De indeling van afdelingen
Bepalend voor de structuur is de scheiding van functies (differentiatie en specialisatie) en het gebruik van overkoepelende afdelingen (hiërarchie). De organisatie kan functioneel ingedeeld worden, waarbij gelijksoortige taken in één afdeling worden ondergebracht zoals inkoop, productie, administratie en verkoop. Een andere indeling is de opsplitsing van de organisatie naar de markt die door een onderdeel van de organisatie wordt bediend. Een uitzendbureau heeft bijvoorbeeld regio’s met hun eigen vestigingen. Deze bureaus zijn ook verplicht bepaalde taken te scheiden opdat de klant weet dat het gaat om uitlenen van uitzendkrachten of arbeidsbemiddeling. Dat betekent doorgaans dat er binnen de regio’s er vestigingen zijn met speciale afdelingen voor bijvoorbeeld detachering en bemiddeling, welke afdelingen hun eigen markt bedienen.
Differentiatie en specialisatie
Worden bepaalde werkzaamheden opgesplitst in afzonderlijke werkzaamheden zoals voorbereiding, uitvoering, ondersteuning en controle, dan is er sprake van differentiatie. Gaat de organisatie na differentiatie over tot een verdere splitsing van bijvoorbeeld de uitvoering of de voorbereiding, dan gaat het om specialisatie.
Coördinatie
Door de differentiatie en specialisatie ontstaat er behoefte aan onderlinge afstemming van de verschillende werkzaamheden; oftewel er ontstaat behoefte aan coördinatie. Er zijn diverse vormen om de coördinatie tot stand te brengen waarbij het om de volgende voorbeelden gaat die elders nader worden uitgewerkt (6.3.6.):
Hiërarchie
De hiërarchie ontstaat door het invoeren van lagen die als overkoepelende afdelingen of personen zijn te beschouwen. Deze kunnen de andere afdelingen overzien en kunnen met hun bevoegdheden de “lagere” afdelingen sturen. Het invoeren van hiërarchie is vaak een effectief middel om tot afstemming te komen.
Standaardisatie
Standaardiseren is het vastleggen van werkzaamheden (manier van werken), dan wel het vastleggen van uitkomsten (gewenste producten, diensten) of vastleggen van capaciteiten en gedrag van medewerkers (toelatingseisen, gedragscodes).
Het scheppen van samenwerkingsverbanden
Het gaat hier om laterale relaties tussen personen of afdelingen die verschillende werkzaamheden verrichten, wat op elkaar afgestemd moet worden.
In organisaties van enige omvang worden bovenstaande coördinatie mechanismen vaak allemaal gebruikt, waarbij bepaalde mechanismen een dominante rol vervullen. Het is mogelijk dat diverse coördinatiemechanismen niet het gewenste resultaat opleveren of te kostbaar zijn. Dan kan de organisatie overwegen om van de verschillende werkzaamheden één geheel te maken. Coördinatie vindt het beste plaats binnen één hoofd. Daarbij kan het nodig zijn dat er bovendien tot verdergaande automatisering wordt overgaan of dat er andere nevenmaatregelen getroffen worden.
Verder zoeken
Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 6 over personeelsmanagement. In dit deel vindt u informatie over personeelsmanagement in het algemeen (6.), naast gerichte informatie over:
6.1 Basis van het personeelsmanagement
6.2. De gewenste inzet van de factor arbeid
6.3. Maatregelen die behoren tot het personeelsmanagement
Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.
