De Wet Loontransparantie legt een aantal kernverplichtingen op die in beginsel gelden voor iedere werkgever, ongeacht de omvang van de organisatie. Centraal staat de verplichting om te beschikken over beloningsstructuren en beloningscriteria die objectief en genderneutraal zijn ingericht. Dit betekent dat de vaststelling en ontwikkeling van beloning moeten berusten op vooraf vastgelegde, controleerbare criteria die geen direct of indirect onderscheid naar geslacht maken. De werkgever moet daarmee inzichtelijk kunnen maken hoe de waarde van functies wordt bepaald en hoe dit doorwerkt in de beloning.

Daarnaast gelden verplichtingen die zien op transparantie in verschillende fasen van de arbeidsrelatie. Zo moet bij werving en selectie tijdig duidelijkheid worden gegeven over het aanvangsloon of de loonbandbreedte en geldt een verbod om te vragen naar de salarisgeschiedenis van sollicitanten. Tijdens het dienstverband hebben werknemers een wettelijk recht op looninformatie, dat door de werkgever moet worden gefaciliteerd via een duidelijke en werkbare procedure.

Tot slot rust op iedere werkgever de verplichting om werknemers periodiek te informeren over het bestaan van het informatierecht en de wijze waarop dit recht kan worden uitgeoefend. Deze informatieplicht beoogt te waarborgen dat werknemers daadwerkelijk bekend zijn met hun rechten en deze ook kunnen benutten. Daarmee vraagt de wet niet alleen om formele naleving, maar ook om een zekere mate van organisatorische inbedding van loontransparantie binnen het personeelsbeleid.

In de fase van werving en selectie brengt de Wet Loontransparantie met zich dat sollicitanten tijdig inzicht moeten krijgen in het beloningskader van de functie. Dit houdt in dat in de vacature of uiterlijk voorafgaand aan de loononderhandelingen het aanvangsloon of de loonbandbreedte kenbaar wordt gemaakt. In de praktijk vergt dit doorgaans dat functies zijn gekoppeld aan consistente salarisstructuren of bandbreedtes, zodat vooraf duidelijk is binnen welk kader beloningsafspraken kunnen worden gemaakt.

Verder schrijft de regelgeving voor dat werkgevers geen vragen mogen stellen over het huidige of eerdere salaris van sollicitanten. Dit verbod ziet zowel op directe vragen als op indirecte vormen van informatie-inwinning, bijvoorbeeld via formulieren of referentiechecks. Sollicitanten mogen deze informatie wel uit eigen beweging verstrekken, maar de werkgever mag hier niet om verzoeken. Het doel hiervan is te voorkomen dat eerdere beloningsniveaus, die mogelijk zijn beïnvloed door ongelijke beloningspraktijken, doorwerken in nieuwe arbeidsverhoudingen.

Voor de praktijk betekent dit dat bestaande wervings- en selectieprocessen kritisch moeten worden bezien. Vacatureteksten, sollicitatieformulieren, interviewformats en instructies aan leidinggevenden en recruiters dienen in lijn te worden gebracht met deze uitgangspunten. Daarmee wordt geborgd dat loononderhandelingen plaatsvinden binnen een vooraf vastgesteld en transparant kader, en dat de wettelijke vereisten ook in de dagelijkse praktijk worden nageleefd.

Wanneer een werknemer gebruikmaakt van het informatierecht, dient de werkgever het verzoek zorgvuldig en gestructureerd te behandelen. Het informatierecht houdt in dat een werknemer schriftelijk informatie kan opvragen over het eigen loonniveau en over de naar geslacht uitgesplitste gemiddelde loonniveaus van werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Het is daarbij van belang dat de werkgever beschikt over een duidelijke interne procedure voor het ontvangen, registreren en afhandelen van dergelijke verzoeken, zodat tijdig en consistent kan worden gereageerd.

