Einde contract
Hieronder wordt ingegaan op onderwerpen die spelen, wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt. Informatie over de vraag “of” en “hoe” er een einde aan de arbeidsovereenkomst komt staat in hoofdstuk 3 (3.).
Afscheidsgesprek, terugvragen eigendommen en overdragen van het werk
Een afscheidsgesprek dient enerzijds de medewerker die geïnformeerd wordt over de eindafrekening en zo een waardig en positief afscheid krijgt op zijn laatste werkdag. Anderzijds is dit exitgesprek van belang om de mening van de medewerker over de organisatie te horen, aangezien medewerkers die vertrekken vaak kritisch zijn.
Een organisatie kan ook verder gaan bij het nemen van afscheid van personeel, bijvoorbeeld door het organiseren van een afscheidsborrel. Ook dat kan dienen om de mening van de medewerker over de organisatie bij te stellen, zodat hij later eerder in positieve zin aan de organisatie terug denkt en spreekt. Het kan ook de terugkeer van een medewerker bespoedigen, vooral als zij weten dat de deur voor hen open staat. Werkgevers die terugkeer van een werknemer wensen, kunnen dit aanzienlijk bevorderen door contact met vertrokken medewerkers te houden. Bijvoorbeeld door ongeveer 6 maanden na het afscheid, de medewerker op te bellen om te informeren hoe het gaat, wat mogelijk jaarlijks wordt herhaald. Ook het uitnodigen van ex-collega’s bij borrels, jubileums en sportdagen kan de “boemerang” van medewerkers bespoedigen. Een goed afscheid en het onderhouden van contacten is bovendien een positief signaal tegenover de rest van het personeel. Zij zien daarmee dat de organisatie waardering toont voor de inzet van medewerkers en de belangstelling niet eindigt zodra er aan die inzet een einde komt.
Reeds voor het afscheidsgesprek kan de werkgever de medewerker verzoeken om eigendommen van de werkgever terug te geven, zoals werkkleding, gereedschap, materiaal etc. Mocht de medewerker dit niet doen, dan kan de werkgever hem meedelen dat een (gedeelte) van de eindafrekening achter gehouden wordt, tot dat dit wel is gebeurd. Of het ook verstandig is dit feitelijk te doen, hangt af van de omstandigheden van het geval. Daarbij moet de werkgever letten op de waarde van de spullen en het bedrag van de eindafrekening. Het volgende artikel kan dienen om hierover meer duidelijkheid te verschaffen. Dit artikel kan bijvoorbeeld een plaats krijgen in de modellen van arbeidsovereenkomsten, zoals die elders worden weergegeven: contract bepaalde tijd of contract onbepaalde tijd (1.3.2.).
“Artikel …
Bij het einde van de arbeidsverhouding tussen partijen geeft de werknemer alle in zijn bezit zijnde eigendommen van de werkgever spoedig aan de werkgever terug, hetgeen ook geldt voor schriftelijke stukken, programma’s, tekeningen en dergelijke die de werknemer bij de arbeid heeft gebruikt of verkregen.”
Als de arbeidsovereenkomst eindigt door het verstrijken van de tijd waarvoor de overeenkomst is aangegaan (bijv. na 1 jaar), dan is het vaak verstandig om dit aan te kondigen. Zo worden misverstanden voorkomen over de vraag of de arbeidsovereenkomst na dat jaar van rechtswege eindigt (3.2.). Hoe en wanneer een werkgever dit doet, bepaalt hij zelf. Het nadeel van lang van tevoren aankondigen is mogelijk een negatieve werkhouding van de medewerker in de laatste periode. Het voordeel hiervan is dat de medewerker niet “overvallen” wordt en ook reeds naar ander werk kan uitzien.
Voor het overdragen van het werk is het van belang hierover tijdig nadere afspraken te maken. Dat betekent bijvoorbeeld dat de medewerker een overzicht maakt van lopende zaken, contactpersonen, bijzonderheden etc. Mogelijk kan de medewerker betrokken worden bij het inwerken van de vervanger. Gaat het om een medewerker die de organisatie naar buiten vertegenwoordigt en daarbij nauwe contacten met derden onderhoudt, dan is het raadzaam om af te spreken dat hij zijn vertrek bij deze derden aankondigt en er voor zorgt dat de vervanger de contacten soepel kan overnemen. Bij voorkeur wordt de vervanger voorgesteld aan belangrijke contactpersonen.
