordt er voor een ruimere omschrijving gekozen, bijvoorbeeld dat in het bedrijf van de werkgever veel waarde wordt gehecht aan integriteit. Tevens is het maken van een opdracht of toets als deel van de sollicitatie een goede manier om grip te krijgen op de kwaliteit van de (toekomstig) werknemer. Wanneer een sollicitant bedrog probeert te plegen door een diploma te vervalsen, kan dit blijken tijdens een inhoudelijke behandeling van zijn/haar kunnen.
Het voordeel van dergelijke aankondigingen tijdens de sollicitatieprocedures is dat het bij wijze van spreken gezien kan worden als een waarschuwing vooraf. Duidelijke regels stellen werkt preventief om bedrog tegen te gaan. De werkgever maakt hiermee duidelijk wat er binnen de organisatie belangrijk is, zodat het zwaarder aangerekend kan worden als een werknemer hier toch mee in strijd handelt.
Wettelijke voorschriften
Er dient hierbij echter wel rekening te worden gehouden met de wettelijke voorschriften. Ingevolge de Wet Bescherming Persoonsgegevens rust er een informatieplicht op de werkgever. Dit houdt in dat voordat een screening uitgevoerd, de (toekomstige) werknemer dit medegedeeld wordt. Na afloop van het onderzoek worden ook de resultaten gedeeld met de werknemer.
Er dient sprake te zijn van een gerechtvaardigd belang van de werkgever bij de screening. De werkgever dient het doel van inzicht in de sollicitant, niet met een ander minder vergaand middel te bereiken, oftewel de screening is noodzakelijk. De Autoriteit Persoonsgegevens, die de Wet Bescherming Persoonsgegevens handhaaft, vereist dat de werkgever de risico’s inventariseert en deze risico’s vervolgens zoveel mogelijk beperkt.
Ook dient een werkgever de verkregen informatie te verwerken volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens, wat onder andere inhoudt dat er een goede beveiliging van de verzamelde gegevens gewaarborgd dient te worden. Artikel 13 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens omschrijft dit als volgt: “De verantwoordelijke legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.”
In sommige sectoren is een dergelijke screening zelfs verplicht. Organisatie Justis, die de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kan uitgeven, hanteert de volgende gebieden waarop een VOG getoetst kan worden:
- Informatie
- Geld
- Goederen
- Diensten
- Zakelijke transacties
- Proces
- Aansturen organisatie
- Personen
In de richtlijn van 26 april 2017, “Screeningsprofielen VOG NP” staat nader omschreven welke functies dit betreft.
Voor controle van bewuste misleiding kan men een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aanvragen bij de werknemer in spé. Een VOG wordt enkel afgegeven wanneer dit geen bezwaar is voor de toekomstige functie.
Stap 2 – Voorlichting over het onderkennen van misleiding
Om het belang van het tegengaan van bewuste misleiding te onderstrepen, geniet het voorkeur om de gedragsregels te laten volgen door voorlichting. Deze voorlichting gaat dan vooral over hoe een werknemer alert kan worden op vormen van bedrog en hoe hiermee moet worden omgegaan.
Grenzen zijn namelijk mooi, maar de combinatie met uitleg over die grenzen en het onderkennen van overtredingen is natuurlijk beter. Zo kan er in een werkoverleg tijd vrij gemaakt worden om de gevolgen van bewuste misleiding te bespreken en signalen door te nemen, waarbij naast de directe immateriële en materiële schade ook gekeken kan worden naar de impact van dergelijk gedrag onder collega’s, bij relaties en bij de leiding.
Naast de kenbare en duidelijke gedragsregels, geldt ook voor voorlichting dat de werkgever hiermee het belang onderschrijft, zodat een eventuele overtreding waar nodig sneller en zwaarder aangerekend kan worden.
Stap 3 – Controle
Voorkomen van bewuste misleiding is vooral ook het tegengaan van situaties waarin er bedrogen kan worden.
