Een medewerker heeft recht op een reiskostenvergoeding van zijn werkgever, als dat overeengekomen is in de arbeidsovereenkomst of CAO. Er bestaat derhalve geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding. Daar staat tegenover dat het niet verboden is om een hogere vergoeding te geven, oftewel een vergoeding die de fiscale grenzen te boven gaat, het meerdere wordt evenwel belast.
Onder bepaalde voorwaarden is de reiskosten vergoeding onbelast. Dat betekent dat de vergoeding niet bij het loon wordt meegerekend en zodoende niet meetelt bij de berekening van de verschuldigde loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering. Hieronder wordt uitgewerkt welke vergoeding vrijgesteld is.
Vergoeding van € 0,21 per kilometer
Een vergoeding tot maximaal € 0,21 per zakelijke kilometer is vrijgesteld. Het woon-werkverkeer wordt hier ook onder verstaan. Dit ziet op vervoer per fiets, motor, auto, openbaar vervoer en dergelijke, maar niet op vervoer per vliegtuig of taxi. In beginsel telt iedere zakelijke kilometer mee. Dat betekent derhalve dat een medewerker die minder dan 10 kilometer bij het werk vandaan woont, ook een belastingvrije vergoeding kan krijgen voor zijn woon-werkverkeer. Voor een medewerker die echter per openbaar vervoer reist, geldt echter wel een minimumafstand van 10 kilometer en de voorwaarde dat er op minimaal 40 dagen per kalenderjaar naar het werk wordt gereisd. In plaats van deze kilometervergoeding kunnen ook de werkelijke kosten vergoed worden, wanneer alle declaraties aan de werkgever worden verstrekt en bij de loonadministratie worden bewaard.
Berekening reisafstand
Het gaat hier om verkeer waarbij de reisafstand berekend wordt over de gebruikelijke weg, afhankelijk van de wijze van vervoer. Vindt het vervoer plaats met stads- of streekvervoer, dan wordt de afstand als volgt berekend. Het aantal kilometers per trein is te vinden in publicaties van de NS. Bij vervoer per bus en dergelijke wordt er per 5 kilometer gerekend. Reist een medewerker zowel per trein als per bus, dan worden deze kilometers bij elkaar opgeteld, waarna zij tezamen als uitgangspunt voor de berekening gelden.
Geen vrijgestelde vergoeding als vervoer ter beschikking wordt gesteld
De vergoeding voor reiskosten is niet vrijgesteld als aan de medewerker vervoer ter beschikking wordt gesteld, aangezien er dan geen reiskosten worden gemaakt. Voor de volgende medewerkers is een reiskostenvergoeding derhalve niet vrijgesteld:
- Een medewerker krijgt een lease-auto of bedrijfswagen (daarnaast kan geen belastingvrije vergoeding gegeven worden).
- De medewerker heeft voor zijn woon-werkverkeer een fiets van de zaak ontvangen.
- De werkgever heeft aan de medewerker een abonnement of kaartjes voor het openbaar vervoer ter beschikking gesteld.
- Een medewerker kan meerijden met een ander, bijvoorbeeld door te carpoolen (de vergoeding voor de bestuurder tot € 0,21 per kilometer is wel vrijgesteld), mits dit door de werkgever is geregeld.
Carpoolen
Een vergoeding voor een medewerker die als bestuurder van een auto anderen meeneemt (voor woon-werkverkeer), is vrijgesteld tot € 0,21 per kilometer. De extra kilometers die een medewerker maakt om een ander op te halen, zijn eveneens voor € 0,21 per kilometer vrijgesteld. De medewerker die meerijdt, krijgt kennelijk vervoer ter beschikking gesteld en een vergoeding voor reiskosten voor diegene is derhalve niet vrijgesteld. Voorgaande geldt als de werkgever deze carpoolafspraak organiseert. Als werknemers er zelf voor kiezen te carpoolen, worden de omrijkilometers niet vergoed, maar kan iedere werknemer een vergoeding krijgen voor de gemaakte kilometers.
