Voorbeelden van functieomschrijving - waaraan moet de functieomschrijving voldoen?

Waaraan moet een goede functieomschrijving voldoen?

Het belangrijkste doel van functieomschrijving is het zorgvuldig op papier zetten van de werkzaamheden, competenties en verantwoordelijkheden die bij een functie horen. Van belang is om bij de omschrijvingen rekening te houden met ontwikkelingen in de toekomst en dus niet alleen afgestemd zijn op de huidige situatie.

Daarnaast dient de omschrijving afgestemd zijn op de overige functies, zodat er een eenheid ontstaat waardoor de functies goed met elkaar te vergelijken zijn, de onderlinge samenhang duidelijk is en de verschillen duidelijk zichtbar worden.

Probeer de essentie van de functie duidelijk te omschrijven. Het geniet de voorkeur ook vermelding te maken van de positie van de functie binnen de organisatie, met wie er wordt samengewerkt, aan wie verantwoording afgelegd dient te worden, de gewenste persoonskenmerken, de visie van het bedrijf zelf. Eventueel kan worden vermeld tegen welke risico’s de werknemer in het werk kan aanlopen.

Als er een CAO van toepassing is, dient de functieomschrijving in lijn te zijn met de referentiefuncties uit de CAO.

Voorbeelden
– Functieomschrijving Monteur
– Functieomschrijving Medewerker Bediening
– Functieomschrijving Business Unit (BU) Manager

Functieomschrijving Monteur

Werkt onder leiding van projectleider en valt hiërarchisch onder teamleider. Betrokken bij uitvoering in primair proces.

Doel van de functie
De monteur voert zelfstandig installatie, reparatie en onderhoud van alle installaties uit volgens de specifica- ties in de opdracht. Hierbij streeft de medewerker altijd naar een tevreden klant en een positief financieel resultaat. Stemt de werkzaamheden en eventuele afwijkingen in het werk af met de leiding.

Algemeen
• onderstaande beschrijving is een uiteenzetting van de verantwoordelijkheidsgebieden en géén uitputtende opsomming van de werkzaamheden
• de vervuller van deze functie is dan ook gehouden alle voorkomende en in redelijkheid opgedragen werkzaamheden uit te voeren
• de vervuller van deze functie leeft richtlijnen, werkinstructies en procedures na die betrekking hebben op kwaliteitszorgsystemen (BRL, PED e.d.), VCA en het bedrijfsreglement.

Taken en verantwoordelijkheden
Techniek:
• Installeren van een installatie op zijn vakgebied die voldoet aan de eisen van het ontwerp
• Verrichten van installatiehandelingen die nodig zijn om in overeenstemming met de installatievoorschriften van de fabrikanten van de componenten, een installatie op zijn vakgebied te installeren die voldoet aan de eisen van het ontwerp
• Controleren van de gerealiseerde installatie op het voldoen aan de eisen van hoofdstuk 3 van de BRL
• Verrichten van metingen die nodig zijn om te controleren of de installatie voldoet aan de eisen van het ontwerp
• Zelfstandig installeren, repareren en onderhouden van alle technische installaties, op zijn vakgebied, volgens opgegeven specificaties en planning van:
– Installatietechniek (functiefamilie 35)
– Elektrotechnische installaties (functiefamilie 36)
– Koeltechnische installaties (functiefamilie 54)
– Meet & Regeltechnische installaties (functiefamilie 32)
• Up-to-date houden van de benodigde vakkennis
• Controleert en test de eigen werkzaamheden en die van de overige werknemers in de ploeg
Organisatie:
• Verzorgen van de technische voorbereiding van het werk en de organisatie op de werkplek
• Informeren van en afstemmen met opdrachtgever of leidinggevende op het project
• Zorgen voor orde en netheid op de werkplek
• Deelname aan werkoverleg en toolbox meetings
• Melden van afwijkingen tijdens de uitvoering van een project, signaleren en bewaken van meer- en minderwerk
• Terugkoppeling over uitvoering van de werkzaamheden naar de direct leidinggevende
• Ontvangt voor aanvang van het werk de uitvoeringspecificaties cq de projectmap en controleert deze Klant/Relatie
• Informeren van en afstemmen met opdrachtgever of leidinggevende op het project met betrekking tot de voortgang en de planning
Administratie:
• Ontvangst, controle en aftekenen van geleverde materialen op een project
• Invullen en tijdig inleveren van weekstaten, werkbonnen, pakbonnen en projectgegevens
• Tijdig aanvragen / bestellen van extra benodigd materiaal
• Aanleveren van gegevens voor revisietekeningen
• Werk- en opdrachtbonnen schrijven en laten ondertekenen door de opdrachtgever
Veiligheid en materiaal
• Verzorging en zorgvuldig / correct gebruik van beschikbaar gesteld gereedschap en andere productie- middelen
• Signaleren en melden van onveilige werksituaties
• Voldoen aan normen voor gebruik van PBM’s
• Voldoen aan specifieke veiligheidseisen van klanten Optioneel
• Verzorgt (eventueel) de planning en coördinatie van de werkzaamheden op de werkplek
• Functioneel leidinggeven aan minder ervaren (hulp)monteurs, onderaannemers en inleenkrachten
• Afhandelen van storingen aan installaties
• Verricht in bedrijf stellingen
• Verricht storingsdiensten

