2.2.2.2. Rechten en plichten van de werkgever bij ziekte

Inhoudsopgave 2.2.

Nadat een medewerker zich ziek heeft gemeld, is het voor de werkgever niet een kwestie van afwachten op het herstel. Op de werkgever rusten namelijk tal van verplichtingen die waar mogelijk tot re-integratie moeten leiden.

De werkgever en medewerker dienen een re-integratie-traject te doorlopen, welke procedure hieronder stap voor stap wordt uitgewerkt.

Naast deze re-integratie-procedure, dient de werkgever de re-integratie inhoud te geven. Het gaat om het nemen van maatregelen, geven van voorschriften, aanbieden van andere passende arbeid, etc. Daarop gaat hoofdstuk 2.2.4. in (2.2.4.).

Waar hieronder de procedure met de rechten en plichten van de werkgever centraal staan, gaat hoofdstuk 2.2.2.1. uitgebreid in op de rechten en plichten van een medewerker (2.2.2.1.).

Overzicht van het re-integratie-traject

Blijkt dat een medewerker langere tijd ziek zal zijn, dan geldt het volgende re-integratie-traject. Dit re-integratie-traject kent de volgende stadia:

A. De medewerker wordt ziek

Hij dient zich ziek te melden bij de werkgever, waarvan de arbodienst direct (binnen 7 dagen) op de hoogte wordt gesteld.

B. Beoordeling of er spraken is van (mogelijk) langdurig ziekteverzuim

Voor dat er zes weken verstrijken beoordeelt de arbodienst of er spraken is van (mogelijk) langdurig ziekteverzuim. Daarvoor beoordeelt de arbodienst de gegevens die de werkgever en werknemer beschikbaar gesteld hebben. Is er spraken van kort ziekteverzuim, dan gelden de punten C t/m I niet (2.2.3.).

C. Binnen zes weken geeft de arbodienst een probleem-analyse

Met deze analyse verstrekt de arbodienst informatie over het verzuim, de omstandigheden die daarbij van belang zijn en de mogelijkheden tot re-integratie. Dit vormt de basis voor de afspraken die de werkgever en werknemer gaan maken over re-integratie.

D. Voordat er acht weken verstrijken, komt de werkgever met de werknemer een plan van aanpak overeen

Aan de hand van de probleem-analyse van de arbodienst, gaat de werkgever met de werknemer afspraken maken over de re-integratie van de medewerker. Deze afspraken worden overeengekomen en maken onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst, wat zowel de medewerker als de werkgever daardoor kunnen afdwingen.

E. Evaluatie van het plan van aanpak

Geregeld wordt het plan van aanpak besproken tussen werkgever en werknemer, minimaal eens per zes weken. Deze evaluatie kan tot aanpassing van het plan van aanpak leiden.

F. Na ongeveer 8 maanden, stelt de werkgever het re-integratieverslag op

Het verloop van het re-integratie-traject wordt vastgelegd in het re-integratieverslag. Dit is een soort uittreksel van het re-integratiedossier, dat door de werkgever werd bijgehouden.

G. Na 42 weken, ziekmelden van de medewerker bij uitvoeringsinstelling

Nadat er 42 weken vestrijken dient de werkgever de medewerker ziek te melden bij de uitvoeringsinstelling.

H. Aanvragen WIA-uitkering

Uiterlijk 13 weken voordat de WIA-uitkering ingaat, vraagt de medewerker een WIA-uitkering aan, waarbij hij het re-integratieverslag nodig heeft.

I. Na twee ziektejaren stopt de loondoorbetaling en ontvangt de medewerker mogelijk een WIA-uitkering

De verplichting voor de werkgever om het loon door te betalen eindigt in beginsel na twee ziektejaren. De medewerker komt dan mogelijk in aanmerking voor een WAO-/WIA-uitkering. Hebben partijen zich onvoldoende ingespannen om re-integratie mogelijk te maken, dan kan dat er toe leiden dat de werkgever het loon langer moet doorbetalen.