De werkgever is verplicht om de gevraagde informatie binnen een redelijke termijn te verstrekken en uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek. De verstrekte informatie moet voldoende inzicht bieden om het doel van het informatierecht te kunnen realiseren, zonder dat individuele looninformatie van collega’s wordt prijsgegeven. Dit vergt een zorgvuldige afbakening van de relevante categorieën van werknemers en een controleerbare berekeningswijze van de gemiddelde loonniveaus.

Indien de werknemer gemotiveerd aangeeft dat de verstrekte informatie onjuist of onvolledig is, rust op de werkgever de verplichting om aanvullende en redelijke verduidelijkingen of nadere details te verstrekken. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de gehanteerde categorie-indeling, de beloningscomponenten die zijn meegenomen of de wijze waarop gemiddelden zijn berekend. In de praktijk vraagt dit om een beloningssystematiek die niet alleen intern wordt toegepast, maar ook zodanig is vastgelegd dat zij op verzoek inzichtelijk en uitlegbaar kan worden gemaakt.

De rapportageverplichtingen uit de Wet Loontransparantie gelden uitsluitend voor werkgevers die een bepaalde omvang bereiken. Vanaf het moment dat een werkgever 100 werknemers of meer in dienst heeft, ontstaat de verplichting om periodiek gegevens vast te stellen over de loonkloof tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers en over enkele daarmee samenhangende indicatoren. Het gaat hierbij om structurele verplichtingen die zijn gekoppeld aan de organisatieomvang en niet aan individuele functies of afdelingen.

De frequentie van de rapportage is afhankelijk van het aantal werknemers. Voor werkgevers met 250 of meer werknemers geldt in beginsel een jaarlijkse rapportageverplichting, terwijl werkgevers met 100 tot 250 werknemers in beginsel eens per drie jaar rapporteren. De rapportage heeft betrekking op gegevens over een voorafgaand kalenderjaar en moet voldoen aan de wettelijke eisen ten aanzien van inhoud en opzet.

Voor de praktische uitvoering betekent dit dat HR- en payrollprocessen zodanig moeten zijn ingericht dat relevante gegevens op een consistente en reproduceerbare wijze kunnen worden verzameld en geanalyseerd. Het betreft onder meer gegevens over functies en functiegroepen of -categorieën, de verschillende beloningscomponenten en de verdeling naar geslacht. Een dergelijke inrichting is van belang om te kunnen voldoen aan de rapportageverplichtingen en om eventuele uitkomsten op een inzichtelijke en controleerbare wijze te kunnen toelichten. 

Welke werknemers tellen mee bij het bepalen van 100 of 250 werknemers? 

Voor de toepassing van de rapportage- en evaluatieverplichtingen uit de Wet Loontransparantie is bepalend of een werkgever de drempel van 100 respectievelijk 250 werknemers bereikt. De wet sluit daarbij niet aan bij het aantal afzonderlijke arbeidsovereenkomsten of bij een eenvoudige “kop-telling”, maar bij een berekening in arbeidsjaareenheden. Dit betekent dat voltijd en deeltijd arbeid worden meegewogen, waarbij deeltijdarbeid wordt omgerekend in fracties van een volledige arbeidsjaareenheid. De beoordeling van de omvang van de werkgever vindt dus plaats op basis van een fte-achtige systematiek.

Tot de werknemers die meetellen behoren personen die op basis van een arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling werkzaam zijn bij de werkgever. De contractvorm is daarbij in beginsel niet doorslaggevend: zowel werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als voor bepaalde tijd, en zowel voltijd- als deeltijdwerknemers, worden meegenomen in de berekening, voor zover zij bijdragen aan het totaal aan arbeidsjaareenheden.

De wet bevat daarnaast een expliciete regeling voor ter beschikking gestelde arbeidskrachten, zoals uitzendkrachten in de zin van de Waadi. Deze arbeidskrachten worden voor de toepassing van de drempelwaarden toegerekend aan de inlenende organisatie en niet aan het uitzendbureau of de formele werkgever. Daarmee sluit de wet aan bij de organisatie waar de arbeid feitelijk wordt verricht en waar de beloningsverhoudingen in de praktijk tot uitdrukking komen. Voor de uitlener tellen in dat geval alleen de werknemers mee die arbeid verrichten ten behoeve van de eigen organisatie.

