Inhoudsopgave 4.5.

De werkkostenregeling regelt dat de werkgever onbelaste vergoedingen aan de werknemer kan geven. Deze regeling is dus voornamelijk bedoeld om voor de werkgever de te betalen loonbelasting te verlagen, waarbij de werkgever bewegingsruimte heeft aangaande de te vergoeden bedragen.

Hoe werkt deze regeling
Er wordt bij de werkkostenregeling in beginsel uitgegaan van het principe dat alle vergoedingen worden beschouwd als loon en dus belastbaar zijn voor de inkomstenbelasting en premies volks- werknemersverzekering.

Hieraan is echter een vrije ruimte toegevoegd. Deze ruimte bestaat uit een bepaald bedrag waarvan de werkgever onbelast vergoeding mag betalen.

Om enkele werkgeverslasten voor 2023 te verlagen en investeringen aantrekkelijk te maken wordt voor heel 2023 de Werkkostenregeling tijdelijk verruimd naar 3% (in 2024 wordt dit weer verlaagd naar 1,92%) tot een loonsom van €400.000. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2023 1,18%. Komt het bedrag echter boven de grens van de vrije ruimte, dan moet de werkgever over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% belasting betalen.

Keuze
De werkgever kan kiezen om uit te gaan van het voorgaande jaar, of van een maandelijkse berekening van het totaal aan loon. Deze laatste zorgt echter voor complicaties. Zodra de werkgever kiest om de vrije ruimte per maand te bepalen, is het waarschijnlijk dat deze per maand verschilt. Dit komt door bijvoorbeeld een ontslag waarbij het geheel aan loon van die maand op een lager bedrag uitkomt dan de vorige. Hier moet vervolgens per maand op worden ingespeeld.

Voorbeeld van de werkkostenregeling
Onderstaande schetst een situatie waarin deze nieuwe regeling wordt toepast.

Werkgever heeft het voorgaande jaar een totaal van € 250.000,- aan loon betaald. Voor het nieuwe jaar betekent dit dat de werkgever in totaal (3% van € 250.000,-) € 7.500,00,- aan vrije ruimte heeft voor de belastingvrije vergoedingen. Op het moment dat er in totaal voor € 8.000,- aan vergoedingen wordt uitgegeven, zal over € 500,- (80%) € 400,- belasting worden betaald.

Uitzonderingen
Er bestaan in de nieuwe werkkostenregeling drie vormen van vrijstelling die maken dat bepaalde vergoedingen vrijgesteld zijn, en dus buiten de vrije ruimte terecht komen:

• Gerichte vrijstellingen;
• Intermediaire kosten;
• Nihilwaardering.

Gerichte vrijstellingen
De gerichte vrijstelling bestaat uit een limitatieve reeks vergoedingen die vrijgesteld zijn van heffingen en buiten de vrije bestedingsruimte van het forfait vallen. De voorwaarde omtrent deze vrijstellingen verandert niet ten opzichte van de oude regelgeving.
De gerichte vrijstellingen bestaan uit:

• Vergoeding van reiskosten met een maximum van € 0,21 per kilometer. Dit is van toepassing op zowel zakelijk als woon-werk verkeer. Op het moment dat de werkgever meer dan € 0,21 per kilometer vergoedt, zal dit meerdere bij het loon worden gerekend;
• Vergoeding voor kosten die de medewerker maakt, omdat hij door zijn werk er een tweede onderkomen op na moet houden. Daarbij gaat het om de kosten voor verhuizing, inwoning, overnachtingskosten of huur van kamer of woning;
• Kosten voor cursussen, outplacement, seminars, excursies en studiereizen;
• Vergoeding van studie;
• Extraterritoriale kosten. Dit zijn kosten samenhangend met een tijdelijk verblijf in het buitenland in het kader van de dienstbetrekking.

Deze vormen van kosten en vergoedingen staan los van de regels omtrent de vrije ruimte, en mogen derhalve niet daarbinnen gebruikt worden. Is er, met andere woorden, sprake van een vergoeding van studie, kan de werkgever er niet voor kiezen deze alsnog in de vrije ruimte te plaatsen.