Dit overzicht wordt hieronder nader uitgewerkt.

A. De medewerker wordt ziek

Nadat een medewerker zich ziek heeft gemeld, dient de werkgever dit direct (binnen 7 dagen) door te geven aan de arbodienst. De dienst verneemt daarmee reeds op de eerste ziektedag dat de medewerker ziek is. Het is ook mogelijk dat de medewerker zich zelf ziek dient te melden bij de arbodienst, naast de ziekmelding bij de werkgever. Nadere informatie over ziekmelding staat in hoofdstuk 2.2.2.1.A. (2.2.2.1.A).

B. Is er spraken van (mogelijk) langdurig ziekteverzuim?

De arbodienst beoordeelt hoelang de ziekte naar verwachting zal gaan duren. Daarvoor stellen zowel de werkgever en werknemer gegevens beschikbaar. De medewerker geeft informatie over de ziekte of gebreken, de werkgever verstrekt informatie over het ziekteverzuim.

Voor dat er zes weken verstrijken beoordeelt de arbodienst of er spraken is van dreigend langdurig ziekteverzuim. Blijkt daaruit dat er een goede kans bestaat dat de medewerker langere tijd ziek zal zijn, dan wordt een re-integratie-traject opgezet. Dat begint met de probleem-analyse die de arbodienst opstelt.

Het re-integratietraject wordt niet doorlopen als het gaat om kort ziekteverzuim. Denk aan gevallen waarbij de medewerker snel weer volledig hersteld zal zijn en daardoor zijn werk kan hervatten. Het heeft ook weinig zin om een re-integratietraject te doorlopen als de medewerker dusdanig arbeidsongeschikt is dat re-integratie redelijkerwijze uitgesloten is, in welke functie dan ook.

C. Begin re-integratie-traject: probleem-analyse door de arbodienst

Met de gegevens die de arbodienst van de werkgever en werknemer heeft ontvangen, kan zij een probleem-analyse maken. Daarin wordt ingegaan op de ziekte, de verwachtingen en daarbij wordt eveneens een advies gegeven voor de re-integratie. De probleem-analyse ontvangt de werkgever voordat er zes weken verstrijken na de aanvang van het ziekteverzuim.

De probleem-analyse geeft als eerste een omschrijving van het probleem, namelijk het verzuim en de relevante omstandigheden die hierbij spelen. Bij de omschrijving van het probleem gaat het om:

de ziekmelding, inclusief mogelijk eerdere ziekmeldingen,
een analyse van de ziekte of gebreken en de verminderde belastbaarheid die dat met zich meebrengt,
de behandeling die wordt gevolgd,
overige omstandigheden, zoals bezwarende omstandigheden op het werk, de motivatie van de werknemer en de relatie met direct betrokkenen.

Aan de hand van deze omschrijving volgt een nadere analyse van het probleem, waarbij gedacht wordt aan:

In hoeverre is herstel te verwachten en op welke wijze kan herstel bevorderd worden en met welke termijnen moet daarbij rekening gehouden worden;
Wat zijn de mogelijkheden tot re-integratie op het werk, wanneer is dat te verwachten;
Wat kan er ondernomen worden om de re-integratie te bevorderen, waarbij onder andere gedacht kan worden aan aanpassingen op het werk of aanpassing van het werk.

Aan de hand van de probleem-analyse geeft de arbodienst advies, wat zij met bepaalde onderdelen uit de probleem-analyse aan de werkgever en werknemer verstrekt. Dit advies dient als basis voor het plan van aanpak dat de werkgever en medewerker met elkaar overeenkomen.

Bepaalde gegevens uit de probleem-analyse zijn vertrouwelijk, zoals gegevens van medische aard die de werknemer aan de arbodienst heeft verstrekt. Deze gegevens dienen niet bij de werkgever terecht te komen, waardoor de werkgever niet alle onderdelen van de probleem-analyse van de arbodienst ontvangt.