Deze systematiek brengt mee dat werkgevers bij het bepalen van hun omvang niet alleen naar hun eigen personeelsbestand moeten kijken, maar ook inzicht moeten hebben in de inzet van ter beschikking gestelde arbeidskrachten. De keuze voor arbeidsjaareenheden en toerekening aan de inlener onderstreept dat de wetgever een realistisch en functioneel beeld van de organisatieomvang beoogt, dat aansluit bij de feitelijke arbeidsverhoudingen en beloningspraktijk.

Werkgevers die onder de rapportageverplichtingen van de Wet Loontransparantie vallen, moeten periodiek gegevens vaststellen over loonverschillen tussen mannen en vrouwen. De wet schrijft niet alleen voor dát wordt gerapporteerd, maar ook welke onderdelen in ieder geval deel moeten uitmaken van de rapportage. Deze onderdelen zijn erop gericht om loonverschillen systematisch en controleerbaar inzichtelijk te maken.

(Mediane) loonkloof

Een kernonderdeel van de rapportage is de vaststelling van de loonkloof tussen mannen en vrouwen. Daarbij wordt gekeken naar het verschil in beloning, uitgedrukt in een percentage, waarbij in de regelgeving expliciet aandacht bestaat voor de mediane loonkloof. De mediane loonkloof geeft het verschil weer tussen het loon van de ‘middelste’ mannelijke en vrouwelijke werknemer en is minder gevoelig voor uitschieters dan een gemiddeld loon. Dit biedt een stabieler beeld van structurele loonverschillen binnen de organisatie.

Verschillen in variabele beloningscomponenten

Naast de basisbeloning moet ook worden gerapporteerd over verschillen in variabele beloningscomponenten. Dit betreft beloningselementen zoals bonussen, prestatiebeloning of andere variabele toeslagen. Door deze componenten afzonderlijk te benoemen, wordt inzichtelijk of loonverschillen zich met name voordoen in het vaste salaris, in variabele beloning, of in de combinatie daarvan. De wetgever beoogt hiermee te voorkomen dat ongerechtvaardigde verschillen zich uitsluitend via variabele beloning aan het zicht onttrekken.

Verdeling van mannen en vrouwen over loonkwartielen

De rapportage bevat tevens informatie over de verdeling van mannen en vrouwen over verschillende loonkwartielen binnen de organisatie. Dit onderdeel laat zien hoe werknemers zijn gespreid over de lagere en hogere loonsegmenten. Een ongelijke verdeling kan erop wijzen dat bepaalde groepen structureel vaker in lagere of juist hogere loonschalen zijn ingedeeld. Deze informatie draagt bij aan het inzicht in verticale loonverschillen en mogelijke belemmeringen in doorstroom of beloningsontwikkeling.

Loonverschillen per categorie van gelijke of gelijkwaardige arbeid

Tot slot moet de rapportage inzicht geven in loonverschillen binnen categorieën van werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Dit vereist dat de werkgever beschikt over een duidelijke en consistente indeling in functies of functiegroepen. Door per categorie te rapporteren, wordt zichtbaar of loonverschillen zich voordoen tussen werknemers die vanuit de aard en waarde van hun arbeid vergelijkbaar zijn. Dit onderdeel vormt een belangrijk aanknopingspunt voor de beoordeling of loonverschillen objectief verklaarbaar zijn.

De Wet Loontransparantie verplicht werkgevers om periodiek loonrapportagegegevens vast te stellen en deze aan te leveren bij een aangewezen instantie. Daarnaast geldt dat relevante rapportage-informatie intern beschikbaar moet worden gesteld, onder meer richting werknemers en medezeggenschap. De officiële toelichting maakt verder duidelijk dat een groot deel van de loonrapportagegegevens openbaar wordt gemaakt via een landelijke website, zodat deze informatie breder toegankelijk is.

