Reglement arbitrage door de arbeidsrechter
Inhoudsopgave
1. Definitie van de begrippen
2. Toepasselijkheid
3. Inschrijving, bevestiging en planning zitting
4. Schriftelijk indienen standpunten door partijen
5. De zitting
6. Het vonnis
7. De kosten
8. Overige
1. Definitie van de begrippen
a. Arbeidsrechter / arbiter: de partij die een geschil tussen een werkgever en werknemer beslecht op grond van de wettelijke regeling van arbitrage (Boek 4 Wetboek van Burgerlijke rechtsvorderingen) en het reglement van arbitrage door de arbeidsrechter.
b. Het arbitrageinstituut: het kantoor dat de arbiter benoemd en de administratieve afhandeling van de procedure verzorgd (o.a. bevestigingen, organisatie, registratie, financiele afwikkeling en versturen vonnis).
c. Werknemer: de natuurlijk persoon die op grond van een arbeidsovereenkomst, overeenkomst van opdracht, stageovereenkomst of leerovereenkomst werkzaam is of anders de voorzitter van de ondernemingsraad.
d. Werkgever: de rechtspersoon of natuurlijk persoon waar de werknemer werkzaam is, bijvoorbeeld op grond van een arbeidsovereenkomst, aanstelling, overeenkomst van opdracht, stage-, leerovereenkomst of uitzendovereenkomst.
e. Geschil: de onenigheid over een recht van de werknemer en werkgever dat ter beoordeling aan de arbeidsrechter wordt voorgelegd.
f. Inschrijfformulier: het inschrijfformulier waarmee de werkgever en werknemer overeenkomen dat zij hun geschil door arbitrage door de arbeidsrechter laten beslechten en daartoe aan de arbeidsrechter de opdracht geven.
2. Toepasselijkheid
a. Op de behandeling van het geschil tussen werknemer en werkgever is de wettelijke regeling van arbitrage van toepassing (boek 4 Rv). Deze wettelijke regeling geldt, tenzij hiervan in dit arbitrageregelement of in de arbitrageovereenkomst (het inschrijfformulier) is afgeweken.
b. Dit arbitragereglement is van toepassing op de behandeling van geschillen over arbeidsverhoudingen tussen een werknemer en een werkgever die door een arbitrageovereenkomst (het inschrijfformulier) zich verbonden hebben om het geschil middels arbitrage door de arbeidsrechter te laten beslechten. Het arbitragereglement geldt ook voor geschillen tussen de ondernemer en de ondernemignsraad, waarvoor de voorzitter van de ondernemingsraad in onderstaande als werknemer wordt aangemerkt.
3. Inschrijving, bevestiging en planning zitting
3.1. Een werknemer en werkgever melden zich aan via het inschrijfformulier, daarmee schriftelijk en in het Nederlands. Dit formulier is door beide ondertekend en bevat een omschrijving van het geschil en de vordering van de werknemer en eventueel de tegenvordering van de werkgever. Het formulier wordt verzonden naar het secretariaat van het arbitrageinstituut van de arbeidsrechter, per post of als bijlage per e-mail (zie voor het adres www.an-i.nl/arbeidsrechter).
3.2. Het secretariaat bevestigt de ontvangst van het inschrijfformulier op werkdagen binnen 24 uur. Zij informeert daarna aan partijen of de procedure inderdaad door de arbeidsrechter in behandeling kan en zal worden genomen, volledig ter beoordeling aan het arbitrageinstituut zelf. Het arbitrageinstiituut meldt wie als arbiter zitting zal nemen, derhalve een éénpersoonsscheidsgerecht. Eerst na de bevestiging en daarmee de melding wie er als arbiter zal optreden, is er sprake van een aanhangige procedure en rechtsgeldige overeenkomst van arbitrage en overeenkomst van opdracht met het arbitrageinstituut en de arbiter.
3.3. Een partij kan bezwaar maken tegen de benoeming van een arbiter, indien gerechtvaardigde twijfel bestaat aan zijn/haar onpartijdigheid of onafhankelijkheid. De arbiter mag geen belangen hebben bij de afloop van het geschil en behoord de partijen op voet van gelijkheid te behandelen.
3.4. Mocht een arbiter tijdelijk verhinderd zijn om de arbitrage te verzorgen, dan zal de zitting en/of de uitspraak na de verhindering gaan plaatsvinden. Indien deze verhindering te lang duurt, dan zal het arbitrageinstituut een andere arbiter aanwijzen die de zaak zal beslechten, geheel ter beoordeling van het arbitrageinstituut en na overleg met beide partijen.
