Hoofdstuk 5.1.4. (Overleg)vergaderingen
Vergaderingen
Hieronder moet goed onderscheid gemaakt worden tussen vergaderingen van de de ondernemingsraad zelf (A.), de overlegvergadering tussen de ondernemer en de raad (B.) en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (C.).
A. Vergaderingen van de raad
Voor onderlinge vergaderingen van leden van de raad wordt een regeling getroffen in het reglement van de raad. Dit reglement dient bepalingen te bevatten over het bekendmaken van de agenda van de vergaderingen van de raad. Bij deze vergaderingen is de ondernemer niet aanwezig. Hij ontvangt wel een afschrift van de agendapunten, uiterlijk een week voor de vergadering. Hierdoor raakt hij op de hoogte van de aangelegenheden die de raad gaat bespreken (art 14-1 sub f-g WOR). De raad (of commissie) kan een interne of externe deskundige uitnodigen om de vergadering bij te wonen (art 16 WOR) (5.1.3.2.). Deze uitnodiging kan plaatsvinden tegenover bestuurders van een moedermaatschappij (holding) of leden van de raad van commissarissen. Uitgenodigde personen zijn niet verplichting om de vergadering bij te wonen.
B. Overlegvergaderingen
Een overlegvergadering vindt plaats tussen de ondernemer en de ondernemingsraad (art 23 WOR). De ondernemer wordt hierbij vertegenwoordigd door een bestuurder (5.1.1.1.). Deze kan zich door een andere medebestuurder laten vervangen, bijvoorbeeld als deze deskundig is over het onderwerp dat wordt besproken. Is een bestuurder verhinderd, dan kan hij zich ook door een vertegenwoordiger van een moedermaatschappij, een vertegenwoordiger van de raad van commissarissen of door een medewerker (leidinggevende) laten vervangen (art 23-4 en 5 WOR). Genoemde personen kunnen de bestuurder ook bijstaan tijdens de overlegprocedure (art 23-6 WOR).
Wanneer vindt er overleg plaats?
De ondernemer en de raad bepalen samen wanneer het overleg plaatsvindt, alsmede welke punten er dan aan de orde komen. Daarbij geldt dat als de bestuurder of ondernemingsraad overleg wil plegen over bepaalde onderwerpen, dit overleg binnen twee weken plaats moet vinden (art 23-1 WOR). Twee keer per jaar wordt de algemene gang van zaken besproken. Daarnaast vindt er overleg plaats over aangelegenheden waarbij de ondernemingsraad advies (5.1.5.) of instemming (5.1.6.) kan geven.
Over wat voor onderwerpen wordt er overlegd?
De onderwerpen van het overleg zijn de onderwerpen die de ondernemer of ondernemingsraad wil bespreken. Daaronder vallen ook de onderwerpen waarover de ondernemingsraad een adviesrecht (5.1.5.) of instemmingsbevoegdheid (5.1.6.) heeft.
Minimaal twee keer per jaar wordt de algemene gang van zaken in de onderneming besproken. Bij deze vergadering laat de ondernemer weten of hij besluiten aan het voorbereiden is waarover de raad te zijner tijd advies moet geven of om instemming zal worden gevraagd. Doet dat zich voor, dan zullen partijen afspreken, hoe en wanneer de ondernemer de raad bij zijn besluitvorming zal betrekken (art 24 WOR). Voor ondernemingen met minimaal 100 werknemers wordt minimaal eens per jaar de ontwikkeling van de beloningsverhoudingen besproken. Het gaat om een bespreking van de hoogte en inhoud is van de arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken per verschillende groep van de in de onderneming werkzame personen en de ontwikkeling daarin in vergelijking met het voorgaande jaar (art 23 lid 2 WOR).
De onderwerpen waarover partijen willen overleggen worden op de agenda van de overlegvergadering geplaatst. Zo nodig worden relevante stukken aan de secretaris van de raad overhandigd (art 23a-4 WOR).