De wetgeving gaat er daarbij van uit dat openbaarmaking plaatsvindt binnen een wettelijk kader en met inachtneming van randvoorwaarden, waaronder gegevensbescherming. Dit betekent onder meer dat de wijze van openbaarmaking zó moet worden ingericht dat onbedoelde herleidbaarheid tot individuele werknemers waar mogelijk wordt beperkt, met name bij kleine categorieën of scheve man-vrouwverhoudingen. Los daarvan kunnen in het kader van toezicht en handhaving ook besluiten of informatie over naleving openbaar worden gemaakt, voor zover de wet daarin voorziet.

Voor werkgevers betekent dit dat loonrapportage niet uitsluitend een interne exercitie is: de gegevens krijgen ook betekenis richting werknemers en medezeggenschap en – voor een belangrijk deel – richting het publiek via de landelijke openbaarmaking. Dit onderstreept het belang van reproduceerbare data, consistente berekeningen en een controleerbare onderbouwing van loonverschillen op basis van objectieve en genderneutrale criteria.

Een werkbaar beloningssysteem begint met een heldere en consistente indeling van functies en functiegroepen. Daarbij is van belang dat wordt vastgesteld welke werknemers gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Dit vergt inzicht in de inhoud van functies en, waar relevant, een systematische functiebeschrijving en functiewaardering. De indeling moet zodanig zijn dat functies onderling vergelijkbaar zijn op basis van hun aard, zwaarte en verantwoordelijkheden, ook wanneer functietitels of taken niet volledig samenvallen.

Vervolgens dient te worden vastgelegd welke objectieve en genderneutrale criteria worden gehanteerd voor inschaling en loonontwikkeling binnen deze functiegroepen. Het kan daarbij gaan om factoren zoals relevante werkervaring, opleiding en kwalificaties, verantwoordelijkheden, prestaties of arbeidsmarktomstandigheden. Van belang is dat deze criteria vooraf kenbaar zijn, consistent worden toegepast en voldoende concreet zijn om beloningsverschillen te kunnen verklaren. Hiermee wordt de basis gelegd voor transparantie, toetsbaarheid en verdere stappen onder de Wet Loontransparantie.

Na het vaststellen van functies en beloningscriteria is het van belang te beoordelen of concrete beloningsbesluiten binnen de organisatie herleidbaar en inzichtelijk zijn. De Wet Loontransparantie vergroot het belang van een deugdelijke onderbouwing, omdat werkgevers in toenemende mate moeten kunnen uitleggen waarom een werknemer in een bepaalde schaal, trede of loonbandbreedte is geplaatst. Dit geldt zowel bij de aanvang van het dienstverband als bij latere loonontwikkelingen.

Het is daarom aangewezen om vast te leggen welke objectieve criteria ten grondslag liggen aan individuele inschalingen en eventuele afwijkingen daarvan. Afwijkingen van het standaardkader zijn niet uitgesloten, maar moeten wel op een consistente en genderneutrale wijze verklaarbaar zijn. Een goede documentatie ondersteunt de werkgever bij het beantwoorden van informatieverzoeken van werknemers en speelt tevens een rol bij de beoordeling van mogelijke geschillen over gelijke beloning.

De volgende stap is het inrichten van werkbare processen die aansluiten op de transparantieverplichtingen van de Wet Loontransparantie. Dit betekent dat vacatureteksten, wervings- en selectieformats en loononderhandelingsprocessen in lijn moeten zijn met de eis dat het aanvangsloon of de loonbandbreedte tijdig kenbaar wordt gemaakt en dat niet wordt gevraagd naar eerdere salarisgegevens. Deze uitgangspunten dienen niet alleen formeel te zijn vastgelegd, maar ook praktisch te worden toegepast door leidinggevenden, HR-medewerkers en recruiters.

