Hoe wordt seksuele intimidatie preventief voorkomen?
Seksuele intimidatie door personeel is ernstig en geen werkgever wil hiermee geconfronteerd worden. De feiten zijn evenwel dat seksuele intimidatie onder personeel voorkomt, ook bij werkgevers die zich daarvan eerder geen voorstelling konden maken. Een belangrijke vraag is dan ook, had dit voorkomen kunnen worden?
Daartoe zullen hieronder de volgende stappen behandeld worden:
Binnen veel organisaties gelden reeds gedragsregels, waarin ook vormen van ongewenst gedrag worden behandeld. Hoewel een werkgever kan menen dat het voor zich mag spreken dat seksuele intimidatie niet is toegestaan, heeft het wel zijn waarde om hierover schriftelijk duidelijkheid te geven. Een werkgever kan er bijvoorbeeld voor kiezen om in een personeelshandboek of reglement een hoofdstuk te weiden aan ongewenste gedragingen, zoals seksuele intimidatie. Daarin kan dan nadrukkelijk omschreven worden dat seksuele intimidatie niet is toegestaan.
Het voordeel van dergelijke gedragsregels is dat het bij wijze van spreken gezien kan worden als een waarschuwing vooraf. Duidelijke regels stellen werkt preventief om seksuele intimidatie tegen te gaan. Niet dat een waarschuwing steeds is vereist, maar het zorgt er wel voor dat de werknemer zich meer bewust is van de grenzen binnen het bedrijf. De werkgever maakt hiermee duidelijk wat er binnen de organisatie belangrijk is, zodat het zwaarder aangerekend kan worden als een werknemer hier toch mee in strijd gaat handelen.
Met de gedragsregels worden de normen binnen het bedrijf kenbaar gemaakt, zodat werknemers zich beter bewust zijn van wat er van hen verwacht wordt. Het is dan wel zaak dat de werkgever kan aantonen dat de werknemer bekend is met de gedragsregels, in het bijzonder doordat een werknemer heeft getekend voor ontvangst van deze regels. Dat geldt niet alleen bij de aanvang van het dienstverband, doch ook bij een wijziging van de regels kan er om een bevestiging gevraagd worden dat de werknemer deze heeft ontvangen en daarmee akkoord gaat.
Om het belang van het tegengaan van de seksuele intimidatie te onderstrepen, geniet het voorkeur om de gedragsregels te laten volgen door voorlichting. Grenzen zijn mooi, maar de combinatie met uitleg over die grenzen is natuurlijk beter. Zo kan er in een werkoverleg tijd vrij gemaakt worden om de gevolgen van seksuele intimidatie te bespreken, waarbij naast de directe immateriële en materiele schade ook gekeken kan worden naar de impact van dergelijk gedrag onder collega’s, bij relaties en bij de leiding. Er zijn ook andere vormen van voorlichting, bijvoorbeeld via een nieuwsbrief of met behulp van de computer, mogelijk dusdanig dat het bestuderen daarvan geregistreerd kan worden. De voorlichting kan ook onderwerp zijn van een introductieprogramma of andere trainingen die binnen het bedrijf gevolgd worden.
Naast de kenbare en duidelijke gedragsregels, geldt ook voor voorlichting dat de werkgever hiermee het belang onderschrijft, zodat een eventuele overtreding waar nodig sneller en zwaarder aangerekend kan worden.
Aansluitend op voorgaande stappen die de preventie beter mogelijk maken, kunnen er ordevoorschriften gesteld worden. Een werkgever mag deze voorschriften zelfstandig stellen. Het gaat hier namelijk om voorschriften voor de goede orde binnen de organisatie en bij het werk. Gaat een werkgever over tot systemen die geschikt zijn voor de controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties, dan is dat een invoering waarover de ondernemingsraad een instemmingsrecht heeft.
Hoewel een werkgever juridisch heel ver kan gaan, speelt mogelijk dat het personeel niet het gevoel dient te krijgen dat de regels verstikkend werken. Het is ondoenlijk om alle risico’s uit te sluiten, zodat er natuurlijk ook een bepaalde vorm van vertrouwen nodig is, afhankelijk ook van het type organisatie en de schade die door de seksuele intimidatie aangericht kan worden.