Juridische bijstand en opleidingen
Gratis advies van een specialist: Binnen 24 uur krijgt u helderheid over het probleem en de oplossingen. Hiermee kunt u zelf verder of wij gaan voor u bemiddelen of procederen.
Erkende opleidingen arbeidsrecht Lees meer over onze erkende opleidingen en interactieve cursusdagen

Intermediaire kosten
Als er sprake is van kosten die door de werknemer worden gemaakt ten behoeve van de werkgever, spreekt men van intermediaire kosten.  Deze kosten kunnen door de werkgever onbelast worden vergoed en vallen buiten de vrije ruimte van het forfait.

Voorbeelden van intermediaire kosten
In de volgende situaties is er sprake van intermediaire kosten.

• Medewerker wordt in opdracht van de werkgever naar de groothandel gestuurd om daar een nieuwe voorraad printpapier aan te schaffen. Zodra deze terug is op zijn werkvloer, wordt de gehele voorraad over de verschillende printers verdeeld;
• Na de winter krijgen alle werknemers van een pakketservice van de werkgever de taak de bussen door de nabij gelegen wasstraat te halen.

Hetgeen de medewerkers hebben betaald voor het printpapier of de wasstraat kan achteraf belastingvrij worden terugbetaald door de werkgever, omdat het in beide gevallen gaat om kosten die gemaakt zijn voor het bedrijf.

Nihilwaardering van de vergoeding van loon in natura
In de nieuwe werkkostenregeling is een nieuwe waardering van loon in natura opgenomen (4.5.3.1.B.). Dit in natura ontvangen loon wordt in de nieuwe regeling wel in het reguliere forfait opgenomen, maar wordt zogezegd op nihil gewaardeerd. Het gaat hier op de volgende vormen van loon:

• Voorzieningen die alleen in de werkplek kunnen worden gebruikt, omdat het, gezien hun aard, ongebruikelijk is deze daarbuiten te gebruiken;
• Voorzieningen die door de werkgever verstrekt worden met het oog op de arbeidsomstandighedenwet. Hierbij moet gedacht worden aan veiligheidsbrillen, beschermende kleding of een aangepast toetsenbord ter voorkoming van RSI;
• Consumpties die geen deel uitmaken van de maaltijd;
• Kleding die alleen geschikt is om op de werkplek gedragen te worden. Uniformen en laboratoriumjassen vallen onder deze regeling. Tevens kan men denken aan kleding die op de werkplaats wordt achtergelaten;
• Ter beschikking gestelde zaken die dienen als hulpmiddel bij de te verrichten arbeid zoals computers, gereedschap of zaken die voor meer dan 90% zakelijk worden gebruikt;
• Communicatiemiddelen zoals telefoons die voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt.

Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets ziet er op toe dat er geen misbruik wordt gemaakt van de nieuwe regelingen. In de oudere , maar nog steeds van toepassing zijnde, regeling worden er voor de meeste  vergoedingen losse regels gegeven waarbinnen vergoed mag worden. Aangezien deze in 2015 voor een groot gedeelte komen te vervallen, kan de werkgever er in theorie bijvoorbeeld voor kiezen om de kosten voor de aanschaf van een fiets ter waarde van € 1.500,- te vergoeden.

Om dit soort overdreven vergoedingen te voorkomen heeft de wetgever bepaald dat een vergoeding maximaal 30% hoger mag zijn dan de vergoedingen, die in de andere regeling mogelijk was of van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is,  met andere woorden,  die in redelijkheid te verklaren zijn. Een werkgever kan niet in redelijkheid verklaren dat de fiets van € 1.500,- de enige geschikte fiets was.

Op het moment dat de werkgever alsnog kiest om vergoedingen of verstrekkingen uit te geven die hoger zijn dan deze 30% lijn, zal hetgeen dat hierboven uitkomt, worden meegerekend in het loon, en dus de loonbelasting.

Met ingang van 1 januari 2016 is het gebruikelijkheidscriterium aangescherpt: het aanwijzen van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang moet gebruikelijk zijn. Het moet dus gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat de werkgever de loonbelasting/premie volksverzekeringen via eindheffing voor zijn rekening neemt.