Hoofdstuk 6.2.1. Standaardisatie en formalisatie

Inleiding

Van de verschillende vormen van standaardisatie is formalisatie het meest duidelijk. Formalisatie is de vastlegging van procedures, oftewel een bewuste keuze voor standaardisatie, teneinde eenheid en zekerheid te scheppen voor betrokkenen. Standaardisatie kent nog veel meer vormen waarvan betrokkenen zich vaak niet bewust zijn, laat staan zich daar bewust van zijn.

Standaardiseren

Standaardiseren is het vastleggen van werkzaamheden, uitkomsten, capaciteiten of gedragsregels. Iedere organisatie gebruikt standaardisatie, aangezien dit onontbeerlijk is. Door standaardisatie komt er eenheid in de organisatie waardoor betrokkenen de werkzaamheden beter op elkaar kunnen afstemmen (6.3.6.). Naast deze coördinatie is standaardisatie van belang voor het leveren van uniforme producten of diensten die aan de eisen van klanten voldoen. Verder kan standaardisatie leiden tot efficiënter werken, wat een besparing van tijd en geld op kan leveren, bijvoorbeeld als de productie sneller verloopt en daarbij minder kosten worden gemaakt.

Diverse vormen van standaardisatie:

Standaardisatie van werkzaamheden

Hierbij bepaalt de organisatie, wat voor werkzaamheden er verricht moeten worden, waarbij de organisatie zelfs kan bepalen hoe en binnen welke tijd dit dient te gebeuren. De werkzaamheden moeten leiden tot producten of tot dienstverlening die aan bepaalde voorwaarden voldoen, zoals eisen voor kwaliteit, hoeveelheid, soort en tijdstip waarop het resultaat wordt bereikt. Voldoen de producten of diensten niet aan deze eisen, dan kunnen zij onbruikbaar zijn voor klanten of de rest van de organisatie.

Standaardisatie van uitkomsten

Bij deze vorm van standaardisatie worden de uitkomsten vastgelegd waartoe de werkzaamheden moeten leiden. De medewerker is dan vrij om zelf de werkzaamheden vorm te geven zo lang hij de gewenste uitkomsten maar bereikt. Zo kan er verlangd worden dat het resultaat van een product aan bepaalde voorwaarden voldoet, als soort, kwaliteit, kwantiteit en wanneer het klaar dient te zijn. Hoewel een medewerker zelf bepaalt hoe hij de uitkomsten bereikt laat deze vorm van standaardisatie hem mogelijk weinig ruimte. Dat zal bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er slechts één manier is om de gewenste uitkomst te bereiken. Oftewel door de uitkomst voor te schrijven wordt er mogelijk in grote lijnen bepaald wat de inhoud van de werkzaamheden moet zijn.

Standaardisatie van capaciteiten en gedragingen

De gewenste uitkomst (product, dienst) kan dusdanig verschillen dat standaardisatie van werkzaamheden of uitkomsten te bewerkelijk is. Dat zou betekenen dat het voorschrijven van werkzaamheden of uitkomsten steeds aangepast moet worden. Bij een grote variatie in de gewenste werkzaamheden of uitkomsten kan er overgegaan worden tot het standaardiseren van capaciteiten en gedragingen van medewerkers. De organisatie zorgt er dan voor dat medewerkers bepaalde kennis en kunde hebben en het werk uitvoeren volgens bepaalde gedragscodes of andere voorschriften. Het doel van deze standaardisatie is om te komen tot producten of diensten van een bepaalde (gegarandeerde) kwaliteit.

Algemene opmerkingen over standaardisatie

In ieder organisatie doet standaardisatie zich voor, aangezien het op een uniforme of efficiënte wijze uitvoeren van bepaalde werkzaamheden in iedere organisatie nodig is. Het voeren van een administratie en het doen van belastingaangifte zal bijvoorbeeld altijd gestandaardiseerd zijn. Veel vormen van standaardisatie vinden onbewust plaats en worden niet als standaardisatie ervaren (6.3.6.2.).

Formaliseren

Formaliseren is het vastleggen van procedures. Het informeel voeren van overleg tussen twee afdelingen kan geformaliseerd worden door een overlegprocedure in te voeren. Een organisatie kent mogelijk procedures voor het geven van toestemming, het verkrijgen van middelen en overdragen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Naaste de formele procedures zijn er informele wegen. Als bijvoorbeeld een medewerker een nieuwe bedrijfsauto wil, dan zal het per organisatie verschillen of er sneller een auto komt via de formele of de informele weg.

Formaliseren is van belang om eenheid en gelijkheid in de organisatie te krijgen en om er een eerlijke en duidelijke werkwijze op na te houden. Daarnaast kan formalisatie tot efficiëntie leiden wanneer de procedures dwingen tot een uniforme werkwijze zonder overbodige en tijdrovende stappen. Formalisatie is een vorm van standaardisatie en kent daarmee ook dezelfde nadelen, namelijk minder flexibiliteit en het verminderen van de vrijheid van handelen van individuen (6.3.6.2.).

Verder zoeken

Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 6 over personeelsmanagement. In dit deel vindt u informatie over personeelsmanagement in het algemeen (6.), naast gerichte informatie over:

6.1 Basis van het personeelsmanagement

6.2. De gewenste inzet van de factor arbeid

6.3. Maatregelen die behoren tot het personeelsmanagement

Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.