Hoofdstuk 4.1.8.2. Verrekenen vordering op de werknemer met het loon
Een werkgever kan mogelijk een opeisbare vordering op de medewerker verrekenen met een vordering die de medewerker op de werkgever heeft, doorgaans de loonvordering.
Wanneer kan de werkgever verrekenen?
Bij het einde van de arbeidsovereenkomst kan de werkgever zijn vorderingen op de werknemer verrekenen met het nog verschuldigde loon en andere nog te betalen bedragen in de eindafrekening. Indien bijvoorbeeld onverplichte scholingskosten zijn gemaakt en overeengekomen is dat dit verrekend wordt als de werknemer voortijdig vertrekt, dan kan de werkgever dat verrekenen. In veel gevallen is voor scholingskosten overeenkomen dat het bedrag dat is verschuldigd met iedere maand dat de werknemer werkt zal afnemen en er bijvoorbeeld na drie jaar geen verrekening meer zal plaatsvinden. Bepalend is de overeengekomen regeling, tenzij uitvoering daarvan naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is.
Zolang er een arbeidsovereenkomst tussen partijen bestaat, mag verrekening zonder instemming van de medewerker alleen in de volgende situaties (art 7:632 BW):
- De medewerker is aan de werkgever een schadevergoeding verschuldigd. Dat zal doorgaans het gevolg zijn van opzettelijk of bewust roekeloos handelen (2.7.3.) of door het onrechtmatig gebruiken van middelen van de werkgever privé (diefstal). In de praktijk komt bijvoorbeeld het verrekenen van opgelegde verkeersovertredingen het meest voor.
- De medewerker is aan de werkgever een boete verschuldigd als sanctie op misdragingen. Het opleggen van een boete en de bestemming daarvan is mogelijk aan beperkingen gebonden (1.3.5.). Het verrekenen van een boete is aan een maximum gebonden, namelijk maximaal een tiende van het in geld vastgesteld loon dat de werkgever moet voldoen (art 7:632-2 BW). De werkgever dient in dit geval aan de medewerker een afschrift te geven waaruit de medewerker kan opmaken welke boete(s) er zijn opgelegd, op welke datum en voor welke bedragen, alsmede welke bepalingen er zijn overtreden.
- Te veel betaald loon, te veel uitbetaalde verlofrechten / te weinig ingehouden belasting. Het gaat hier steeds om onverschuldigd verstrekte loonbestanddelen. De werkgever kan het verrekenen met het loon (boven het minimum) of kan het te veel betaalde loon vorderen bij de werknemer die het aan de werkgever gaat terugbetalen. Tot dit terugbetalen (i.p.v. verrekenen door de werkgever) is de medewerker niet altijd gehouden (zie de uitwerking hieronder).
- De werkgever heeft een medewerker een voorschot op het loon gegeven dat hij wil verrekenen, wat mogelijk is als dit voorschot en de machtiging tot verrekening schriftelijk is vastgelegd en door de medewerker is ondertekend (4.1.8.4.).
- De huurprijs van een woning, op voorwaarde het maximaal 25 % van het voor de werknemer geldende minimumloon bedraagt. Deze huisvestiging dient gecertificeerd te zijn volgens CAO-normen of de huur dient bij een erkende woningcorporatie ondergebracht te zijn.
- Er zijn nog een paar uitzonderlijke mogelijkheden (art 7:632-1 sub e BW).
Doet bovenstaande zich voor, dan kan verrekening plaatsvinden, ook al stemt de medewerker hiermee niet in.
In andere gevallen kan verrekening alleen plaatsvinden wanneer de medewerker hiermee uitdrukkelijk instemt, bij voorkeur door een schriftelijke volmacht te tekenen. Ook bij een dergelijke volmacht moet de werknemer minimaal het minimumloon ontvangen. Op deze wijze kan de werkgever bepaalde kosten die hij voor de werknemer maakt verrekenen met het loon. De volmacht staat niet in de arbeidsovereenkomst zelf, nu een volmacht een eenzijdige handeling is en niet bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst in dat contract opgenomen kan worden. Dergelijke bedingen zijn nietig. De medewerker kan het (gedeelte van een) beding uit de arbeidsovereenkomst vernietigen door dat mondeling of schriftelijk te verklaren tegenover de werkgever (art 7:632-4 BW). Hij kan er ook voor kiezen om de verrekening door de werkgever aan te vechten, zonder het beding dat ziet op verrekening te vernietigen.