Daarnaast is het noodzakelijk om een duidelijk intern proces in te richten voor het ontvangen en afhandelen van informatieverzoeken van werknemers over loon. Dit proces moet waarborgen dat verzoeken worden geregistreerd, beoordeeld en binnen de wettelijke termijn worden beantwoord. Daarbij is het van belang vast te leggen wie binnen de organisatie bevoegd is om te reageren, welke informatie wordt verstrekt en op welke wijze consistentie en zorgvuldigheid worden geborgd. Een dergelijke procesinrichting ondersteunt zowel de naleving van de wet als de eenduidigheid in de communicatie richting werknemers.

Indien op de werkgever rapportageverplichtingen van toepassing zijn, is het van belang tijdig te waarborgen dat de benodigde gegevens op een betrouwbare en consistente wijze kunnen worden verzameld en verwerkt. De rapportage ziet op de loonkloof en op verschillende samenhangende indicatoren, waardoor inzicht moet bestaan in functies, functiecategorieën, beloningscomponenten en de verdeling naar geslacht. Dit vergt aandacht voor datakwaliteit en voor een controleerbaar rekenkader dat reproduceerbare uitkomsten oplevert.

Daarnaast kan de wet meebrengen dat bij bepaalde uitkomsten overleg en evaluatie met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging aan de orde is. In dat kader is het van belang vooraf duidelijke afspraken te maken over governance, waaronder de rolverdeling binnen de organisatie, verantwoordelijkheden bij analyse en besluitvorming en de wijze waarop uitkomsten worden toegelicht. Een zorgvuldige voorbereiding ondersteunt een gestructureerde dialoog met de medezeggenschap en draagt bij aan een transparante en juridisch houdbare aanpak van beloningsverschillen.

De loonevaluatie heeft een vaste minimuminhoud. Deze omvat in ieder geval een analyse van de samenstelling van de categorieën (aandeel vrouwen en mannen), informatie over gemiddelde loonniveaus en variabele componenten per categorie, de vastgestelde loonkloof, en de redenen voor eventuele loonkloven op basis van objectieve en genderneutrale criteria. Daarnaast bevat de evaluatie de maatregelen om ongerechtvaardigde loonverschillen aan te pakken en een beoordeling van de doeltreffendheid van maatregelen uit eerdere evaluaties.

Verder bevat de evaluatie een specifiek rapportage-element over loonontwikkeling rondom bepaalde verlofvormen: in de relevante categorie wordt mede betrokken welk aandeel vrouwen en mannen na terugkeer van zwangerschaps- of bevallingsverlof, geboorteverlof, ouderschapsverlof of zorgverlof een loonsverhoging heeft genoten, voor zover in die categorie in de betreffende periode loonsverhogingen hebben plaatsgevonden.

Als werknemer heeft u op grond van de Wet Loontransparantie een wettelijk recht om inzicht te krijgen in de beloningsverhoudingen binnen uw organisatie. Dit recht houdt in dat u schriftelijk informatie kunt opvragen over uw eigen individuele loonniveau en over de naar geslacht uitgesplitste gemiddelde loonniveaus van werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Het gaat daarbij om gemiddelde gegevens per categorie en niet om de individuele salarissen van collega’s.

Het informatierecht is bedoeld om u in staat te stellen te beoordelen of uw beloning in verhouding staat tot die van anderen in een vergelijkbare positie. Zonder dergelijke informatie is het moeilijk vast te stellen of sprake kan zijn van een ongerechtvaardigd loonverschil. De wet beoogt met dit recht de transparantie te vergroten en de uitoefening van het recht op gelijke beloning te ondersteunen.

De werkgever is verplicht de gevraagde informatie binnen een redelijke termijn te verstrekken en uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van uw verzoek. Indien de informatie onjuist of onvolledig blijkt te zijn, kunt u de werkgever gemotiveerd verzoeken om aanvullende verduidelijkingen of nadere details. De wet verlangt daarmee dat werkgevers hun beloningssystematiek zodanig hebben ingericht dat zij deze informatie op een inzichtelijke en verifieerbare wijze kunnen verstrekken.