3.5. De arbeidsrechter zal een zittingsdatum en tijdstip van de zitting bepalen.
4. Schriftelijk indienen standpunten door partijen
4.1. Beide partijen dienen ieder voor zich hun standpunt over het geschil ondertekend per e-mail in bij het secretariaat van de arbeidsrechter (arbitrage@arbeidsrechter.nl).
4.2. Het tijdstip waarom dit standpunt uiterlijk binnen moet zijn is aan partijen doorgegeven door het secretariaat van de arbeidsrechter. Dat is twee werkdagen voor de zitting . In geval van een zitting op donderdag om 13.00 uur, dient het standpunt op dinsdag voor 13.00 uur binnen te zijn. In geval van een zitting op dinsdag om 11.00 uur, dient het standpunt op vrijdag voor 11.00 uur binnen te zijn.
4.3. De uitwerking van het standpunt van de werkgever of werknemer wordt dus los van elkaar toegestuurd naar de arbeidsrechter en voor beide partijen geldt dezelfde termijn. Deze uitwerking van het standpunt is maximaal 10 pagina’s (exclusief bijlagen). Naast het beschreven standpunt wordt desgewenst een genummerd overzicht met bijlagen opgenomen, welke bijlagen zelf ook genummerd zijn. Het gaat om bewijsstukken zoals contracten, correspondentie, verklaringen, foto’s en dergelijke waar de werknemer en werkgever naar verwijst. Voor een concept van een standpunt wordt verwezen naar de website (zie hierboven).
4.4. Iedere partij zorgt ervoor dat de wederpartij een kopie van het standpunt en de bijlagen krijgt, zodat iedereen de stukken heeft waarover ook de arbeidsrechter beschikt.
4.5. De ontvangst van het standpunt wordt door de arbeidsrechter per e-mail bevestigd.
4.5. Beide partijen mogen op het moment dat zij hun standpunt indienen hun vordering dat is omschreven op het inschrijfformulier aanpassen (verminderen of vermeerderen). Voorwaarde is wel dat een vermeerdering van de vordering blijft binnen het kader van het op het inschrijfformulier omschreven geschil. Een latere wijziging voor of tijdens de zitting mag alleen in overleg met de wederpartij of wanneer de wederpartij daardoor niet onredelijk in de verdediging wordt bemoeilijkt en wanneer daardoor het geding niet onredelijk wordt vertraagd.
4.6. Mocht de arbeidsrechter aanvullende stukken opvragen, dan zal deze dat aan een partij laten weten. Ook van deze aanvullende stukken die opgestuurd worden naar de arbeidsrechter, wordt een kopie aan de wederpartij verzonden.
5. De zitting
5.1. De arbeidsrechter zal de werknemer en werkgever uitnodigen voor een besloten hoorzitting, waarbij dus zowel de werkgever, de werknemer en de arbiter aanwezig zijn. Deze zitting is doorgaans op kantoor bij het werk van de werknemer zelf, maar het kan desgewenst ook op een neutrale locatie plaatsvinden in de regio waar het werk gewoonlijk wordt verricht. De werkgever die van een externe locatie gebruik wil maken, kan deze ruimte zelf huren of deze organisatie overlaten aan het secretariaat van de arbeidsrechter, waarvan de kosten voor rekening van de werkgever komen. De locatie van de zitting geldt tevens als plaats van de arbitrage.
5.2. De werknemer en werkgever zullen tijdens de zitting zelf het woord voeren en krijgen de gelegenheid om hun standpunt nader toe te lichten en te reageren op het standpunt van de wederpartij. Beide mogen zich laten vergezellen door een enkele persoon.
5.3. Van de hoorzitting worden geluidsopnames gemaakt door de arbeidsrechter, zodat de arbiter geen aantekeningen hoeft te maken. Deze geluidsopnames zijn uitsluitend bedoeld voor de arbiter. Van de hoorzitting wordt geen verslag gemaakt. Een werknemer of werkgever mag zelf ook geluidsopnames maken van de zitting, als de wederpartij en de arbiter daarmee instemt. Geluidsopnames zijn uitsluitend voor eigen gebruik en mogen niet met derden gedeeld worden.
6. Het vonnis
6.1. De arbeidsrechter zal binnen twee werkdagen na de zitting aan partijen de uitspraak toesturen per post en op voohand per e-mail. Het vonnis wordt gelijktijdig naar de werknemer en werkgever verzonden. In die uitspraak zal een korte weergave gegeven worden van het standpunt van beide partijen, gevolgd door een gemotiveerde beslissing. De beslissing is dusdanig omschreven dat daarin ook wordt uitgelegd hoe partijen feitelijk invulling kunnen geven aan het oordeel, rekening houdend met de werksituatie en vorderingen.