Vergoeding van de werkelijke kosten voor openbaar vervoer
In plaats van een vergoeding van € 0,21 per kilometer, kan een werkgever de kosten die een medewerker daadwerkelijk voor openbaar vervoer maakt vergoeden. Dat betekent derhalve dat de vergoeding is vrijgesteld, voor zover deze gedekt wordt door de kosten die de medewerker heeft gemaakt voor openbaar vervoer. Daaronder vallen naast bus, trein, tram, ook de boot, vliegtuig en taxi. De werkgever dient dan wel een administratie bij te houden waaruit hij het reizen per openbaar vervoer kan aantonen. De medewerker zal daarvoor het abonnement of reishistorie kunnen overleggen.
Reist een medewerker deels per openbaar vervoer en voor de rest met eigen vervoer, dan is het volgende vrijgesteld:
- Belastingvrije vergoeding van € 0,21 per kilometer over de volledige reisafstand;
- Belastingvrije vergoeding van € 0,21 per kilometer over de reisafstand met eigen vervoer, in combinatie met een vergoeding van de werkelijke kosten voor het openbaar vervoer.
Overige (reis)kosten
Naast voorgaande worden alle andere vergoedingen belast die een werkgever aan de medewerker betaald en die verband hebben met zijn vervoer. Die andere vergoedingen worden derhalve tot het loon gerekend. Een vergoeding die een werkgever geeft voor de schade aan een auto tijdens zakelijke ritten (woon-werkverkeer) is bijvoorbeeld ook belast. Een vergoeding voor parkeerkosten is eveneens niet vrijgesteld. Wel mag een werkgever zelf de kosten voor parkeergelegenheid bij het werk of op locatie voor zijn rekening nemen door die parkeervergunning of parkeerkaarten zelf te betalen. Parkeerkosten gemaakt voor parkeerplaatsen in de directe omgeving waar de medewerker woont, zijn niet vrijgesteld en worden derhalve belast.
Vaste reiskostenvergoedingen
De werkgever kan een vaste onbelaste reiskostenvergoeding gegeven aan werknemers met een vaste arbeidsplaats. Daarvan is sprake als een werknemer, op jaarbasis, minimaal 128 dagen naar deze arbeidsplaats reist. Dan kan de werkgever voor het hele jaar een vaste onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken, ook als de medewerker dus een deel van de tijd thuis werkt. Voor medewerkers die deeltijd werken geldt hetzelfde naar rato van het aantal werkdagen (dus niet naar rato van het dienstverband). De werkgever mag overigens ook kiezen voor een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,15 per dag (in 2023), maar dan kan niet ook voor diezelfde dag een reiskostenvergoeding worden verstrekt. Gekeken kan dus worden wat het meest wenselijk is gelet op de brandstof- en energieprijzen.
Als de totale reisafstand meer dan 150 kilometer van en naar de vaste arbeidsplaats is, dan is nacalculatie van de vaste kostenvergoeding verplicht. Is er bij nacalculatie meer vergoed dan de werkelijke reiskosten dan is het verschil belast, tenzij dit wordt terugbetaald door de medewerker. Nacalculatie vindt aan het einde van het kalenderjaar plaats, maar ook bij tussentijdse opzegging van het dienstverband.
Verder zoeken
Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 4 over de arbeidsvoorwaarden. Oftewel de tegenprestatie waarvoor werknemers bij een werkgever werken op grond van de arbeidsovereenkomst. U vindt in dit deel informatie over:
4.1. Loon (o.a. minimumloon, tijdstip betalen, loon vorderen, beslag)
4.2. Vakantie (o.a. vakantierechten opbouwen en opnemen, vakantiegeld)
4.3. Pensioen (o.a. opbouwen, afkopen, einde dienstverband)
4.4 VUT-regeling
4.5. Afdracht van loonbelasting en premies
Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.