Hoewel een werkgever juridisch heel ver kan gaan, speelt mogelijk dat het personeel niet het gevoel dient te krijgen dat de regels verstikkend werken. Het is ondoenlijk om alle risico’s uit te sluiten, zodat er natuurlijk ook een bepaalde vorm van vertrouwen nodig is, afhankelijk ook van het type organisatie en de schade die door bewuste misleiding aangericht kan worden.
Indien een werkgever regels wil opstellen voor het controleren van sociale media tijdens het dienstverband, dient dit in de arbeidsovereenkomst te worden geïntegreerd. Voor deze regels moet een eventuele ondernemingsraad ook toestemming verlenen.
Bewijs dat in strijd met de privacywetgeving is verkregen, kan onrechtmatig zijn. Daarmee is niet gezegd dat de officiële richtlijnen hierin altijd strikt gevolgd moeten worden. Het doel van het onderzoek van verkrijgen van bewijs zal normaal gesproken legitiem zijn, waarna nog de afweging speelt of er geen andere effectieve mogelijkheden zijn en de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer niet te ver gaat (proportioneel is). Een werkgever creëert meer ruimte als hij in het algemeen aan het personeel heeft aangekondigd en met de ondernemingsraad heeft afgestemd, dat (in geval van vermoedens van misdragingen) onderzoek op internet tot de mogelijkheden behoren.
IT-systemen
Gedragingen van werknemers zijn gedeeltelijk te traceren door activiteiten op social media en handelingen op het internet. Het is daarmee verleidelijk om zelf in deze gegevens te gaan spitten, doch in hoeverre is dat toegestaan en kan er wat met het (onrechtmatige) bewijs ondernomen worden? De aantasting van de privacy en integriteit van de werknemer, als ook de grenzen en mogelijk ook de vertrouwelijkheid van het onderzoek staat hiermee ter discussie.
Wil een werkgever de een screening kunnen uitvoeren in het kader van onderzoek:
- dient hij de medewerker ervoor te laten tekenen dat deze ermee bekend is dat ‘sociale media’ gecontroleerd kan worden, wat bij voorkeur in een regelement is geregeld dat de instemming van de ondernemingsraad heeft verkregen;
- dient hij een gerechtvaardigd belang te hebben, zoals het tegengaan of zelfs het vermoeden van misdragingen, wat voldoende moet opwegen tegen de inbreuk op de privacy;
- dan dient het onderzoek niet verder te gaan dan nodig is en er geen andere mogelijkheden zijn om de feiten te achterhalen.
Een gerechtvaardigd belang doet zich voor als bepaalde aspecten van een kandidaat onderzocht moeten worden die direct van belang zijn voor de functie waarin degene werkzaam kan worden.
Er is geen gerechtvaardigd belang wanneer een werkgever gaat screenen op belangen die zich enkel ‘mogelijk’ in de toekomst voor gaan doen, bijvoorbeeld voor het geval degene later mogelijk voor een andere “gevoelige” functie in aanmerking komt. Wel kan het een gerechtvaardigd belang zijn om te screenen op gegevens die in het algemeen voor een goede bedrijfsvoering zorgen.
Het is tevens van belang om na te gaan waar de persoonsgegevens worden gevonden en hoe deze worden gebruikt. Het kan namelijk zo zijn dat het om foutieve informatie gaat, bijvoorbeeld in het geval van een naamgenoot van de sollicitant.
Om deze misstappen tegen te gaan is het aan te bevelen om toestemming te vragen voor een dergelijke screening door de kandidaat. Dit is in beginsel ook vereist voor bijvoorbeeld het navragen van referenties.
Stap 4 – Handhaving opkomen tegen voorvallen
Het sluitstuk van ieder beleid om onrechtmatige gedragingen zoals bewuste misleiding tegen te gaan, is natuurlijk het opkomen tegen misleidend gedrag. Duidelijke regels, voorlichting en controle zullen er uiteindelijk toe moeten leiden dat de werkgever niet wordt misleid.
