Hoofdstuk 2.2.2.4. Ziekteverzuimbeleid en treffen maatregelen
Het ziekteverzuimbeleid is enerzijds het registreren en begeleiden van medewerkers die zich ziek hebben gemeld, anderzijds dient het beleid zich te richten op het voorkomen van ziekteverzuim.
Het voeren van een beleid gericht op ziekteverzuim is een verplicht onderdeel van het arbobeleid dat een werkgever toepast (art 4 AW), waarop hoofdstuk 5.2. nader ingaat (5.2.). Voor de meeste werkgevers geldt dat zij zich bij het vaststellen en uitvoeren van het ziekteverzuimbeleid moeten laten bijstaan door een arbodienst (5.2.7.). De regeling van de bijstand aan zieke medewerkers door de arbodienst wordt schriftelijk vastgelegd (art 14-4 AW). Het opstellen of wijzigen van een regeling over ziekteverzuim vereist de instemming van de ondernemingsraad (5.1.6.).
Van ziekmelding en registratie, tot begeleiding
Regeling voor de ziekmelding
Het gaat hier om de wijze waarop en wanneer de medewerker zich ziek dient te melden. Daarnaast omvat het een regeling waarmee de meldingen aan de uitvoeringsinstelling plaatsvinden (2.2.2.2.). Hierbij dient er ook voor gezorgd te worden dat de arbodienst tijdig informatie krijgt van de werkgever en werknemer, waarmee zij een probleem-analyse en advies kan verstrekken. De probleem-analyse en het advies vormen de basis voor het re-integratietraject dat tot herplaatsing van de medewerker dient te leiden. Dit re-integratietraject is tegenwoordig een verplicht traject voor de ziekteverzuimbegeleiding van medewerkers. Op dat traject wordt uitvoerig ingegaan in hoofdstuk 2.2.2.2. (2.2.2.2.).
Regeling van de registratie
Om inzicht te krijgen in de ontwikkeling van het ziekteverzuim is het nodig dat de duur van een ziekmelding per medewerker wordt bijgehouden, waarbij ook de afdeling en mogelijk ook de functie wordt vermeld. Een nadere registratie per leeftijd, geslacht etc. is voor het verkrijgen van meer inzicht aan te raden.
Met deze cijfers wordt er berekend hoeveel doorbetaalde ziekte-uren er zijn in verhouding met het totale aantal loonuren. Het is ook mogelijk om het totale aantal ziektedagen te vergelijken met het totale aantal werkdagen van alle medewerkers (gemiddelde groep medewerkers over een jaar of de omvang op een bepaalde datum). Hierbij kan als uitgangspunt genomen worden dat slechts die verzuim-uren meetellen waarover de werkgever het loon moet doorbetalen. Medewerkers die een uitkering wegens zwangerschap of een WIA-uitkering krijgen, tellen dan niet mee. Hoewel het ziekteverzuim verschilt per branche, is dit percentage doorgaans laag bij bedrijven met minder dan 10 werknemers (ongeveer 3 procent), hoog bij bedrijven met 10 tot 100 werknemers (ongeveer 7 procent) en gemiddeld bij organisaties met meer dan 100 werknemers (ongeveer 5 procent).
De registratie kan gegevens omvatten over ongelukken en beroepsziekten (die tot arbeidsongeschiktheid hebben geleid), zo lang deze gegevens maar niet herleidbaar zijn naar bepaalde personen. Voorts kan de werkgever medewerkers verplichten volledige openheid tegenover (bedrijfsarts van) de arbodienst in acht te nemen. Dergelijke informatie is vertrouwelijke en mag niet doorgegeven worden, tenzij de medewerker hiermee uitdrukkelijk heeft ingestemd. Dat neemt niet weg dat de arbodienst de mogelijkheid heeft om ter voorkoming van ongevallen en beroepsziekten gegevens aan de werkgever te verstrekken. Door persoonlijke gegevens daaruit weg te laten moet voorkomen worden dat vertrouwelijke gegevens openbaar worden.