De Wet Loontransparantie erkent dat loonvergelijking een noodzakelijke voorwaarde kan zijn voor de toepassing van het beginsel van gelijke beloning. U mag daarom in beginsel informatie over uw eigen loon bekendmaken voor zover dit nodig is om te kunnen vaststellen of sprake is van een ongerechtvaardigd loonverschil. Dit geldt zowel in gesprekken met collega’s als bij het onderbouwen van een verzoek om looninformatie of een mogelijke vordering wegens ongelijke beloning.

Bedingen in arbeidsovereenkomsten of personeelsreglementen die het bespreken van loon in algemene zin verbieden of beperken, zijn voor zover zij dit informatierecht doorkruisen nietig. De wetgever heeft hiermee willen voorkomen dat werknemers feitelijk worden belemmerd om hun recht op gelijke beloning te controleren en te handhaven.

Tegelijkertijd betekent dit niet dat iedere vorm van openbaarmaking van looninformatie in elke situatie zonder gevolgen is. De bescherming ziet specifiek op het gebruik van looninformatie in het kader van gelijke beloning. Andere belangen, zoals vertrouwelijkheid of de wijze waarop informatie wordt gedeeld, kunnen in concrete gevallen nog steeds relevant zijn. Het uitgangspunt blijft echter dat werknemers niet structureel mogen worden verhinderd om loonvergelijkingen te maken.

Een loonverschil tussen u en een collega betekent niet automatisch dat sprake is van verboden onderscheid. De wet laat ruimte voor verschillen in beloning, mits deze zijn gebaseerd op objectieve en genderneutrale criteria. Voorbeelden daarvan zijn verschillen in opleiding, relevante werkervaring, verantwoordelijkheden, prestaties of andere vooraf vastgestelde factoren die samenhangen met de functie of de wijze waarop deze wordt vervuld. Van belang is dat deze criteria vooraf kenbaar zijn en binnen de organisatie op consistente wijze worden toegepast.

Wanneer u vermoedt dat een loonverschil niet op dergelijke objectieve gronden kan worden verklaard, is het van belang eerst inzicht te verkrijgen in de relevante vergelijking. Dit houdt in dat wordt gekeken of sprake is van gelijke of gelijkwaardige arbeid en welke beloningscriteria de werkgever hanteert voor de betreffende categorie van werknemers. Het informatierecht over loon kan daarbij een hulpmiddel zijn om te beoordelen of verschillen verklaarbaar zijn binnen het gehanteerde beloningssysteem.

Indien uit deze informatie blijkt dat een loonverschil niet of onvoldoende kan worden onderbouwd met objectieve en genderneutrale criteria, kan sprake zijn van een ongerechtvaardigd verschil. In dat geval kan het aangewezen zijn om dit binnen de organisatie bespreekbaar te maken of, indien nodig, verdere stappen te overwegen om het recht op gelijke beloning te laten toetsen.

Omdraaiing en verlichting van de bewijslast

De Wet Loontransparantie sluit aan bij het bestaande gelijkebehandelingsrecht, waarin al wordt gewerkt met een verschuiving van de bewijslast. In de kern geldt dat een werknemer feiten moet aanvoeren die een onderscheid in beloning kunnen doen vermoeden. Vervolgens is het aan de werkgever om aan te tonen dat geen sprake is van verboden onderscheid en dat eventuele loonverschillen berusten op objectieve en genderneutrale criteria.

De wet versterkt deze systematiek niet alleen praktisch, maar ook formeel. In de officiële toelichting wordt beschreven dat bij niet-naleving van specifieke loontransparantieverplichtingen een verdere verschuiving van de bewijslast geldt, waardoor de werkgever in grotere mate moet aantonen dat geen sprake is van loondiscriminatie. Dit sluit aan bij het uitgangspunt dat werknemers zonder naleving van transparantieverplichtingen moeilijker aan de benodigde informatie kunnen komen om hun rechten effectief uit te oefenen.