Ondernemingsraden bij de overheid worden geconfronteerd met “het primaat van de politiek”. Dat wil zeggen dat besluiten die overwegend politiek van aard zijn, in beginsel niet voor overleg met de ondernemingsraad in aanmerking komen. Dat is anders wanneer deze aangelegenheden gevolgen zullen hebben voor de werkzaamheden van de in de onderneming werkzame personen. In dat geval is het besluit doorgaans ook adviesplichtig, zie hoofdstuk 5.1.5.1. waar het “primaat van de politiek” nader wordt uitgewerkt (5.1.5.1.).
Wie zijn er nog meer bij het overleg aanwezig?
Beide partijen kunnen één of meer deskundige uitnodigen, wat aan de andere partij wordt medegedeeld. Is deze andere partij het hiermee niet eens, dan blijft de deskundige afwezig (tenzij de kantonrechter beslist dat de deskundige aanwezig mag zijn) (art 23a-6 WOR).
Bij overlegvergaderingen over de algemene gang van zaken (twee keer per jaar) en de ontwikkeling van de beloningsverhouding zijn mogelijk derden betrokken die een belangrijke invloed en (of) toezichthoudende taak hebben op (het bestuur van) de onderneming. Deze personen kunnen afwezig blijven, als de ondernemingsraad dit goed vindt (art 23 lid 7 en art 24-2 WOR).
De verschijningsplicht geldt voor:
- één of meer leden van de raad van commissarissen, tenzij er een moedermaatschappij is. In dat geval verschijnt:
- een vertegenwoordiger van het bestuur van de moedermaatschappij (meer dan 50 % aandelen in onderneming (rechtspersoon)), tenzij de onderneming in stand wordt gehouden door een vereniging of stichting, want dan verschijnt:
- een vertegenwoordiger van het bestuur van de vereniging of stichting.
De verschijningsplicht geldt niet:
- Wanneer de ondernemer (moeder) meer dan vijf ondernemingen in stand houdt, waarvan er meer dan vijf een ondernemingsraad hebben ingesteld, dan wel
- Als de onderneming deel uitmaakt van een groep ondernemingen die bestaat uit meer dan vijf ondernemingen waarvan er meer dan vijf ondernemingsraden hebben ingesteld. De verschijningsplicht geldt wel voor het overleg met een centrale of groepsondernemingsraad (5.1.10.).
Voor nadere informatie over de gang van zaken bij de vergadering wordt verwezen naar artikel 23a (art 23a WOR) en art 23b (art 23b WOR) van de WOR.
De ondernemingsraad komt met voorstellen
Tijdens of naast de vergadering kan de ondernemingsraad voorstellen doen over alle aangelegenheden die de onderneming aangaan. Deze aangelegenheden zijn niet beperkt tot die welke directe gevolgen hebben voor werknemers. Het bestuur moet de voorstellen overwegen en hierover moet minimaal één keer overleg plaatsvinden. Vervolgens komt het bestuur met een besluit over het voorstel (art 23-2 en 3 WOR). Neemt het bestuurder het voorstel niet over, dan bestaat er voor de raad geen mogelijkheid om dit af te dwingen. Voorgaande kan betekenen dat, als het voorstel tijdens de vergadering wordt gedaan en alle bestuurders aanwezig zijn, dit voorstel mogelijk direct wordt toegewezen. In andere gevallen zal het voorstel onderzocht en nader besproken moeten worden, waarbij mogelijk zelfs meer dan één overlegvergadering plaatsvindt.
In artikel 28 wordt de taak van de ondernemingsraad nader uitgewerkt, wat van belang kan zijn voor de voorstellen die de raad wenst te doen (art 28 WOR).
C. Spreekrecht tijdens Algemene Vergadering van Aandeelhouders
Ten minste eenmaal per jaar dient de Algemene vergadering van Aandeelhouders van een vennootschap opgeroepen te worden (art. 2:108 BW). Ondernemingsraden van een Naamloze Vennootschap (N.V.) hebben spreekrecht tijdens deze aandeelhoudersvergaderingen. Ondernemingsraden mogen hun standpunt kenbaar maken over bepaalde onderwerpen. Het gaat derhalve om een recht voor ondernemingsraad om een mening te geven en dit standpunt toe te lichten voordat de aandeelhouders een besluit nemen. De aandeelhoudersvergadering is echter niet verplicht het standpunt van de ondernemingsraad over te nemen.