FUNCTIEKARAKTERISTIEKEN

Complexiteit Heterogeniteit:
• De functie is gericht op het installeren van systemen van uiteenlopende aard, het verrichten van onder- houd en het opheffen van storingen.
• Moet frequent omschakelen naar andere werkzaamheden.
• Verricht administratieve werkzaamheden.
• Bepaalde werkzaamheden vragen een vrij grote accuratesse.
• Werkt soms onder tijdsdruk.
Kennis:
• Opleidingsniveau MBO, aangevuld met voor de aard van het werk vereiste vakopleiding. Zelfstandigheid
• Bepaalt binnen de gegeven planning zelf de werkvolgorde.
• Heeft binnen de gegeven uitvoering vrijheid om de aanpak vast te stellen.
• Voert het werk geheel conform tekening en voorschriften uit.
• Overlegt met de leiding over afwijkingen in het werk, kan terugvallen op specialist voor ondersteuning.
Afbreukrisico:
• Fouten in het werk kunnen leiden tot tijd- en materiaalverlies.
• Accuratesse en controle van de eigen werkzaamheden zijn vereist, oplettendheid voorkomt de meeste schade
• De kans dat fouten in het werk tijdig worden gesignaleerd is aanwezig door controle van de werkzaamheden door de medewerker zelf en door de leiding.
• Het contact met de opdrachtgever is van belang voor uitvoering van het werk conform intentie en planning en voor het bedrijfsimago.
• De contacten met werknemers van derden moeten goed verlopen, in dienst van een vlotte uitvoering van het werk.
Fysieke aspecten:
• Werkt onder wisselende omstandigheden en in wisselende lichaamshoudingen.
• Relatief zware fysieke werkzaamheden komen voor.
• De monteur dient de tot zijn / haar ter beschikking gestelde persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken.

COMPETENTIES (vaardigheden en houding)

Communiceren
• Kan een boodschap duidelijk overbrengen.
Flexibiliteit
• Wijzigt van aanpak als een voorgaande aanpak niet tot het gewenste resultaat leidt.
Organiserend vermogen
• Organiseert en regelt zaken op korte termijn.
Gevoel voor details
• Heeft gevoel voor details binnen het eigen werk.
Kwaliteitsgerichtheid
• Hanteert hoge kwaliteitsnormen binnen het eigen werk.
Samenwerken
• Draagt bij aan een goede communicatie en samenwerking in een team.
Planmatig werken
• Is in staat het eigen werk(proces) te structureren en signaleert tijdig verstoringen in de voortgang.
Financieel bewustzijn
• Zoekt naar mogelijkheden om financiële kosten en baten van de operatie te verbeteren.
Analytisch vermogen
• Ziet verbanden in een complex probleemgebied of situatie.
Klantgerichtheid
• Komt op efficiënte en effectieve wijze met de juiste oplossingen voor de klant. Positieve houding en een correct gedrag richting de klant
Draagt bedrijfskleding in verzorgde staat
• Probeert door cross-selling nieuwe verkoop te stimuleren