Cameratoezicht
Wanneer naar cameratoezicht wordt gekeken, is het belangrijk onderscheid te maken tussen permanent cameratoezicht en het plaatsen van een camera bij een verdenking van seksuele intimidatie. In beide gevallen speelt de privacy van medewerkers een rol.
Het permanente cameratoezicht valt onder een regeling die geschikt is op het waarnemen of de controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties, zodat hiervoor instemming van de ondernemingsraad is vereist. De werkgever zal voor dat cameratoezicht wel een voldoende groot belang moeten hebben, zoals tegengaan van seksuele intimidatie. Bovendien moet dat belang niet op een andere wijze gedekt kunnen worden en dient het niet verder te gaan als nodig. De betrokkenen (werknemers en derden) dienen op het cameratoezicht gewezen te worden, mogelijk middels bordjes en de beelden worden veelal niet langer dan 4 weken bewaard.
Is er een vermoeden dat er sprake is van seksuele intimidatie, dan kan er gericht een camera geplaatst worden om het bewijs te vergaren. In dat geval zal het plaatsen van de camera veelal in het geheim plaatsvinden, dus zonder dat de betrokken werknemers hiervan op de hoogte zijn. De hoop is er juist op gevestigd dat de eerstvolgende misdraging op beeldmateriaal wordt vastgelegd. In dat geval speelt de strijd tussen enerzijds de waarheidsvinding en anderzijds de privacy van de werknemers, waarvan de rechtspraak laat zien dat waarheidsvinding de voorrang kan krijgen als de werkgever hiermee zorgvuldig omgaat.
Bewijs dat in strijd met de privacywetgeving is verkregen, kan onrechtmatig zijn. Het plaatsen van een camera en het maken van geluidsopnames valt onder de Wet Bescherming Persoonsgegeven. Daarmee is niet gezegd dat de officiële richtlijnen hierin altijd strikt gevolgd moeten worden. Het doel van het onderzoek van verkrijgen van bewijs zal normaal gesproken legitiem zijn, waarna nog de afweging speelt of er geen andere effectieve mogelijkheden zijn en de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer niet te ver gaat (proportioneel is). Een werkgever creëert meer ruimte als hij in het algemeen aan het personeel heeft aangekondigd en met de ondernemingsraad heeft afgestemd, dat (in geval van vermoedens van misdragingen) camera- en geluidsopnames tot de mogelijkheden behoren.
Toegang tot IT-systemen
Gedragingen van werknemers zijn gedeeltelijk te traceren door toegang te krijgen tot de mobiele telefoon, e-mailverkeer, activiteiten op social media en handelingen op het internet of het eigen netwerk. Het is daarmee verleidelijk om zelf in deze gegevens te gaan spitten, doch in hoeverre is dat toegestaan en kan er wat met het (onrechtmatige) bewijs ondernomen worden? De aantasting van de privacy en integriteit van de werknemer, als ook de grenzen en mogelijk ook de vertrouwelijkheid van het onderzoek staat hiermee ter discussie.
Een werkgever die toegang tot IT-systemen en dan in het bijzonder het e-mailverkeer van een werknemer wil inzien, moet zich beseffen dat ook de zakelijke mails tot het domein van de werknemer behoren. De privacy van de mails van werknemers maakt dat een werkgever daarin niet mag kijken. Dat wordt al anders als de werkgever aangeeft dat de mail alleen zakelijk gebruikt mag worden en mede uit het oogpunt van waarneming bij afwezigheid, de werknemer er rekening mee moet houden dat de werkgever of anderen daarin toezicht krijgen. Mogelijk dat hierin een machtigingsregeling wordt getroffen. Een dergelijke regeling zou evenwel ook betekenen dat de werkgever zelf niet het mailverkeer vult met privacygevoelige informatie, zoals loonstroken.
Wil een werkgever de zakelijk e-mail kunnen openen in het kader van onderzoek:
- Dient hij de medewerker ervoor te laten tekenen dat deze ermee bekend is dat de mail geopend en/of gecontroleerd kan worden, wat bij voorkeur in een reglement is geregeld dat de instemming van de ondernemingsraad heeft verkregen;
- Dient hij een gerechtvaardigd doel te hebben, zoals het vermoeden van misdragingen, wat voldoende moet opwegen tegen de inbreuk op de privacy;
- Dan dient het onderzoek niet verder te gaan dan nodig is en er geen andere mogelijkheden zijn om de feiten te achterhalen.