Regeling van ziekteverzuimbegeleiding
Ziekteverzuimbegeleiding is in eerste instantie bijstand voor de medewerker. Aan de andere kant is de begeleiding natuurlijk tevens een vorm van controle op het wel of niet ziek zijn of zelfs tegenwerken van het herstel door de medewerker. De ziekteverzuimregeling gaat in op vragen als: wie doet wat, waar en wanneer, op welke wijze? Bij de begeleiding moet de arbodienst bijstand verlenen. Dat betekent echter niet dat de arbodienst de controle moet verzorgen, aangezien de werkgever dit voor zijn rekening kan (laten) nemen. Nadat de werkgever de medewerker bij de uitvoeringsinstelling ziek heeft gemeld, kan deze eveneens tot controle overgaan.
Werkgevers hebben in grotere mate financieel belang bij een lager ziekteverzuim, Zij moeten het loon doorbetalen gedurende twee ziektejaren. Het toekennen van een WIA-uitkering kan ook tot hogere kosten leiden (2.2.5.1.B.). Werkgevers kunnen overgaan tot maatregelen waardoor zieke medewerkers eerder voor behandeling in aanmerking komen, zoals het geven van aanwijzingen waar zij het snelste geholpen kunnen worden gezien de lengte van de wachtlijsten. Ook kunnen medische of psychische begeleiding ingekocht worden om re-integratie te bespoedigen. De medewerker heeft echter de vrijheid om zelf te kiezen voor de behandelend arts en de behandelmethode (2.2.2.1.B.).
Contact houden met de zieke medewerker
Het is van groot belang dat iedere leidinggevende oog heeft voor en contact houdt met zieke medewerkers. Is een medewerker slechts enkele dagen of weken afwezig, dan zal een kaartje, fruitmand of kort telefoongesprek voldoende zijn. Gaat het om medewerkers die langer afwezig zullen zijn, dan is er meer nodig. In dergelijke omstandigheden volgt een probleem-analyse van de arbodienst en wordt er mogelijk een re-integratietraject gestart om de medewerker weer aan het werk te helpen, als dat tot de mogelijkheden behoort (2.2.2.2.). Zijn er geen mogelijkheden om de medewerker binnen het eigen bedrijf te plaatsen, dan dient er ook gekeken te worden naar passende arbeid bij een andere werkgever (2.2.4.6.).
Los van de contacten die horen bij dit traject, kan er contact onderhouden worden om zo (meer) betrokkenheid te tonen en de binding bij het bedrijf in stand te houden. Als uitgangspunt kan bijvoorbeeld dienen dat iedere leidinggevende binnen drie weken langs gaat bij een medewerker die langer afwezig zal zijn door ziekte. Vervolgens wordt er contact gehouden door vaker langs te gaan, bij voorkeur afgewisseld met bezoekjes door collega’s. De zieke medewerker kan uitgenodigd worden voor jubileea’s van collega’s en andere gelegenheden, mogelijk ook voor werkoverleg.
Voorkomen van ziekteverzuim
Het is natuurlijk van groot belang dat de organisatie leert van het gevoerde verzuimbeleid, als ook van de kennis in de maatschappij. Dit moet omgezet worden in maatregelen ter verbetering van de arbeidsomstandigheden, opdat het ziekteverzuim wordt teruggedrongen. Ongeveer de helft van de arbeidsongeschiktheid vindt overwegend zijn oorzaak in (de omstandigheden op) het werk. De organisatie moet voortdurend bezinnen, bedenken, beslissen en doen, om zo het verzuimen van medewerkers tegen te gaan. Dat wil zeggen dat de organisatie moet blijven leren, terwijl het geleerde in de praktijk wordt toegepast. Het ziekteverzuimbeleid en de uitvoering daarvan vormen een onderdeel van het plan ter verbetering van de arbeidsomstandigheden (5.2.3.), over welke uitvoering daarvan jaarlijks wordt gerapporteerd (5.2.4.).