Rol van rapportage en documentatie

De rapportageverplichtingen en de onderliggende documentatie spelen een belangrijke rol bij deze bewijslastverdeling. Werkgevers moeten in staat zijn om hun beloningsstructuur en individuele beloningsbesluiten toe te lichten. Indien zij dat niet kunnen, kan dit in een procedure in hun nadeel werken. De wetgever beoogt hiermee dat loonverschillen niet alleen formeel, maar ook inhoudelijk verklaarbaar zijn.

Compensatie van schade en proceskosten

Naast de bewijspositie bevat het wettelijke kader ook bepalingen over compensatie. Werknemers die benadeeld zijn door loondiscriminatie hebben aanspraak op volledige vergoeding van de geleden schade. Deze compensatie kan bestaan uit achterstallig loon, maar ook uit andere schade die rechtstreeks verband houdt met het ongerechtvaardigde loonverschil.

De wet sluit aan bij het uitgangspunt dat handhaving van het recht op gelijke beloning effectief moet zijn en dat werknemers niet onevenredig mogen worden belemmerd door kosten. In de toelichting wordt benadrukt dat volledige compensatie van schade die voortvloeit uit loondiscriminatie het uitgangspunt is. Daarnaast is relevant dat het kostenrisico in procedures over gelijke beloning zodanig moet worden benaderd dat het instellen van een vordering niet onnodig wordt ontmoedigd, mede in situaties waarin de werknemer gegronde redenen had om te procederen.

Proceskosten wanneer de werknemer geen gelijk krijgt

In het civiele procesrecht geldt als uitgangspunt dat de partij die in het ongelijk wordt gesteld in de proceskosten kan worden veroordeeld. De officiële toelichting bij de Wet Loontransparantie legt echter nadruk op het uitgangspunt dat de toegang tot rechtsbescherming bij gelijke beloning niet onnodig mag worden belemmerd door een kostenrisico, met name wanneer een werknemer gegronde redenen had om de vordering in te stellen.

In deze procedures is van belang dat de rechter ruimte heeft om het kostenrisico in lijn te brengen met het doel van effectieve rechtsbescherming. In de toelichting wordt daarbij expliciet genoemd dat ook wanneer een werknemer niet (volledig) in het gelijk wordt gesteld, het uitgangspunt kan zijn dat geen proceskostenveroordeling volgt indien de werknemer gegronde redenen had om te procederen. Een voorbeeld dat daarbij wordt genoemd is de situatie waarin de werkgever niet aan transparantieverplichtingen heeft voldaan, waardoor de werknemer minder mogelijkheden had om vooraf duidelijkheid te verkrijgen.

Bij werkgevers waar de Wet Loontransparantie leidt tot rapportage- of evaluatieverplichtingen, krijgt de ondernemingsraad (of, indien van toepassing, de personeelsvertegenwoordiging) een betrokken rol bij de bespreking van de uitkomsten. Wanneer uit rapportages blijkt dat sprake is van loonverschillen, kan de ondernemingsraad worden geïnformeerd over de aard en omvang daarvan en over de wijze waarop de werkgever deze verschillen beoordeelt en verklaart.

Indien een ongerechtvaardigd loonverschil wordt vastgesteld, kan de wet meebrengen dat een gezamenlijke loonevaluatie plaatsvindt. In dat kader heeft de ondernemingsraad een rol bij het volgen en bespreken van de analyse en de voorgenomen maatregelen. Deze betrokkenheid sluit aan bij de bestaande positie van de ondernemingsraad op het terrein van arbeidsvoorwaarden en beloningssystemen.

Daarnaast behoudt de ondernemingsraad zijn bevoegdheden op grond van de Wet op de ondernemingsraden. Zo kan medezeggenschap ook los van de loontransparantieregels invloed uitoefenen op de inrichting en wijziging van belonings- en functiewaarderingssystemen, voor zover deze onder het instemmings- of adviesrecht vallen. De Wet Loontransparantie versterkt daarmee niet zozeer nieuwe bevoegdheden, maar vergroot de informatiebasis waarop de ondernemingsraad zijn rol kan uitoefenen.