6.2. De uitspraak kan in plaats van een eindvonnis ook inhouden dat een partij een bewijsopdracht krijgt, dat wil zeggen dat degene een termijn krijgt om bepaalde feiten te bewijzen of kan een andere regeling van procesorde bevatten. Na de gestelde termijn, volgt alsnog het eindvonnis als genoend in punt 6.1.
6.3. Eventuele aanvullingen, schrijffouten of misslagen in het vonnis die voor beide partijen kenbaar moeten zijn en zich lenen voor eenvoudig herstel, kunnen uit eigen beweging door de arbiter en binnen 3 maanden op verzoek van een partij worden hersteld, waarvoor beide partijen vooraf in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk hun standpunt hierover kenbaar te maken.
6.4. De uitspraak van de arbiter is bindend voor beide partijen en bij voorraad uitvoerbaar geheel conform de wettelijke regeling van arbitrage. Op grond van de wettelijke regeling kan de uitspraak ook een gebod of verbod op straffe van verbeurte van een dwangsom inhouden, in goede justitie te bepalen door de arbeidsrechter. Mocht een partij het vonnis niet nakomen, dan kan de wederpartij zelf een verzoek indienen om verlof te krijgen om het vonnis ten uitvoer te leggen en te executeren, voor eigen rekening. Met de uitspraak is de procedure afgerond. Over de uitkomst en motivatie wordt niet nader gecorrespondeerd. Voor zover een partij (wegens een ommissie in de arbitrage) een vernietigingsprocedure start bij het hof is cassatie tegen het oordeel van het hof uitgesloten. De registratie van de procedure en de uitspraak wordt voor vijf jaar door het arbitrageinstituut bewaard.
7. De kosten
7.1 De kosten die zijn verbonden aan het door de arbeidsrechter laten behandelen van de klacht komen voor rekening van de werkgever. Tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven gaat het om de kosten die zijn vermeld op het inschrijfformulier, zijnde een all-in tarief waarin de kosten van de arbiter en zijn onkosten, alsmede de kosten van het arbitrageinsistuut zijn begrepen.
7.2. De werkgever die niet op de eigen locatie maar op een externe locatie de zitting wil houden, zal dit normaal zelf regelen en daarvan de kosten dragen. De organisatie hiervan kan de werkgever ook overlaten aan het secretariaat van de arbeidsrechter, waarvan de kosten van de locatie ook voor rekening van de werkgever komen.
7.3. Indien de werknemer of werkgever zich laat bijstaan, komen de kosten daarvan voor eigen rekening.
7.4. In geval een partij niet (op tijd) verschijnt voor de zitting en zich niet uiterlijk 24 uur voor de zitting heeft afgemeld, dan kan de arbeidsrechter besluiten om een nieuwe zittingsdatum te bepalen, waarvan de meerkosten (reistijd, voorbereiding e.d.) in rekening worden gebracht bij de werkgever. Voorgaande laat de mogelijkheid onverlet zoals bij wet bepaald om de procedure bij verstek te voeren.
7.5. Het arbitragereglement verbiedt niet dat de werkgever en werknemer onderling een afwijkende kostenregeling met elkaar bedingen. Het arbitrageinstituut van de arbeidsrechter staat buiten dergelijke afspraken, nu de arbeidsrechter de kosten steeds in rekening zal brengen bij de werkgever.
8. Overige
8.1. De procedure wordt vertrouwelijk behandeld, dat wil zeggen de informatie in de procedure wordt alleen gedeeld met de wederparij en de arbeidsrechter. De arbiter, de werknemer en werkgever zijn allen verplicht tot geheimhouding van alle zaken die tijdens de procedure naar voren zijn gebracht, behoudens datgene dat nodig is voor het uitvoeren van het vonnis of het verkrijgen van een recht. Geheimhouding geldt niet voor zaken waarvoor een partij ontheffing heeft verleend.
8.2. De werknemer en werkgever procederen in eigen persoon. Ook als zij zich laten bijstaan door een derde of gemachtigde, worden de werknemer en werkgever geacht tijdens de zitting persoonlijk hun standpunt toe te lichten en te reageren op het standpunt van de wederpartij.
8.3. De procedure start na de bevestiging van de inschrijving en kan daarna alleen door beide partijen gezamenliik ingetrokken worden. Het arbitrageinstituut die de arbiter benoemd, heeft de mogelijkheid om een andere arbiter op de zaak te benoemen, welke beslissing zij gemotiveerd aan partijen kenbaar zal maken, wat zich bijvoorbeeld kan voordoen als een arbiter verzoekt om van zijn taak te worden ontheven.