Te veel betaald loon
Een werkgever kan er later achterkomen dat hij te veel loon heeft betaald. Bijvoorbeeld omdat er meer is betaald dan is overeenkomen in de arbeidsovereenkomst of CAO, of dat er te veel vakantiedagen zijn uitbetaald of dat er te weinig loonbelasting is ingehouden. In dat geval zal de werkgever deze betaling willen stoppen en mogelijk ook wensen dat het verrekend of terugbetaald wordt.
Indien een medewerker meer vakantiedagen opneemt dan hij nog heeft staan, dan is er in feite ook te veel loon betaald. De werkgever mag dit verrekenen als dit is overeengekomen in het arbeidscontract of vakantiereglement.
De eerste vraag is of er door het te veel betalen sprake is van een verworven recht. Een verworven recht doet zich voor als door de wijze waarop partijen feitelijk uitvoering aan de arbeidsovereenkomst geven deze gedragslijn voortgezet moet worden. Anders gezegd betekent het dat door de structurele toekenning een afdwingbaar recht is ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan privégebruik van een auto, betalen van een pensioenpremie, betalen volledig loon bij ziekte, toekenning van een bonus, uitbetalen van overwerk en dergelijke. Kan een werknemer stellen dat door het gedrag van de werkgever, die enige tijd arbeidsvoorwaarden toekent, hiermee verwachtingen bij de werknemer zijn geschapen, dusdanig dat de werknemer erop mag vertrouwen dat deze rechten behouden blijven? Bij het antwoord op deze vraag gaat het om de betekenis die partijen aan elkaars gedragingen en verklaringen mochten afleiden. Daarbij wordt er gekeken naar de inhoud van het gedrag (wat is er toegekend en verklaard?), de periode dat het is toegekend (hoe lang?), het voordeel en nadeel voor de werknemer van deze extra toekenning en of de toekenning collectief is. Is het een verworven recht, dan moet het voortgezet worden, tenzij de werknemer nadrukkelijk met het stoppen daarvan instemt. Indien de werkgever heeft verklaard dat het (wederom) eenmalig is, indien het een overduidelijke fout betreft, indien het niet collectief is toegekend, dan mag de werknemer niet snel op voortzetting van deze arbeidsvoorwaarden vertrouwen. Is het geen verworven recht, dan kan de werkgever de verstrekking stoppen en is het eerdere onverschuldigd betaald.
De tweede vraag is of de werkgever de onverschuldigde bedragen niet alleen mag stoppen, maar ook terug mag vorderen. Hoewel in de wet staat dat te veel betaald loon verrekend mag worden als de werknemer maar minimaal het minimumloon en minimumvakantiebijslag blijft ontvangen, gaat deze wettekst niet altijd op. Het kan naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zijn om van de werknemer het te veel betaalde loon terug te vorderen. Normaal zou het op grond van redelijkheid en billijkheid afwijken van de wettelijke tekst (art 7:632 BW) uitzondering moeten zijn. In de praktijk blijkt dat werknemers door rechters beschermd worden tegen terugbetalingen die zij niet hadden voorzien. Het gaat dan normaal gesproken om een situatie waarin de werkgever zelf onzorgvuldig is geweest bij het langere tijd te veel betalen, terwijl de werknemer te goeder trouw kan stellen dat hij er niet op bedacht hoefde te zijn tot terugbetalen gehouden te zijn. Bijvoorbeeld de situatie dat na een jaar ziekte het loon over het eerste ziektejaar wordt doorbetaald, zal niet snel opvallen bij een werknemer die er geen rekening mee zal houden dat er terugbetaald moet worden. In een situatie dat de werkgever toestemming geeft voor vakantie terwijl (niet wordt aangegeven dat) het verlofsaldo ontoereikend is, zal het onterecht betaalde aantal vrije dagen voor een werknemer ook niet snel kenbaar zijn. Krijgt een werknemer daarentegen zonder aanleiding ineens een aanmerkelijk hoger loon overgemaakt, dan is er meer voor te zeggen dat de werknemer niet te goede trouw is, nu er dan kennelijk een fout is gemaakt. Is een maandelijkse arbeidsvoorwaarde voor een korte periode (bijvoorbeeld drie keer) toegekend, dan zal het minder snel onaanvaardbaar zijn om op terugbetaling aanspraak te maken en tot verrekening over te gaan.