Eindafrekening
De werkgever dient voor een eindafrekening te zorgen waarin hij aan de medewerker datgene uitbetaalt waarop deze recht heeft. Het gaat hier om het betalen van loon en andere vergoedingen, nadat hierop de loonheffing en premies werknemersverzekering zijn ingehouden.
Vakantierechten
Bij het einde van de arbeidsovereenkomst wordt de vakantiebijslag uitbetaald. Ook de resterende vakantiedagen worden in geld uitgekeerd. In overleg kunnen partijen bepalen dat de vakantiedagen waarop de medewerker recht heeft zo veel mogelijk worden gebruikt voordat de medewerker vertrekt. Mogelijk wil de medewerker doorwerken en zijn vakantierechten uitbetaald krijgen, hoewel de werkgever wil dat de medewerker zijn vakantierechten zo veel mogelijk opneemt. Omgekeerd is het mogelijk dat juist de werkgever wil dat de medewerker door blijft werken. Komen partijen er onderling niet uit, dan kan de werkgever de vakantie vaststellen, waarbij hij redelijk te werk moet gaan. Op het recht op vakantie en het einde van de arbeidsovereenkomst gaat hoofdstuk 4.2. nader in (4.2.3.).
Spaarregelingen die nog lopen
Voor deze regelingen geldt dat de werkgever deze direct of op termijn kan uitbetalen (4.5.4.2.). Er is alleen loonbelasting en dergelijke verschuldigd, als de uitkering bovenmatig is. Wat dit concreet inhoudt zal verschillen per regeling en per reglement, dat voor die spaarregeling is opgesteld.
Geven van een (opgebouwde) vergoeding: gouden handdruk
Bij het einde van de arbeidsovereenkomst kan er een vergoeding aan de medewerker gegeven worden. Deze is mogelijk als gouden handdruk te zien. Bij excessieve vertrekvergoeding geldt met ingang van 2009 dat de werkgever hierover 30% extra belasting dient te betalen. Deze pseudo-eindheffing wordt alleen betaald wanneer de vertrekvergoedingen hoger zijn dan één jaarloon en het jaarloon minimaal € 522.000,- is.
Bij het vaststellen van de hoogte van een vergoeding wordt er vaak aansluiting gezocht bij formule die kantonrechters gebruiken als zij de arbeidsovereenkomst ontbinden:
A (gewogen dienstjaren) x B (loon) x C (correctiefactor) = schadevergoeding
Hierbij geldt een maximum, namelijk het bedrag dat de medewerker zou hebben ontvangen tot aan de leeftijd waarop hij met pensioen gaat. Een nadere uitwerking van de formule vindt u in hoofdstuk 3.3.2. over ontbinding (3.3.2.).
De vergoeding die de medewerker ontvangt is in beginsel belast met loonheffing, wat partijen vaak willen voorkomen. Dat doen zij door de vergoeding niet aan de medewerker over te maken maar onder te brengen bij een pensioenfonds of verzekeringsmaatschappij. Deze kent de medewerker een periodieke uitkering (stamrecht) toe, welke meteen of later ingaat. Dan wordt doorgaans niet op de eenmalige vergoeding bij vertrek, maar op de latere uitkeringen loonbelasting en premies volksverzekering ingehouden.
Het is mogelijk dat partijen gedurende de duur van het arbeidscontract een vergoeding hebben opgebouwd welke bij het einde van de arbeidsovereenkomst ineens wordt uitbetaald. Dit is als het ware een soort verzekering ter verzachting van de gevolgen bij het einde van de arbeidsovereenkomst. De opbouw van die verzekering (dus betalen van de premies) behoort niet tot het loon en is daardoor onbelast is. Komt de verzekering tot een eenmalige uitkering, dan is dat wel belast met loonheffing. Een uitzondering op het belast zijn van de uitkering, doet zich voor als de arbeidsverhouding eindigt door het overlijden of invalide geraken van de medewerker, onder de voorwaarde dat de uitkering niet hoger is dan het loon over een kwartaal (3.6.). Dat betekent dat dan zowel de premies die betaald worden voor deze uitkering, als ook de uitkering zelf niet belast worden. Het loon over een kwartaal is ook van belang, wanneer partijen een eenmalige uitkering opbouwen welke (ook) tot uitkering komt ingeval van (vervroegd) pensioen of VUT. Als de uitkering die partijen daarvoor opbouwen hoger is dan het loon over een kwartaal, dan geldt de omkeerregel niet, waardoor de premies tot het loon behoren en de uitkering bij vertrek onbelast is, tenminste voor zover hierover reeds belasting is betaald.