D. Plan van aanpak, re-integratiedossier en case-manager

Plan van aanpak

Binnen de eerste 8 weken van het verzuim, stelt de werkgever samen met de werknemer een plan van aanpak op. Het plan van aanpak bevat een doelstelling, waarmee partijen aangeven wanneer zij een bepaalde mate van re-integratie beogen. Dit re-integratie-doel willen zij bereiken met bepaalde inspanningen, wat zij overeenkomen en in het plan vastleggen. De afspraken over de re-integratie van de medewerker, maken onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst. Beide partijen kunnen nakomen van die afspraken vorderen door te verlangen dat de wederpartij de arbeidsovereenkomst nakomt (art 7:658a-2 BW) (art 25-2 WIA)

Uitgangspunt bij het overleg over het plan van aanpak is de probleem-analyse en het advies van de arbodienst over het verzuim en mogelijkheden tot re-integratie. Bij het overleg over het plan van aanpak kan een medewerker van de arbodienst betrokken zijn, die partijen direct van nadere adviezen kan voorzien en zonodig een toelichting op de probleem-analyse kan geven.

Is het door omstandigheden niet goed mogelijk om binnen 8 weken een plan van aanpak op te stellen, dan kunnen de werkgever en werknemer hiervoor meer tijd nemen. Dat dient dan wel gemotiveerd te worden. Zowel de werkgever, werknemer, als de casemanager beschikken over het plan van aanpak, wat ook geldt voor de wijzigingen in dit plan.

Re-integratiedossier

De werkgever dient een map bij te (laten) houden waarin alle gegevens bewaard worden over het ziekteverzuim en de re-integratie van de medewerker (art 25-1 WIA). In dit re-integratiedossier wordt de volledige documentatie aangaande het verzuim en re-integratie bewaard. Daarbij gaat het om gegevens waaruit het verloop van het verzuim afgeleid kan worden, de probleem-analyse van de arbodienst, het plan van aanpak, de re-integratie-activiteiten, etc. In het dossier staan geen medische gegevens over de medewerker, aangezien deze informatie in beginsel vertrouwelijk is (2.2.2.1.A).

Case-manager

Aanwijzen case-manager die de uitvoering en bijstelling van het plan van aanpak bewaakt en als contactpersoon optreedt. Als casemanager kan bijvoorbeeld een personeelsfunctionaris optreden of een leidinggevende. Maar ook een derde, zoals een medewerker van de arbodienst, kan als casemanager fungeren. In het plan van aanpak wordt schriftelijk vastgelegd wie de taak van casemanager op zich neemt.

E. Bespreken plan van aanpak, dat zonodig wordt bijgesteld

De werkgever en werknemer dienen in beginsel iedere zes weken te bespreken in hoeverre het lukt om het plan van aanpak uit te voeren. Deze evaluatie kan er toe leiden dat het plan van aanpak bijgesteld moet worden, wat schriftelijk overeengekomen wordt en waarvan iedere partij een exemplaar ontvangt. De omstandigheden kunnen vereisen dat de evaluatie vaker dan eens per zes weken plaatsvindt, waartoe partijen gehouden zijn.

F. Re-integratie-verslag

Voordat de uitvoeringsinstelling een WIA-uitkering toekent, wil zij weten of de werkgever en werknemer zich wel voldoende hebben ingespannen om tot re-integratie te komen. Daarvoor dient het re-integratieverslag, waarmee de werkgever en medewerker als het ware verantwoording afleggen voor hun re-integratie-inspanningen. Het verslag wordt gebaseerd op de gegevens die in het re-integratiedossier zijn te vinden. Dit re-integratieverslag wordt opgesteld zodra de medewerker 20 maanden door ziekte of gebreken niet kan werken. Het plan ontvangt de medewerker, uiterlijk Uiterlijk vijftien weken vóór het verstrijken van de wachttijd (art 25-3 WIA) .