Indien een medewerker meer vakantiedagen opneemt dan hij nog heeft staan, dan is er in feite ook te veel loon betaald. De werkgever mag dit verrekenen als dit is overeengekomen in het arbeidscontract of vakantiereglement.
Minimum dat de medewerker dient te ontvangen
De werkgever moet er op toezien dat de medewerker een bepaald minimum inkomen blijft ontvangen. Deze ondergrens aan inkomen geldt alleen als de arbeidsovereenkomst nog niet is geeindigd, omdat bijvoorbeeld een volledige verrekening mogelijk is na het einde van het dienstverband. De ondergrens aan inkomen geldt ook niet voor een voorschot op het loon dat aan de werknemer is betaald, op voorwaarde dat schriftelijk met de werknemer is overeengekomen dat het voorschot op het latere loon in mindering wordt gebracht.
Een werknemer moet minimaal het minimumloon en minimum vakantiegeld blijven ontvangen (art 7:632 lid 2 BW). Deze ondergrens aan inkomen tijdens de diensttijd van de werknemer, geldt voor verrekening. De ondergrens geldt ook voor besteding die de werkgever namens de werknemer doet op grond van een volmacht door de werknemer, als ook voor voorschotten op het loon zonder dat verrekening op later loon overeengekomen is. Deze ondergrens geldt niet bij (loon)beslag, nu het dan gaat om de beslagrijve voet (90 % van de bijstandnorm).
Wat geldt er als de verrekening niet volgens de regels plaatsvindt?
De verrekening die niet volgens de daarvoor geldende regels is uitgevoerd bindt de medewerker niet, die de volledige uitbetaling van het loon kan eisen. Hij kan ook afstand van zijn recht op loon doen. Dit kan uitdrukkelijk gebeuren of kan ook blijken wanneer de medewerker gedurende lange tijd geen bezwaar maakt tegen de verrekening (7.)
Verrekenen en inhouden loonbelasting en premies
Door verrekening kan het zo zijn dat het brutoloon lager wordt waardoor er minder loonbelasting en dergelijke ingehouden hoeft te worden. Dit is het geval, wanneer het verschuldigde bedrag als negatief loon is aan te merken. Is er bijvoorbeeld eerder te veel loon betaald, dan is er toen ook te veel loonbelasting en premies ingehouden en mogelijk zelfs afgedragen. Dit wordt enigszins gecorrigeerd doordat het brutoloon later lager wordt, waardoor er dan minder belasting en premies ingehouden worden (4.5.3.2.D.).
Vindt er verrekening plaats met geld dat de medewerker heeft geleend van de werkgever, dan verlaagt dit het brutoloon niet. De in te houden bedragen worden dan berekend alsof de medewerker het volledige loon krijgt uitbetaald (4.1.8.4.).
Verder zoeken
Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 4 over de arbeidsvoorwaarden. Oftewel de tegenprestatie waarvoor werknemers bij een werkgever werken op grond van de arbeidsovereenkomst. U vindt in dit deel informatie over:
4.1. Loon (o.a. minimumloon, tijdstip betalen, loon vorderen, beslag)
4.2. Vakantie (o.a. vakantierechten opbouwen en opnemen, vakantiegeld)
4.3. Pensioen (o.a. opbouwen, afkopen, einde dienstverband)
4.4 VUT-regeling
4.5. Afdracht van loonbelasting en premies
Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.