Voor de inhouding van premies werknemersverzekering geldt dat een schadevergoeding waarop de medewerker geen recht heeft volgens de arbeidsovereenkomst of wet, niet belast is. Daarover worden dus geen premies werknemersverzekeringen ingehouden, ook niet als het bedrag in één keer wordt uitbetaald. Wel belast is een schadevergoeding die volgt uit een sociaal plan of die de werkgever moet betalen omdat hij een wettelijke ontslagregeling heeft overtreden.
Er bestaat een fiscale heffing van 52% over de ontslagvergoeding wanneer 52-plussers ontslag krijgen wegen hun leeftijd en een vergoeding meekrijgen. In hoofdstuk (3.3.2.) wordt hier dieper op ingegaan.
Verschuldigd zijn van een schadevergoeding
De werkgever kan een schadevergoeding aan de medewerker verschuldigd zijn vanwege de wijze waarop de arbeidsovereenkomst is geëindigd. Hij kan dit bedrag ineens uitkeren, na het inhouden van loonbelasting en premies volksverzekering. Het is mogelijk dat de schadevergoeding gedeeltelijke als een immateriële schadevergoeding is aan te merken. Over dit deel van de vergoeding ter verzachting van het toegebrachte leed is geen loonbelasting en premies volksverzekering verschuldigd, waarover echter wel vooraf contact opgenomen moet worden met de belastinginspecteur
Vaak is de werkgever een schadevergoeding verschuldigd door overtreding van de wet, in welk geval er op die schadevergoeding geen premies werknemersverzekering ingehouden worden. Deze premies werknemersverzekeringen worden wel ingehouden als de schadevergoeding verschuldigd is doordat de werkgever de wettelijke ontslagregels niet in acht nam bij het ontslag.
In het algemeen wordt er aangeraden om van de werkgever te verlangen dat hij een fiscaal belaste vergoeding van enige omvang bij een pensioenfonds of verzekeraar onderbrengt. Anders wordt er mogelijk ineens veel belasting betaald, terwijl het fiscaal aantrekkelijker is om belasting te betalen over de periodieke uitkeringen (pensioen). Dan wordt er dan niet op de eenmalige schadevergoeding maar op de latere uitkeringen loonbelasting en premies ingehouden (de omkeerregel). Een werkgever is gehouden om aan dit verzoek mee te werken, waardoor hij het verschuldigde bedrag overmaakt naar de door de medewerker aangegeven instelling.
Medewerker die zelf vertrekt levert een bijdrage in de kosten (van een opleiding)
Het arbeidscontract kan bepalen dat een medewerker die het dienstverband opzegt, aan de werkgever een vergoeding verschuldigd is als bijdrage in de kosten die de werkgever voor hem maakte. Het gaat om kosten die de werkgever aan een derde heeft betaald en welke voornamelijk in het belang van de medewerker waren (gezien zijn vroege vertrek). Denk aan de afkoop van het leasecontract van een auto waarin de medewerker reed, of aan een bijdrage in de kosten van een opleiding die de medewerker heeft genoten (6.3.7.1.). De omvang van de kosten moeten wel in verhouding staan tot het loon van de medewerker, dus het bedrag mag niet te hoog zijn. Op terugbetalen van kosten heeft de werkgever geen recht meer, wanneer ook de werkgever in voldoende mate heeft geprofiteerd van die uitgaven.