Functieomschrijving Medewerker bediening

Kenmerken van de referentiefunctie

Kenmerkend in de functie is de dienstverlening in het algemeen en het reageren op de verwachtingen en wensen van de gast in het bijzonder. De medewerker bediening is primair verantwoordelijk voor het serveren van dranken en gerechten, maar kan (afhankelijk van het niveau en de aard van de formule) ook worden ingezet op het opnemen van bestellingen, aannemen van tafelreserveringen en afrekenen met gasten.

Organisatie
• Direct leidinggevende: (assistent) bedrijfsleider.
• Geeft leiding aan: niet van toepassing.

Voorbereiding van de bediening
Taken:
– verzorgen van mise en place, zoals dekken/klaarmaken van tafels, klaarleggen van bestek en tafellinnen, e.d.;
– assisteren bij de opbouw van zalen (recepties en partijen).

Resultaatindicatoren:
– juiste, tijdige en volledige voorbereiding;
– tafels gedekt volgens instructie;
– uiterlijke staat omgeving (opgeruimd, schoon);
– conform voorschriften (o.m. instructie, werkmethoden, HACCP en presentatie).

Bediening
Taken:
– ontvangen en placeren van gasten;
– opnemen van bestellingen en geven van informatie, waar nodig raadplegen van de leidinggevende of de keuken over bijzondere wensen van gasten;
– doorgeven van bestellingen aan keuken of buffet;
– zo nodig zelf klaarmaken van eenvoudige bestellingen (inschenken van dranken, klaarmaken van kleine gerechten/snacks e.d.);
– aanvoeren en klaarzetten van (ontbijt)buffetten; serveren van gerechten, dranken.

Resultaatindicatoren:
– gasttevredenheid (benadering, omgang, wijze van serveren);
– naleving hygiënevoorschriften;
– volledigheid en juistheid van verstrekte informatie.

Kassa- en verantwoordingswerkzaamheden
Taken:
– controleren, afdragen en verantwoorden van ontvangen gelden;
– opmaken van rekening en afrekenen met gasten;
– aannemen/noteren van tafelreserveringen, afstemmen met leidinggevende in geval van bijzonder vragen of verwachte problemen met de tafelbezetting.
Resultaatindicatoren:
– kasverschillen;
– volgens procedure.

Opruim- en schoonmaakwerkzaamheden
Taken:
– op- en afruimen na afloop;
– opruimen/schoonmaken van publieksruimten en werkruimten
Resultaatindicatoren:
– opgeruimde/schone werkomgeving;
– conform voorschriften

Bezwarende omstandigheden
– Krachtsinspanning bij het tillen van bladen, stapels borden e.d.
– Lopend en staand werken, manoeuvreren met borden/bladen.
– Soms sprake van werkdruk bij pieken in het werkaanbod.
– Kans op letsel door branden aan warme/hete borden/schalen.

Kennis en betekenisvolle vaardigheden
– MBO niveau 2 werk- en denkniveau;
– inzicht in de (wettelijke) voorschriften op het gebied van veiligheid en (sociale) hygiëne;
– kennis van de bedrijfregels en kaders van de bedrijfsformule.

Competenties / gedragsvoorbeelden
Gastgerichtheid:
– is hoffelijk, voorkomend en welgemanierd naar anderen;
– vermijdt uitspraken als ‘nee, dat kan niet’ of ‘het is druk’ zonder uitleg;
– biedt ook ongevraagd extra service;
– onderzoekt hoe gasten adequaat en optimaal te helpen.
Flexibiliteit:
– staat open voor veranderingen die anderen voorstellen;
– schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden;
– accepteert dat werk door anderen of omstandigheden wordt bepaald.
Inzet tonen:
– is bereid om alles aan te pakken;
– is niet tevreden met een gemiddelde prestatie;
– stopt pas als het werk klaar is;
– neemt verantwoordelijkheid voor het eigen werk.
Oog voor detail / Nauwgezet:
– is grondig, controleert de eigen werkzaamheden;
– is ordelijk en werkt overzichtelijk, ook bij overdracht van werkzaamheden;
– werkt volgens vaste procedures, voert de nodige controles uit.
Betrokkenheid:
– is trots op zijn bedrijf en de eigen bijdragen daarin;
– spreekt positief over zijn bedrijf;
– voelt zich prettig bij de waarden en normen van het bedrijf.