Stap 4 – Handhaving opkomen tegen voorvallen
Het sluitstuk van ieder beleid om onrechtmatige gedragingen zoals seksuele intimidatie tegen te gaan, is natuurlijk het opkomen tegen seksuele intimidatie. Duidelijke regels, voorlichting en controle, zullen er uiteindelijk toe moeten leiden dat er ook werkelijk wordt opgetreden tegen vergrijpen.
Als een constatering van seksuele intimidatie met de ‘mantel der liefde wordt bedekt’, dan zijn preventieve maatregelen tevergeefs. Een werkgever mag namelijk niet willekeurig eerst niet tot ontslag en later wel tot ontslag overgaan. Gelijke gevallen moeten ook gelijk behandeld worden en seksuele intimidatie onbestraft laten, geeft reden voor uitleg als een volgende seksuele intimidatie wel wordt bestraft. Een werkgever mag zijn beleid op dit punt overigens wel aanpassen, maar zal dat niet alleen uit woorden, maar ook uit daden moeten laten blijven, bijvoorbeeld door nieuwe voorschriften te stellen, voorlichting hierover te geven en daarop toe te zien, waarna er wel wordt opgetreden.
Door niet op te treden wordt een voorbeeld geschapen, wat negatief kan uitpakken. Door wel op te treden ontstaat er ook de zogenaamde precedentwerking, maar dan in positieve zin. Anderen zijn door het optreden tegen seksuele intimidatie ermee bekend dat dat niet getolereerd wordt.
Betekent het ook dat een werkgever over de seksuele intimidatie een boekje open moet doen, oftewel dat het met de andere medewerkers gedeeld dient te worden? Het geniet normaal gesproken de voorkeur om zolang een rechter nog niet heeft beslist, naar buiten toe vertrouwelijk met de zaak om te gaan. Onder omstandigheden kan het anders zijn, bijvoorbeeld om onrust onder het personeel tegen te gaan, juist door enige tekst en uitleg te geven.
Een ander dilemma is of het optreden tegen ontslag is te combineren met het aangaan van een vaststellingsovereenkomst. De werknemer die zich schuldig heeft gemaakt aan seksuele intimidatie komt er daarmee mogelijk nog “genadig” vanaf, ook al is degene wel zijn baan kwijt. Wanneer toch een regeling wordt getroffen, in het bijzonder om procedures te voorkomen, is het ook van belang om goed te kijken naar de wijze waarop de zaak naar derden gecommuniceerd mag worden.
Het omgaan met de onderlinge belangen tussen de werkgever en werknemer, in combinatie met in hoeverre het “publiek” hiervan kennis krijgt, is een delicaat proces.
Komt het toch tot klachten over seksuele intimidatie, dan wordt een (extern en) zorgvuldig onderzoek van groot belang
In een ontslagzaak op grond van verwijtbaar handelen draait alles om bewijs. Vermoedens en verdenkingen zijn onvoldoende. Juist door de grote gevolgen voor werknemers, zijn rechters kritisch en willen ze harde feiten. Dat vraagt om een zorgvuldig onderzoek, waarin deze feiten vastgesteld en bewijzen geborgd worden.
Voor de werkgever is het belangrijk om een realistisch beeld te krijgen en op grond daarvan te kunnen handelen. Dat kan alleen door de energie te richten op de fase voor het ontslag. Zonder goed fundament, kun je ook geen huis bouwen. Door ook voor een ontslagzaak een goed fundament te leggen, staat een werkgever sterker. Vanuit die situatie kan er effectief naar een oplossing toegewerkt worden. Mocht het toch tot een procedure komen, dan bespaart het zorgvuldige onderzoek en het vastleggen van de feiten veel onzekerheid en tijd in de procedures bij de rechtbank en het hoger beroep.
Op grond van feiten zorgvuldig en rechtvaardig handelen?
Voor nadere informatie verwijzen we u graag naar de uitgebreide website van onze klachtencommissie ongewenst gedrag:
Klachtencommissie ongewenst gedrag
Aanvullende andere artikelen
- Handleiding – wat te doen bij seksuele intimidatie door een werknemer?
- Voorbeelden van ontslag door seksuele intimidatie.
- Andere vormen van verwijtbaar handelen.