In het re-integratieverslag staan als eerste algemene gegevens. Het gaat om informatie over de betrokken partijen, oftewel de naam, adres en andere relevante gegevens van de werkgever, werknemer en de arbodienst. Daarbij wordt ook een omschrijving gegeven van de organisatie van de werkgever. Informatie over de medewerker, ziet voornamelijk op zijn functie, zijn kennis en zijn vaardigheden.

Na deze algemene gegevens gaat het verslag in op het re-integratietraject, dus de ziekmelding, de probleemanalyse en het plan van aanpak. Bovendien wordt er uitgewerkt wanneer en op welke wijze het plan van aanpak is aangepast en wordt de laatste evaluatie van het plan opgenomen in het re-integratieverslag.

Het plan wordt afgesloten met verschillende oordelen. Zo geeft de arbodienst zijn mening over de belastbaarheid van de medewerker en de mogelijkheden die resteren om te kunnen werken. In het bijzonder gaat de arbodienst in op de mogelijkheden tot herplaatsing bij de werkgever. De arbodienst geeft ook aan wat zij vindt van de kwaliteit van de arbeidsverhouding tussen werkgever en werknemer. Over dat laatste geeft de werkgever eveneens zijn mening. De medewerker krijgt de kans om over de verschillende onderdelen van het plan zijn mening te geven.

G. Ziekmelden medewerker bij uitvoeringsinstelling

Uiterlijk op de eerste dag nadat de medewerker 42 weken ziek is moet de werkgever mededelingen doen over de ziekte.

Mogelijk is de medewerker niet gedurende 42 achtereenvolgende weken ziek geweest, omdat hij tussentijds gewerkt heeft. Als de medewerker langer dan 4 weken heeft gewerkt, dan telt de voorgaande ziekteperiode niet meer mee. De werkgever begint opnieuw met het tellen van 42 ziekteweken. De ziekmelding geschiedt dan ook later. Wordt een medewerker binnen 4 weken na zijn herstel weer arbeidsongeschikt, dan worden de onderbroken periodes van arbeidsongeschiktheid bij elkaar opgeteld. De 42 ziekteweken beginnen dan niet opnieuw. Doordat de gewerkte periodes zelf niet mee tellen zal er meer tijd verstrijken voordat er 42 ziekteweken zijn geteld.

Eindigt de arbeidsovereenkomst van een zieke medewerker, dan moet dit gemeld worden bij de uitvoeringsinstelling. Dit gebeurt uiterlijk op de laatste “werkdag” voordat de arbeidsovereenkomst eindigt. De melding is van belang voor de ziektewet-uitkering waarop de medewerker eventueel aanspraak maakt. Deze melding vindt plaats, ook wanneer de medewerker nog niet ziek gemeld is bij de uitvoeringsinstelling.

H. Aanvragen WIA-uitkering

Een medewerker dient een WIA-uitkering aan te vragen bij de uitvoeringsinstelling. Dat doet hij minimaal 13 weken voor de datum waarop de WIA-uitkering kan ingaan (art 64-3 WIA) . Doorgaans is dat voordat er 21 maanden ziekte verstrijken. Het behoort tot de mogelijkheden om de WIA-uitkering in overleg met de werkgever later aan te vragen, wat wel betekent dat de werkgever het loon langer gaat doorbetalen. Nadere informatie over het aanvragen van een WIA-uitkering staat in hoofdstuk 2.2.5. (2.2.5.)

I. Stoppen met doorbetalen van loon en verkrijgen WIA-uitkering?

Mocht een werkgever (en werknemer) zich te weinig ingespannen hebben om de re-integratie van de medewerker te bereiken, dan kan dat tot gevolg hebben dat de WIA-uitkering later ingaat. Dat betekent dat de werkgever het loon langer dan twee jaar moet doorbetalen, tot maximaal een verlenging van een jaar (totaal drie jaren). Dat kan zich ook voordoen als het re-integratieverslag gebreken vertoont.