Verrekenen van te veel betaalde beloningen
Er kunnen zich tal van situaties voordoen waarbij later blijkt dat een werkgever te veel loon heeft betaald. Onder bepaalde voorwaarden mag dat loon verrekend worden met inkomsten die de medewerker nog van de werkgever tegoed heeft (4.1.8.2.). Bijzonder is de situatie waarbij een medewerker een prestatiebeloning voor de toekomst heeft gekregen. Dat is een extra beloning (aan het begin van dat jaar) welke dient ter vergoeding van nog te leveren prestaties voor het lopende jaar (4.1.7.). Ook dan kan een werkgever bevoegd zijn om bij voortijdig vertrek gedurende het jaar, de onverschuldigd (te veel) betaalde prestatiebeloning naar evenredigheid te verrekenen.
Vaststellingsovereenkomst / package-deal
De werkgever en medewerker kunnen strijden over de vraag welke verplichtingen ertussen hun gelden. Zo kan er onenigheid bestaan over de hoogte van de schadevergoeding die de werkgever verschuldigd is, hoe de pensioentoezegging afgefinancierd moet worden, welke afvloeiingsregeling redelijk is, wat de hoogte van de vakantierechten is die uitbetaald moeten worden etc. Partijen kunnen deze geschillen schikken door een regeling te treffen. In dat geval is er sprake van een vaststellingsovereenkomst, waarin de werkgever aan de medewerker een vergoeding toekent, terwijl hij daarnaast tot niets meer gehouden is. Op deze vaststellingsovereenkomst gaat hoofdstuk 7 nader in (7.).
Het heeft duidelijk de voorkeur om in die vaststellingsovereenkomst duidelijk vast te leggen welke verplichtingen partijen op zich nemen en van welke rechten de medewerker (en werkgever) afstand doet. Partijen kunnen een “package-deal” sluiten, waarin zij bijvoorbeeld afspraken maken over de datum waarop de overeenkomst eindigt, tot welke datum de medewerker blijft werken (denk aan verlof of vakantie), alsmede welke afkoopsom (gouden handdruk) de medewerker krijgt. De werkgever heeft dan op het oog verder tot niets meer gehouden te zijn, wat partijen doorgaans schriftelijk vastleggen.
Het is van belang te weten dat toegekende pensioenrechten in beginsel niet afgekocht kunnen worden en dus geen onderdeel van een package-deal uitmaken. Dat betekent dat de werkgever doorgaans de pensioenrechten moet realiseren, zoals hij dat in het verleden heeft toegezegd. Dat kan betekenen dat de medewerker recht heeft op affinanciering van het pensioen, te berekenen tot het einde van de arbeidsovereenkomst. Na die looptijd heeft de medewerker doorgaans geen recht op verdere opbouw van zijn pensioen, hoewel er mogelijkheden tot en soms recht op voortzetting bestaan. Elders wordt nader ingegaan op pensioen en einde van de arbeidsovereenkomst (4.3.6.2.).
Doorgeven vertrek aan uitvoeringsinstelling en ziekenfonds
Eindigt een arbeidsverhouding, dan wordt dit aan de Belastingdienst gemeld. De Belastingdienst zorgt ervoor dat deze melding bij de uitvoeringsinstelling terecht komt. Dit geldt als het dienstverband na 1 januari 2006 is beeindigd. De Melding Sociale Verzekeringen bestaat sinds 1 januari 2006 niet meer. Hiermee kon een werkgever in- of uitdiensttredingen van de medewerkers aan de uitvoeringsinstelling doorgeven.
Het versturen van een verzekeringsverklaring-werkgever naar het ziekenfonds is sinds de invoering van de zorgverzekeringswet niet meer aan de orde, omdat sinds de invoering van deze wet iedereen verplicht is een basisverzekering af te sluiten. Het onderscheid particulier en ziekenfonds bestaat niet meer.
Verder zoeken
Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 4 over de arbeidsvoorwaarden. Oftewel de tegenprestatie waarvoor werknemers bij een werkgever werken op grond van de arbeidsovereenkomst. U vindt in dit deel informatie over:
4.1. Loon (o.a. minimumloon, tijdstip betalen, loon vorderen, beslag)
4.2. Vakantie (o.a. vakantierechten opbouwen en opnemen, vakantiegeld)
4.3. Pensioen (o.a. opbouwen, afkopen, einde dienstverband)
4.4 VUT-regeling
4.5. Afdracht van loonbelasting en premies
Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.