Psychische redenen die leiden tot verzuim
Een leidinggevende die verbaast reageert als een medewerker zich ziek meldt door psychische klachten heeft twee problemen. Naast de afwezigheid van de medewerker, kent hij ook zijn personeel niet. Daarmee ontneemt hij zich de mogelijkheid om dit verzuim tegen te gaan door tijdig maatregelen te nemen (disability management). Had hij meer interesse getoond, dan was de kans groter dat hij op de hoogte was van de problemen, waardoor hij steun had kunnen geven en op tijd adequate maatregelen had kunnen nemen. Het gaat niet alleen om problemen op het werk zelf, maar ook om problemen thuis. voornamelijk relatieproblemen, overlijden of ziekte van naasten, kunnen de gemoedstoestand ingrijpend veranderen.
Nu is het niet de bedoeling dat iedere manager zich als een ware psycholoog met zijn medewerkers gaat bezighouden, maar het tonen van interesse, geven van steun en snel nemen van maatregelen is wel vereist. Daarbij is het handig om te weten uit welke veranderingen (toekomstige) problemen afgeleid kunnen worden. In dit kader kan er verwezen worden naar de behandeling van werkdruk, waarbij ook stress en burnout aan bod komen (5.2.2.3.).
Lichamelijke redenen die leiden tot verzuim
Medewerkers die minimaal twee keer per week aan sport doen, gezond eten en drinken, normaal minimaal 8 uur per dag slapen, zullen zich doorgaans beter voelen, een hogere weerstand hebben en beter presteren. Het is daarom zaak voor werkgevers om bij te dragen aan een gezond lichaam en geest. Dit kan door voorlichting over voeding te geven, als ook door aandacht te besteden aan de verschillende mogelijkheden die er zijn om actief te worden. Sporten kan gestimuleerd worden door bijvoorbeeld bedrijfsfitness op te zetten, het organiseren van sporttoernooien met andere werkgevers of verschillende vestigingen, de inschrijving voor (hardloop)wedstrijden te betalen, bepaalde (zaken)clubs te sponsoren, etc. Hoewel zonder inspanning geen echt gezond lichaam bereikt kan worden, is de geest juist gebaat bij totale ontspanning. Ook daarvoor bestaan verschillende cursussen en gelegenheden.
Om problemen met het lichaam te voorkomen is het nodig dat de gebruiksvoorwerpen bij het werk ergonomisch zijn, dat wil zeggen dat het juist gebruik van die middelen een minimale belasting voor het lichaam opleveren. Bijvoorkeur kunnen die gebruiksvoorwerpen afgestemd worden op de lengte van de gebruiker en laten die middelen afwisseling toe in de wijze van werken. Hoewel bepaalde gebruiksvoorwerpen gebruikers dwingen in een goede werkhouding, zal voor veel voorwerpen vereist zijn dat gebruikers een goede werkhouding ontwikkelen. Hier schort het vaak aan, waardoor begeleiding naar die werkhouding op zijn plaats is. Hoe goed een werkplek ook is, toch is het van wezenlijk belang dat het lichaam geregeld op een andere manier wordt belast. Het langdurig herhalen van dezelfde handelingen is belastend, zeker wanneer het gaat om werk dat geconcentreerd uitgevoerd moet worden. In het bijzonder als het gaat om zittend werk dient er rekening mee gehouden te worden dat de rug zwaar wordt belast, aangezien zitten op zich al erg belastend is en zithoudingen vaak te wensen overlaten.
Hoofdstuk 5.2. over arbeidsomstandigheden gaat nader in op investeringen die dienen om de arbeidsomstandigheden van medewerkers te verbeteren (5.2.2.).
Verder zoeken
Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 2 over veranderingen die zich in een dienstverband kunnen voordoen. U vindt hierin informatie over:
2.1. Verandering functie, vestigingsplaats, arbeidsduur, etc.
2.2. Ziekte en arbeidsongeschiktheid van de werknemer
2.3. Misdragingen, disciplinaire maatregelen (o.a. schorsing, waarschuwing)
2.4. Verlof (o.a. zwangerschap, zorgverlof, ouderschapsverlof).
2.5. Non-actief stellen van werknemers door de werkgever
2.6. (on)gelijke behandeling / discriminatie
2.7. Aansprakelijkheid voor schade van de werknemer of werkgever
2.8. Overgang van de onderneming en gevolgen voor het arbeidscontract
2.9. Overnemen van arbeidsovereenkomsten
2.10. Staking en andere collectieve acties
2.11. Conflicten tussen medewerkers onderling
Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.