6.2.4. Taken en functies

Werkzaamheden, taken, functies

Een taak is een geheel van werkzaamheden en het geheel aan taken dat een medewerker verricht is zijn functie.

In dit gedeelte wordt er niet voor gekozen om de functie aan te duiden als datgene waartoe het werk moet leiden (de uitkomsten van de arbeid). In plaats daarvan wordt de functie gezien als het geheel aan taken dat verschillende werkzaamheden met zich meebrengt.

Werken in functies is standaardisatie, wat in diverse vormen kan voorkomen (1.). Beschikt een functie over bepaalde eigenschappen, dan kan zij in het algemeen als een betere functie aangeduid worden (2.).

Er is een zeker verband en spanningsveld tussen toekennen van functies en het optimaal gebruiken van capaciteiten; de juiste man op de juiste plaats (3.).

1. Werken in functies is standaardisatie

In een functieomschrijving worden de taken van een medewerker beschreven. De medewerker weet daardoor wat hij moet doen en mogelijk zelfs wanneer en volgens welke voorwaarden. Het gaat derhalve om het standaardiseren van werkzaamheden, wat een doeltreffend coördinatie mechanisme is (6.3.6.).

Doet een medewerker datgene wat hij moet doen (zijn functie) goed, dan leidt dit tot uitkomsten (producten, diensten) die bruikbaar zijn voor de rest van de organisatie. Een medewerker die wil leren van de wijze waarop hij de taken het beste uit kan voeren, dient als eerste te weten waartoe zijn werk dient. Op welke wijze sluit zijn arbeid aan bij het doel en de strategie van de organisatie. Veel medewerkers zullen moeite hebben om dit duidelijk onder woorden te brengen. Dat is mogelijk een drempel om de taken beter uit te voeren en daarmee de functie beter te vervullen.

Zodra de werkzaamheden van een medewerker geregeld veranderen, dan is het standaardiseren van werkzaamheden (gebruiken van een precieze functieomschrijving) een omslachtige en verstarrende methode. Beter zou het zijn om de functieomschrijving te verruimen of te werken met standaardisatie van uitkomsten (6.3.6.2.). Dan krijgt de medewerker de ruimte om zelf bepaalde veranderingen door te voeren, zo lang bepaalde uitkomsten maar doeltreffend en tijdig bereikt worden. In dat geval zal een medewerker zich nog beter moeten realiseren waartoe zijn arbeid dient te leiden (de uitkomsten). Het is mogelijk eveneens nodig dat de grenzen van zijn handelingsvrijheid worden verduidelijkt. De medewerker moet bovendien de beschikking krijgen over de nodige bevoegdheden, verantwoordelijkheden, tijd en middelen.

2. De betere functies

Een functie wordt doorgaans beter gewaardeerd wanneer de volgende voorwaarden zich voordoen.

• De kennis en kunde van een medewerker passen bij datgene wat de functie van de medewerker vraagt, waarbij hij beschikt over de nodige bevoegdheden, middelen en tijd om de functie met zijn verantwoordelijkheden goed te kunnen vervullen.
• De medewerker krijgt de kans om (in overleg) eigen doelen te stellen, welke een duidelijke uitdaging vormen om persoonlijke grenzen te verleggen.
• De arbeidsvoorwaarden worden als een passende beloning ervaren.
• De arbeidsomstandigheden leiden niet tot een te hoge psychische of lichamelijke druk, bijvoorbeeld wanneer de belasting van de functie is afgestemd op de belastbaarheid van de medewerker(s).
• De functie brengt afwisseling van werk met zich mee, waardoor de taken zich niet voortdurend herhalen binnen een korte tijdspanne.
• De medewerker krijgt een dusdanige feedback dat hij weet wat het resultaat is van de functie en wat zijn bijdrage voor de organisatie is.

3. Functies en het gebruik maken van capaciteiten

De juiste man op de juiste plaats is een voorwaarde om te komen tot het optimaal gebruiken van de capaciteiten van medewerkers. Die plaats (de functie) moet aansluiten bij de capaciteiten en belastbaarheid van een medewerker, alsook voldoende uitdaging, verantwoordelijkheid en afwisseling met zich meebrengen.

Het optimaal gebruik maken van de capaciteiten van medewerkers kan alleen wanneer:

• De functie wordt aangepast aan de verschillende capaciteiten van medewerkers. Dergelijk maatwerk bij de standaardisatie van werkzaamheden is eerder uitzondering dan regel.
• De medewerkers zich aanpassen aan de functies. Dan gaat het om het verbeteren van capaciteiten van medewerkers die vervolgens passen bij een functie waarvoor zij voorheen onvoldoende capaciteiten hadden. Deze aanpak zal ook niet vaak toegepast (kunnen) worden.
• De functie ruimte laat voor de verschillende capaciteiten van medewerkers. Dat wil zeggen dat er sprake is van standaardisatie van uitkomsten of een (zeer) ruime functieomschrijving. Daardoor kan een medewerker in enige mate zelf bepalen hoe hij zijn capaciteiten inzet om een bepaald doel te bereiken. Ook voor deze werkwijze geldt dat zij niet altijd gewenst of mogelijk is. Bijvoorbeeld niet omwille van de eenheid van de werkzaamheden of resultaten, dan wel omwille van de efficiëntie.

Het is zeer goed mogelijk dat voorgaande drie alternatieven niet toegepast (kunnen) worden. Dan is het optimaal gebruik maken van de capaciteiten van medewerkers niet goed mogelijk. Vereist de functie minder capaciteiten dan een medewerker heeft, dan wordt dit surplus aan capaciteiten doorgaans niet gebruikt. Overigens zij er op gewezen dat vaak maar in zeer beperkte mate bekend is wat de capaciteiten van medewerkers zijn. Dan wordt er alleen per toeval optimaal gebruik gemaakt van hun capaciteiten. Voorgaande is dusdanig relevant dat veel organisaties een groot gedeelte van de beschikbare capaciteiten onbenut laten. Zij zorgen er slechts voor dat medewerkers voldoende capaciteiten hebben om hun werkzaamheden goed uit te voeren, waardoor het meerdere een stille reserve is dat “mogelijk” wordt aangesproken in geval van functiewijziging.

Verder zoeken

Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 6 over personeelsmanagement. In dit deel vindt u informatie over personeelsmanagement in het algemeen (6.), naast gerichte informatie over:

6.1 Basis van het personeelsmanagement

6.2. De gewenste inzet van de factor arbeid

6.3. Maatregelen die behoren tot het personeelsmanagement

Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.