Functieomschrijving Business Unit (BU) Manager

Plaats in de organisatie
De BU Manager is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de Directie.
Vormt samen met de verantwoordelijke Apotheker de leiding van de Business Unit (BU). Stuurt de coördinatoren aan.

Doel van de functie
De BU Manager stuurt samen met de verantwoordelijke Apotheker de BU aan op strategisch en tactisch niveau. De BU Manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding en het totale resultaat (financieel, kwaliteit, innovatie, klanttevredenheid) van de BU binnen het vigerend organisatiebeleid SF. Is verantwoordelijk voor alle bedrijfsmatige activiteiten en stuurt deze aan. De BU manager is medeverantwoordelijk voor de prestaties van SF.

Hoofdtaken
• Managen van verwachtingen en resultaten;
• Realiseren van financiële doelstellingen;
• BU-plan maken met operationele en financiële resultaten;
• Implementeren van beleid zoals strategisch-, HR-, kwaliteitsbeleid;
• Kennis- en kundeontwikkeling van medewerkers;
• Bewaken van de farmaceutische dienstverlening en kwaliteit daarvan;
• Hanteren van HRM instrumenten

Verantwoordelijkheden
• Ontwikkelen van huidig en toekomstig beleid voor de BU;
• Bewaken van de budgetten en voorstellen doen ter verbetering en optimalisering van de
budgetten;
• Verantwoordelijk voor het opstellen van begrotingen, periodieke rapportages en het opleveren van analyses;
• Verantwoordelijk voor het uitbouwen van een sterk team waarbij het coachen, begeleiden en ontwikkelen van mensen centraal staat metals doel het beste uit ze to halen;
• Onderhouden van klantcontacten binnen en buiten de organisatie.
• Resultaten
• De (professionele) activiteiten van de BU zijn geinitieerd en georganiseerd;
• Effectieve, efficiente en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van werkzaamheden;
Binnen de kaders zijn voorwaarden geschapen waardoor het team een belangrijke bijdrage levert aan een effectieve realisatie van de doelstellingen van de BU;
Jaarlijks zijn de vigerende farmaceutische dienstverlening en bedrijfsvoering van de BU op tactisch en operationeel niveau uitgevoerd binnen het afgesproken budget;
Een kwantitatieve en kwalitatieve personele bezetting die in optimale zin bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen;
Tijdig afgeronde bedrijfskritische werkprocessen volgens kwaliteitseisen, wet- en regelgeving en klantafspraken;
• Een getoetst kwaliteitsbeleid;
• Periodieke rapportages.

Competenties

• Beoordelingsvermogen
Op basis van beschikbare informatie juiste conclusies trekken en keuzes maken.
• Integriteit
Het hanteren van algemeen aanvaarde bedrijfsnormen en —waarden zowel op sociaal ethisch en professioneel vlak.
• Klantgerichtheid
Signaleren van en inleven in wensen en behoeften van de klant en werkwijze hier op afstemmen. Hoge prioriteit geven aan service en klanttevredenheid.
• Kwaliteitsgerichtheid
Continue hoge eisen stellen aan de kwaliteit van het afgeleverde werk door accuraat handelen Werken volgens procedures en werkafspraken en actief bijdragen aan het verbeteren hiervan.
• Plannen en organiseren
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties en middelen aangeven om bepaalde doelen to bereiken.
• Samenwerken
Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, door het maken van werkafspraken en collega’s to helpen en to ondersteunen.
• Stressbestendigheid
Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel.
• Bewaken van procedures
Opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van activiteiten van zichzelf en van collega’s to bewaken en zeker to stellen.