Deze opschorting van het uitbetalen van de WIA-uitkering, brengt geen verandering in de data waarop wordt vastgesteld of er recht op een WIA-uitkering bestaat. In hoofdstuk 2.2.5. wordt nader ingegaan op de vraag wanneer de wachttijd van twee jaren (104 weken) wordt verlengd (2.2.5.).

Bijhouden re-integratiedossier

Zolang de medewerker in dienst is, blijft de werkgever gehouden zich in te zetten voor herplaatsing in eigen of andere passende arbeid. Deze re-integratieverplichting geldt dus ook wanneer de medewerker reeds een WIA-uitkering krijgt. De werkgever blijft verslag leggen van de re-integratie-inspanningen door daarvan aantekeningen bij te houden in het re-integratiedossier en door jaarlijks een re-integratie-verslag op te stellen.

Voor een werkgever die eigen-risico-drager is geworden gelden er nadere voorschriften. Deze werkgever dient zich namelijk ook na het einde van het dienstverband te blijven inzetten voor re-integratie van de medewerker. De werkgever is langer gehouden om het re-integratiedossier bij te houden en jaarlijks een re-integratieverslag op te stellen, zelfs wanneer de medewerker ergens anders werk heeft gevonden. Het vinden van werk bij een ander betekent doorgaans wel dat de werkgever aan zijn re-integratieplicht heeft voldaan, oftewel hij hoeft dan geen maatregelen meer te nemen. Verliest een medewerker zijn werk weer, dan herleeft de verplichting voor de werkgever om zich in te spannen voor re-integratie van de medewerker.

Ondersteuning door arbodienst

Werkgevers worden dus verplicht om van re-integratie werk te maken. Om aan die verplichting te voldoen dient er nauw samengewerkt te worden met de arbodienst (art 25-5 WIA).

De arbodienst krijgt op de eerste ziektedag een ziekmelding. Voordat er zes weken verstrijken bepaalt de arbodienst of er langdurig ziekteverzuim dreigt, in welk geval het ziektegeval nader wordt geanalyseerd. Voor deze analyse ontvangt de arbodienst gegevens van de werkgever over het ziekteverzuim op het werk, alsmede gegevens van de werknemer over de ziekte en gebreken. De probleem-analyse wordt naar de werkgever gestuurd. Het gaat hier om een omschrijving van het probleem en adviezen over het te volgen re-integratie-traject.

Gedurende het re-integratie-traject ondersteunt de arbodienst de werkgever bij het opstellen en bijwerken van het plan van aanpak. Alsmede bij het bijhouden van het re-integratiedossier en het re-integratieverslag dat op grond van het re-integratiedossier wordt vastgesteld. De arbodienst dient de werkgever te informeren over de verschillende stimulerende maatregelen die de uitvoeringsinstelling kan verstrekken ter bevordering van de re-integratie van de medewerker (2.2.4.). Met de medewerker heeft de arbodienst minimaal eenmaal per zes weken contact om het verzuim en de re-integratie te bespreken.

Gezien de specialistische kennis die bij een arbodienst aanwezig is, zullen veel werkgevers er voor kiezen om bepaalde taken door de arbodienst te laten verrichten. Denk aan het opstellen van een plan van aanpak en bijhouden van het re-integratiedossier, alsmede het samenstellen van een re-integratieverslag.

Inhoud van de re-integratie

Dit hoofdstuk behandelde de procedure die bij re-integratie wordt doorlopen. Datgene wat er wordt afgesproken in het plan van aanpak en hetgeen in het re-integratiedossier komt, staat centraal in hoofdstuk 2.2.4. Daar gaat het om het nemen van maatregelen, geven van voorschriften, aanbieden van passende arbeid, etc. (2.2.4.).