8.4. De genoemde termijnen voor het indienen van het standpunt of nader bewijs zijn vervaltermijnen. Het staat de arbiter vrij om eigen conclusies te verbinden aan het gegeven dat een partij de termijn heeft laten verlopen. Slechts bij hoge uitzondering zal de arbeidsrechter op gemotiveerd verzoek van een partij uitstel verlenen, wat alleen rechtsgeldig is als het schriftelijk is bevestigd. Over dat uitstel wordt de wederpartij op de hoogte gebracht.
8.5. Zowel de werknemer als de werkgever en ook derden zijn gehouden om de arbiter een eerlijke voorstelling van zaken te geven en geen relevante feiten te verzwijgen, als ook naar eer en geweten de arbiter te informeren. Van beide partijen wordt verwacht dat zij zich met respect over de medemens uitlaten en zich niet onrechtmatig gedragen.
8.6. Het arbitrageinstituut van de arbeidsrechter is niet verplicht een zaak in behandeling te nemen, in het bijzonder niet als het geschil niet valt onder de toepasselijkheid van dit arbitragereglement, wanneer reeds eerder een zelfde (soort) geschil is ingediend, wanneer deze procedure geen adequate route of oplossing kan bieden voor de bijzondere situatie die zich voordoet als ook wanneer de omstandigheden waarop de zaak betrekking heeft strafrechtelijk wordt onderzocht of hierover een oordeel wordt gevraagd bij een andere instantie met rechtsbevoegdheid. Het arbitrage instutuut kan ook weigeren om een procedure op te pakken als de werkgever surseance van betaling is verleend, failliet is verklaard, de bedrijfsactiviteiten zijn gestaakt of wanneer er sinds de omstandigheden waarop de zaak betrekking heeft al te veel tijd is verstreken. De werkgever en de werknemer zijn gehouden relevante informatie in dit kader te verstrekken.
8.7. Mocht achteraf blijken dat een partij zich schuldig heeft gemaakt aan het grovelijk misleiden van de arbiter, dan kan de andere partij dat ter beoordeling aan de arbeidsrechter voorleggen, waarna het uitsluitend aan de arbiter is om te bepalen of zij overgaat tot het heropenen van de behandeling van de zaak.
8.8. De regeling wordt geciteerd als het reglement arbitrage door de arbeidsrechter. .
8.9. De procedure geschiedt in de Nederlandse taal en valt onder het Nederlands recht, in het bijzonder boek 4 van het wetboek van Burgerlijke rechtsvorderingen. De algemene voorwaarden van Artec Neval B.V en in het bijzonder artikel 4.6. van deze algemene voorwaarden zijn op deze arbitrage en dienstverlening van toepassing (www.arbeidsrechter.nl/av ).
8.9. Een partij die van mening is dat een arbiter in de procedure handelt in strijd met enige bepaling van procesrechtelijke aard doet daarvan melding op straffe van verval van het recht daarop later nog een beroep te mogen doen. Volgens vaste jurisprudenteie kan slechts in uitzonderlijke gevallen een onjuiste beslissing of niet juiste handelswijze van de arbiter of het arbitrageinstituut leiden tot aansprakelijkheid. De aansprakelijkheid van de arbiter en arbitrageinstituut is uitgelsoten, behoudens gevallen van opzet of bewuste roekeloosheid. De aansprakelijkheid beperkt zich tot de omvang van de door de arbiter of arbitrageinstituut gesloten verzekering of anders het bedrag dat is betaald voor de opdracht.
8.11. Het is ter vrije keuze aan de arbiter om af te wijken van de gangbare procesorde, in welk geval de arbiter aan beide partijen zal uitleggen waarom hij in dit geval een andere handelswijze nodig acht, wat normaal zal dienen om middels deze andere procesorde te komen tot een uitspraak die de zaak recht doet. Zo kan de arbiter gebruik maken van de wettelijke mogelijkheid om een partij op te dragen inzage of uittreksel van bescheiden te verstrekken of bewijs te leveren door middel van getuigen of deskundigen, kan de arbiter getuigen horen, al dan niet onder ede, en kan deze zelf deskundigen benoemen of overgaan tot het bezichtigen en opnemen van een plaatselijke gesteldheid. Bij het horen van getuigen en deskundigen mag video-conferencing toegepast worden. De kosten die deze aanvullende stappen in de procedure verband houden komen voor rekening van de werkgever. De arbeidsrechter zelf zal voor de meertijd die de arbiter in deze zaak zal besteden geen extra kosten in rekening brengen, zodat de meerkosten zien op de kosten van derden. Het afwijken van de normale procesorde zal grote uitzondering zijn, mede gelet op het belang van partijen om spoedig over een uitspraak te beschikken.
8.12. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de arbiter.
Versie reglement per 8 januari 2019