Wij zoeken een kandidaat die:
• Een werk- en denkniveau heeft op minimaal HBO+- / WO-niveau;
• Een HBO opleiding Bedrijfskunde heeft;
• Aantoonbare werkervaring in een BU structuur of een vergelijkbare werkomgeving heeft;
• Onder andere de integrate, kaderstellende en resultaatverantwoordelijke managementstijlen hanteert;
• Strategisch, besluitvaardig en resultaatgericht is;
• Aantoonbaar financieel inzicht heeft;
• Hands-on mentaliteit heeft, ambitieus en ondernemend is;
Flexibel en de beschikking heeft over aanpassingsvermogen; Inzicht heeft in processen;
• Kwaliteitsbewust is;
• Analyses kan uitvoeren;
• Actuele kennis van relevante wet- en regelgeving;
• Begrotingen en periodieke rapportages kan opstellen.

Gezichtspunten
Kennis
Beschikt over een HBO+/ WO werk- en denkniveau en een HBO Bedrijfskundige opleiding hebben gevolgd. Heeft aantoonbare werkervaring in een BU structuur of een vergelijkbare werkomgeving. Beschikt over aantoonbare leidinggevende capaciteiten en heeft oog voor
het klantenperspectief. Heeft een actieve inbreng om de bedrijfs- en werkprocessen, waarvoor u verantwoordelijk bent, ondernemend en bedrijfsmatig vorm to geven alsmede het vermogen om in to spelen op de veranderende eisen, waarvoor de (ziekenhuis)farmacie gesteld wordt. Analytisch vermogen is van belang bij het tijdig signaleren van problemen, het herkennen van belangrijke informatie en het leggen van verbanden tussen die gegevens.

Zelfstandigheid
Is bij het indelen van tijd gebonden aan globate tijdschema’s en zich aandienende zaken en bepaalt hierbinnen zelf de prioriteiten. Is voor de aanpak en vormgeving van het werk gebonden aan het (mede) zelf vormgegeven beleid. Bij de aanpak van probleemsituaties zijn enige jaren van werkervaring vereist. De to maken keuzes betreffen de voortgang en kwaliteit van eigen werk en dat van anderen. Terugval is mogelijk op de leidinggevende.

Sociale vaardigheden
Sociale vaardigheden zoals tact, kunnen luisteren, hulpvaardigheid, empathisch vermogen zijn nodig bij de diverse contacten en voor overlegsituaties.

Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed
Is verantwoordelijk voor een effectief en efficiënt functioneren van de teams in de uitvoering van activiteiten, binnen de randvoorwaarden van personele formatie, tijd, noodzaak en budget.
De BU manager organiseert, coördineert en bewaakt de bedrijfs- en werkprocessen en treedt daar waar nodig signalerend en bijsturend op.
Heeft invloed op uitvoering van de werkzaamheden middels diverse overlegsituaties. Bij onkundig handelen is er risico op zowel materiele als immateriële schade voor cliënten evenals imagoschade voor SF.

Uitdrukkingsvaardigheid
Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is nodig voor de verschillende interne en externe contacten.

Bewegingsvaardigheid
Bewegingsvaardigheid is vereist voor het werken met de PC

Oplettendheid
Oplettendheid is nodig bij het leidinggeven, het bewaken van productiviteit, continuïteit en kwaliteit van dienstverlening en bij het beheren van het budget. Onvoldoende oplettendheid heeft consequenties voor cliënten en het imago van SF.
Overige functie eisen
Volharding is nodig voor het realiseren van vastgestelde farmaceutische dienstverlening en
het structureren van de werkprocessen. Systematiek is nodig bij het leidinggeven en het beheren van BU budget. Integriteit is van belang bij het uniform uitvoeren van personeelsbeleid. Eisen aan voorkomen en gedrag worden gesteld bij de diverse interne en externe contacten.

Inconvenienten
Psychische belasting kan optreden bij het werken onder tijdsdruk.