De opzet is dat het spreekrecht van de ondernemingsraad in de aandeelhoudersvergadering bijdraagt in de belangen van werknemers, opdat hun positie wordt versterkt en zij nauwer betrokken zijn bij de ontwikkeling van het beleid. Het doel van deze wijziging is dat dit tevens de draagkracht van het gevoerde beleid ten goede kan komen.
De ondernemingsraad van de N.V. heeft een spreekrecht ten aanzien van de volgende onderwerpen:
- Goedkeuring van belangrijke bestuursbesluiten in de zin van artikel 2:107a lid 1 BW (nieuw artikel 2:107a lid 3 BW);
- Vaststelling van het bezoldigingsbeleid ten aanzien van bestuurders (nieuw artikel 2:135 lid 2 BW);
- Benoeming, schorsing en ontslag van bestuurders en commissarissen in een NV waarop het structuurregime niet van toepassing is (nieuw artikel 2:134a respectievelijk 2:144a BW);
- Benoeming van commissarissen op voordracht van de Raad van Commissarissen in een N.V. waarop het structuurregime van toepassing is (nieuw artikel 2:158 lid 4 BW).
Wanneer de moeder-N.V. aan het hoofd staat van een concern, de meerderheid van de werknemers van dat concern in Nederland werkzaam is, en er bij de moeder-N.V. een ondernemingsraad is ingesteld, wordt het standpunt door die ondernemingsraad geformuleerd. Ondernemingsraden van dochter-N.V.’s hebben dan geen spreekrecht ten aanzien van besluiten van de algemene vergadering van de moeder-N.V.
In het geval van een besluit bij een moeder-N.V. waar geen ondernemingsraad is ingesteld vindt, mits de meerderheid van de werknemers van het concern in Nederland werkzaam is, toerekening van het op het niveau van de moeder-N.V. te nemen besluit plaats aan de dochter-N.V.’s waar wel een ondernemingsraad is ingesteld. Dat wil zeggen dat de ondernemingsraden van de dochter-N.V.’s spreekrecht hebben ten aanzien van het op moeder-niveau te nemen besluit. De ondernemingsraden van die dochter-N.V.’s zullen het dan eens moeten worden over een gezamenlijk standpunt.
Een eventueel bij de moeder-N.V. ingestelde ondernemingsraad heeft geen spreekrecht ten aanzien van op het niveau van de dochter-N.V. genomen besluiten.
De N.V. die een voorstel met betrekking tot bovengenoemde onderwerpen wil voorleggen aan de aandeelhoudersvergadering, zal eerst de ondernemingsraad tijdig vóór de oproeping van de aandeelhouders in de gelegenheid stellen een standpunt in te nemen. Minimaal dertig dagen van te voren wordt over het algemeen als tijdig gezien. Het standpunt van de ondernemingsraad moet vervolgens gelijktijdig met een voorstel tot een besluit aan de algemene vergadering worden aangeboden, zodat dit standpunt nog een rol kan spelen bij de definitieve besluitvorming in de algemene vergadering. De ondernemingsraad heeft daarnaast het recht zijn standpunten in de vergadering toe te lichten.
Het ontbreken van een standpunt van de ondernemingsraad tast de besluitvorming over het voorgestelde besluit echter niet aan en stelt verder geen sancties op niet-naleving van het spreekrecht. Evenmin bevat de wet een verplichting voor de vennootschap of aandeelhoudersvergadering om het standpunt van de ondernemingsraad over te nemen, dan wel een van dat standpunt afwijkend besluit te motiveren. De ondernemingsraad kan het spreekrecht derhalve niet afdwingen.
Verder zoeken
Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 5 over de medezeggenschap. U vindt in dit deel informatie over collectieve regelingen die voor werkgevers en werknemers gelden op grond van hun arbeidsovereenkomsten:
5.1. Ondernemingsraad (o.a. instellen, advies, instemming, recht op informatie)
5.2. Arbeidsomstandigheden bij de werkgever (o.a. arbobeleid, arbeidsinspectie)
5.3. Arbeidstijden voor werknemers (o.a. vaststellen, veranderen)
Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.