Voordat u een verzoek om looninformatie indient, is het van belang om zo duidelijk mogelijk te bepalen waarop uw vraag ziet. De Wet Loontransparantie sluit aan bij het onderscheid tussen gelijke arbeid en gelijkwaardige arbeid. Dit betekent dat u zich, voor zover mogelijk, een beeld vormt van de functie of functiecategorie waarmee u uw beloning wilt vergelijken. Daarbij kan worden aangesloten bij bestaande functiebeschrijvingen, functiewaarderingssystemen of interne functiegroepen binnen de organisatie.

De gekozen categorisering is van belang voor de informatie die u kunt opvragen. Het informatierecht ziet immers op het gemiddelde loonniveau van werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Een duidelijke afbakening van de relevante categorie helpt om het verzoek concreet te maken en vergroot de kans dat de ontvangen informatie daadwerkelijk inzicht biedt in de beloningsverhoudingen die voor uw situatie relevant zijn.

Nadat u heeft bepaald waarop uw vraag betrekking heeft, kunt u een schriftelijk verzoek om looninformatie indienen bij uw werkgever. In dit verzoek vraagt u om twee onderdelen: ten eerste om informatie over uw eigen individuele loonniveau en ten tweede om de naar geslacht uitgesplitste gemiddelde loonniveaus van werknemers die behoren tot de relevante functiecategorie of categorieën van gelijke of gelijkwaardige arbeid.

Het verdient aanbeveling het verzoek schriftelijk vast te leggen, zodat duidelijk is wanneer het is ingediend en welke informatie precies is gevraagd. Noteer daarbij de datum van het verzoek, omdat de werkgever verplicht is binnen een redelijke termijn te reageren en uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek de gevraagde informatie te verstrekken. Deze termijn vormt een belangrijk ijkpunt bij de verdere uitoefening van het informatierecht.

Wanneer u de gevraagde looninformatie heeft ontvangen, is het van belang deze zorgvuldig te beoordelen. Indien de verstrekte gegevens naar uw oordeel onjuist, onvolledig of onvoldoende duidelijk zijn, biedt de Wet Loontransparantie u de mogelijkheid om gemotiveerd om aanvullende verduidelijkingen of nadere details te verzoeken. Dit vervolgvraagrecht is bedoeld om te waarborgen dat de informatie daadwerkelijk bruikbaar is voor het doel waarvoor zij wordt verstrekt.

Een verzoek om verduidelijking kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de afbakening van de gehanteerde functiecategorie, de beloningscomponenten die in de berekening zijn meegenomen of de wijze waarop de gemiddelde loonniveaus zijn vastgesteld. Van belang is dat het verzoek redelijk en concreet is geformuleerd. De werkgever is gehouden dergelijke verduidelijkingen te verstrekken, voor zover dit nodig is om inzicht te geven in de beloningsverhoudingen en de onderliggende systematiek.

Na ontvangst van de looninformatie en eventuele nadere verduidelijkingen is het aan u om te beoordelen of een eventueel vastgesteld loonverschil objectief kan worden verklaard. De wet laat ruimte voor loonverschillen die berusten op objectieve en genderneutrale criteria, zoals relevante werkervaring, opleiding, verantwoordelijkheden, prestaties of andere vooraf vastgestelde factoren. Van belang is dat deze criteria vooraf kenbaar zijn en binnen de organisatie op consistente wijze worden toegepast.

Indien u aanwijzingen heeft dat een loonverschil niet of onvoldoende kan worden verklaard aan de hand van dergelijke criteria, kan het aangewezen zijn om dit binnen de organisatie bespreekbaar te maken. Daarbij kan worden gedacht aan overleg met HR of, indien aanwezig, de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. In het verlengde daarvan kan, afhankelijk van de omstandigheden, ook worden overwogen om het loonverschil langs juridische weg te laten toetsen. De Wet Loontransparantie biedt hiervoor een versterkt kader, maar laat ruimte voor een zorgvuldige afweging per individueel geval.