Als een constatering van bewuste misleiding met de ‘mantel der liefde wordt bedekt’, dan zijn preventieve maatregelen tevergeefs. Een werkgever mag namelijk niet willekeurig eerst niet tot ontslag en later wel tot ontslag overgaan. Gelijke gevallen moeten ook gelijk behandeld worden en bewuste misleiding onbestraft laten, geeft reden voor uitleg als een andere misleiding wel wordt bestraft. Een werkgever mag zijn beleid op dit punt overigens wel aanpassen, maar zal dat niet alleen uit woorden, maar ook uit daden moeten laten blijken, bijvoorbeeld door nieuwe voorschriften te stellen, voorlichting hierover te geven en daarop toe te zien, waarna er wel wordt opgetreden.
Door niet op te treden wordt een voorbeeld geschapen, wat negatief kan uitpakken. Door wel op te treden ontstaat er ook de zogenaamde precedentwerking, maar dan in positieve zin. Anderen zijn door het optreden tegen bewuste misleiding ermee bekend dat bedrog niet getolereerd wordt.
Betekent het ook dat een werkgever over de bewuste misleiding een boekje open moet doen, oftewel dat het met de andere medewerkers gedeeld dient te worden? Het geniet normaal gesproken de voorkeur om zolang een rechter nog niet heeft beslist, naar buiten toe vertrouwelijk met de zaak om te gaan. Onder omstandigheden kan het anders zijn, bijvoorbeeld om onrust onder het personeel tegen te gaan, juist door enige tekst en uitleg te geven.
Een ander dilemma is of het optreden tegen ontslag is te combineren met het aangaan van een vaststellingsovereenkomst. De werknemer die heeft misleid komt er daarmee mogelijk nog “genadig” vanaf, ook al is degene wel zijn baan kwijt. Wanneer toch een regeling wordt getroffen, in het bijzonder om procedures te voorkomen, is het ook van belang om goed te kijken naar de wijze waarop de zaak naar derden gecommuniceerd mag worden.
Het omgaan met de onderlinge belangen tussen de werkgever en werknemer, in combinatie met in hoeverre het “publiek” hiervan kennis krijgt, is een delicaat proces.
Komt het toch tot misdragingen, dan wordt een zorgvuldig onderzoek van groot belang.
In een ontslagzaak op grond van verwijtbaar handelen draait alles om bewijs. Vermoedens en verdenkingen zijn onvoldoende. Juist door de grote gevolgen voor werknemers, zijn rechters kritisch en willen ze harde feiten. Dat vraagt om een zorgvuldig onderzoek, waarin deze feiten vastgesteld en bewijzen geborgd worden.
Voor de werkgever is het belangrijk om een realistisch beeld te krijgen en op grond daarvan te kunnen handelen. Dat kan alleen door de energie te richten op de fase voor het ontslag. Zonder goed fundament, kun je ook geen huis bouwen. Door ook voor een ontslagzaak een goed fundament te leggen, staat een werkgever sterker. Vanuit die situatie kan er effectief naar een oplossing toegewerkt worden. Mocht het toch tot een procedure komen, dan bespaart het zorgvuldige onderzoek en het vastleggen van de feiten veel onzekerheid en tijd in de procedures bij de rechtbank en het hoger beroep.
Op grond van feiten zorgvuldig en rechtvaardig handelen?
Bekijk de video van het expertiseteam dat zich volledig heeft toegelegd op het omgaan met verwijtbaar handelen.
Het expertiseteam
Een gefundeerde oplossing bij misdragingen door werknemers
Aanvullende andere artikelen
- Handleiding: hoe om te gaan met bewuste misleiding door een werknemer?
- Voorbeelden van ontslag door bewuste misleiding in de rechtspraak
- Andere vormen van verwijtbaar handelen:
