Hoofdstuk 5.1.6.1. Welk besluiten vereisen instemming ondernemingsraad?
Instemmingsplichtig zijn besluiten tot het vaststellen, wijzigen of intrekken van de volgende regelingen of systemen die van belang zijn voor een groep medewerkers, terwijl deze niet uitputtend uit een cao voortvloeit.
De ondernemer moet de ondernemingsraad om instemming vragen, als hij een besluit neemt over:
- Een regeling voor een pensioenovereenkomst, een winstdelingsregeling of een spaarregeling (A.).
- Een werktijd- of een vakantieregeling (B.).
- Een belonings- of een functiewaarderingssysteem (C.).
- Een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of re-integratiebeleid (D.).
- Een regeling over het aanstellings- ontslag- en bevorderingsbeleid, personeelsopleiding of beoordeling, bedrijfsmaatschappelijk werk, werkoverleg en een regeling voor de behandeling van klachten (E.).
- Een regeling over de registratie van, de omgang met en de bescherming van persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen, en een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van personeel (F.).
- De keuze van de preventiemedewerker en diens positionering (G.).
Andere regelingen die lijken op het vragen van instemming, maar waarop de hoofdstukken 5.1.6.2 t/m 5.1.6.4. niet van toepassing zijn:
- Vergelijkbaar met het vragen van instemming, zijn voorschriften die bepalen dat de ondernemer een “positief advies nodig heeft” van de raad, alvorens hij ergens voor in aanmerking kan komen of toe over kan gaan. Zo geldt er voor het vervullen van een instroom- of doorstroombaan, dat de werkgever positief advies van de raad nodig heeft, als hij dergelijke gesubsidieerde arbeid in zijn onderneming wil realiseren (1.10.1.). Ook voor het realiseren van WIW-plaatsen dient de werkgever overeenstemming met de raad te bereiken (1.10.3.).
- Sluiten van een overeenkomst over het combineren van Arbeid en Zorg. De ondernemer kan met de ondernemingsraad overeenstemming bereiken over een regeling voor verschillende vormen van verlof (zorg-, verzuim-, ouderschaps- en calamiteitenverlof). Die regeling kan afwijken van de regeling uit de Wet Arbeid en Zorg (WAZ). Hierop wordt nader ingegaan in hoofdstuk 5.1.11.4., over uitbreiden bevoegdheden van de OR en sluiten overeenkomsten met de OR (5.1.11.4.).
A. Pensioenverzekering, winstdelingsregeling of spaarregeling
Het gaat hier om instemming met het vaststellen, wijzigen of intrekken van een regeling voor een pensioenovereenkomst, een winstdelingsregeling of een spaarregeling (art 27-1 sub a WOR).
Het invoeren, stoppen of wijzigen van een pensioenregeling is instemmingsplichtig. Onder regelingen vallen niet alleen de compleet nieuwe regelingen, maar ook onderdelen daarvan en uitvoeringsovereenkomsten, zodat een wijziging in het toekennen van pensioen, het systeem van het bepalen van de premie of de premieopbouw instemmingsplichtig is. Het betekent dat de ondernemingsraad instemming heeft over alles dat gevolgen kan hebben voor de toekenning, aanspraak en opbouw van het pensioen, derhalve zowel bij pensioenovereenkomst, -verzekeringen en -fondsen. Voorwaarde is wel dat de verandering is te zien als een invoering, wijziging of intrekking van een regeling en dus niet op de uitvoering van een bestaande regeling.
De instemming is niet vereist wanneer de werknemersorganisatie betrokken is geweest bij de verandering van een pensioenregeling, nu de medezeggenschap dan reeds via de vakbond is geborgd. Dat speelt met name voor pensioenfondsen die verplicht gesteld zijn, bijvoorbeeld door een CAO. Aangezien de pensioenfondsen deelnemersraden kennen die de deelnemers (waaronder werknemers) in het pensioenfonds vertegenwoordigen, is het niet wenselijk geacht dat de ondernemingsraad hier ook instemmingsrechten krijgt (4.3.2.2.). Voor nadere informatie over spaarregelingen en winstdelingsregelingen wordt verwezen naar hoofdstuk 7. (7.), als ook naar het hoofdstuk over loonbelasting (4.5.4.3.). Van een “regeling” is geen sprake als deze slechts eenmalig rechten verleent of wanneer deze slechts betrekking heeft op medewerkers die niet als een groep of verschillende groepen zijn aan te merken.
B. Werktijd- of vakantieregeling
Voor een voorgenomen besluit tot het vaststellen, wijzigen of intrekken van een werktijd- of vakantieregeling moet de ondernemer instemming vragen (art 27-1 sub b WOR).
Werktijdenregeling
Voor werktijden gelden diverse voorschriften op grond van de wet (5.3.). Wordt van deze standaardregeling afgeweken, dan gebeurt dat in een cao of in een met de ondernemingsraad overeengekomen collectieve regeling (5.3.2.). Schrijft de cao een regeling voor, dan heeft de ondernemingsraad daarover geen instemmingsrecht. Komt de ondernemingsraad met de werkgever een collectieve regeling overeen, dan is daarmee instemming verleend. Het is evenwel niet mogelijk dat de ondernemer instemming van de raad afdwingt door in beroep te gaan bij de kantonrechter, wanneer de raad niet instemt met een collectieve regeling die afwijkt van de minimumgrenzen van de standaardregeling.
De wet geeft de grenzen aan door het vaststellen van een standaardregeling. Ook de collectieve regeling kan (zal) zich beperken tot het aangeven van grenzen. Worden er regelingen vastgesteld, gewijzigd of ingetrokken binnen deze grenzen, dan moet de ondernemer de raad ook hierover om instemming vragen. Zo kan instemming vereist zijn indien er voor overwerk een regeling wordt getroffen binnen de grenzen van de standaard of collectieve regeling.
Verder is het instemmingsrecht van de raad van belang doordat deze de nodige informatierechten met zich meebrengt. Het bestuur dient de raad bijvoorbeeld vroegtijdig te informeren, als er een deskundige inschakelt wordt, die advies uitbrengt over mogelijke veranderingen van een werktijdenregeling.
Vakantieregeling
De cao kent doorgaans de vakantierechten toe die de werkgever in acht moet nemen, waarbij hij bovendien de wettelijke regeling naleeft. Dat betekent in beginsel dat hij de vakantie na overleg met de medewerkers vaststelt (4.2.2.). Instemming van de ondernemingsraad is vereist, wanneer er een regeling wordt getroffen die niet uitputtend uit de cao voortvloeit en die gaat gelden voor een groep medewerkers. Daarbij wordt gedacht aan (nadere) regelingen voor het opnemen van vakantiedagen, snipperdagen, ATV-dagen en dergelijke, alsook aan de regeling om de onderneming in een bepaalde periode te sluiten opdat iedereen tegelijk met vakantie kan gaan.
Instemming is dus vereist als de ondernemer een regeling opstelt over de vraag hoe en wanneer medewerkers (met behoud van loon) vrij krijgen, of deze regeling verandert of intrekt. Denk aan het opstellen van een regeling hoe en wanneer medewerkers de uren die vrij komen door arbeidsduurverkorting kunnen opnemen. Instemming is niet vereist als de ondernemer er toe overgaat om meer of minder doorbetaalde vrije tijd toe te kennen. Dan verandert hij (eenzijdig) de hoeveelheid primaire arbeidsvoorwaarden, waarover normaal gesproken CAO-partijen onderhandelen.
C. Belonings- of een functiewaarderingssysteem
Bij deze instemmingsbevoegdheid is het van belang dat het slechts ziet op de toe te passen systemen en daarom niet op de toe te kennen hoogte van de beloning (art 27-1 sub c WOR). Bij systemen wordt gedacht aan de wijze waarop er waarde wordt toegekend aan te belonen factoren. Zo geeft een functiewaarderingssysteem doorgaans punten aan bepaalde taken, opdat de onderlinge waarde van functies bepaalt kan worden. Deze waarden (puntentotalen) die het systeem vaststelt zijn van belang voor de hoogte van de beloning, dat een onderwerp is voor cao-onderhandelingen.
Wijziging van het systeem doen zich voor wanneer de grondslag waarop de waarde wordt toegekend veranderd. Bijvoorbeeld als ervaring meer of minder gaat meetellen bij het vaststellen van waarde. Het toekennen van waarden op zich is geen wijziging van het systeem. Daaruit volgt dat de ondernemingsraad geen instemmingsrecht heeft, wanneer er een herwaardering plaatsvindt van alle functies op grond van een ongewijzigd systeem. Dus wanneer er op grond van dezelfde criteria waarde wordt toegekend aan factoren, die uiteindelijk in de beloning tot uiting komen. Het wijzigen van de functiebeschrijvingen kan echter een belangrijke wijziging in de organisatie betekenen, dat een adviesplichtig besluit oplevert (5.1.5.1.).
In veel gevallen schrijft de cao het beloningssystemen of het gebruik van een functiewaarderingssysteem voor. Zo kan een cao prestatiebeloning met zich meebrengen, door het gebruik van een prestatie-beloningssysteem voor te schrijven (art 27-3 WOR). Dat betekent dat het gebruiken van dit systeem niet instemmingsplichtig is. Is dat niet het geval, dan moet de raad om instemming gevraagd worden voor het invoeren van een systeem tot prestatiebeloning (4.1.7.). De instemming betreft de invoering van het systeem en niet de hoogte van de beloning die gekoppeld wordt aan bepaalde prestaties. Het probleem is echter dat de hoogte van de beloning en het gebruik van het systeem van prestatiebeloning nauw met elkaar verbonden zijn. Dat zorgt er voor dat het instemmingsrecht voor de invoering van prestatiebeloning omstreden is.
Een beloningssysteem of functiewaarderingssysteem doet zich niet voor, als een regeling geen waarde toekent aan “te belonen” factoren. Daarmee is gezegd, dat een systeem waarbij onkostenvergoedingen worden toegekend, doorgaans geen beloningssysteem is.
Elders wordt nader ingegaan op functiewaarderingssystemen (6.3.8.2.), geoorloofde loonvormen (4.1.1.) en de wijze waarop het loon wordt vastgesteld (indien deze uit de boeken moet blijken) (4.1.2.).
D. Regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of re-integratiebeleid
Arbeidsomstandigheden
Aanpassingen in het arbobeleid vereisen de instemming van de ondernemingsraad, wanneer de werkgever komt tot het wijzigen, intrekken of opstellen van een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. Een arboregeling doet zich bijvoorbeeld voor wanneer deze voorschrijft wie er wanneer, waar en op welke wijze gehouden is bepaalde taken uit te voeren of procedures na te leven. De regeling behelst concrete afspraken die rechten en verplichtingen vastleggen van betrokkenen, waaronder medewerkers, leidinggevenden, werkgever, arbodienst etc. Een arboregeling is een aantoonbaar uitvloeisel van het gevoerde arbobeleid gericht om gedurende bepaalde of onbepaalde tijd te worden toegepast. Niet instemmingsplichtig is een eenmalige “regeling” die slechts ziet op één concrete situatie en daarmee duurzaamheid mist. Zo was het besluit om de productie te stoppen van 31 december tot 1999 tot aan 2 januari 2000, niet instemmingsplichtig, ook al werden er zo gevaren vermeden die te maken hebben met het millenniumprobleem (“99” naar “00”).
Gaat een ondernemer er toe over om een regeling vast te stellen, in te trekken of te wijzigen die ziet op arbeidsomstandigheden, dan vraagt hij de instemming van de ondernemingsraad (art 27-1 sub d WOR).
Uit hoofdstuk 5.2. blijkt dat de ondernemers niet voor alle onderwerpen een regeling moet vastleggen, zodat de ondernemer hierin ook op andere wijze kan voorzien. Een plan van aanpak stelt hij wel vast, hetgeen als een arboregeling is te zien waarvoor instemming wordt gevraagd. Er wordt vrijwel altijd een regeling getroffen voor de begeleiding van zieke medewerkers. Ook een onderwerp als seksuele intimidatie vraagt bij voornamelijk grote organisaties om formalisatie, door de positie van vertrouwenspersonen, alsmede door gedragsregels en een klachtenprocedure in een regeling vast te leggen (7.). Op het instemmings- en adviesrecht dat ziet op arbeidsomstandigheden gaat hoofdstuk 5.2.5.2. nader in (5.2.5.2.).
Regeling die ziet op ziekteverzuim
Ondernemers voeren binnen het arbobeleid, een beleid gericht op het voorkomen en of beperken van ziekte van werknemers. Daarvoor zullen wij het ziekteverzuim registreren en de gegevens geregeld toetsen. Op ziekteverzuim gaat hoofdstuk 2.2.2.4. nader in (2.2.2.4.).
Gaat een werkgever er toe over om regeling te treffen voor het registreren en voorkomen van ziekteverzuim, dan dient de werkgever hiervoor instemming van de ondernemingsraad te vragen (art 27-1 sub d WOR). Onderdelen die zien op re-integratie van medewerkers, worden tot het re-integratiebeleid gerekend.
Regeling van het re-integratiebeleid
Bij (langdurige) ziekte van een medewerker, dient de werkgever samen met die medewerker een re-integratietraject te doorlopen. Dit traject wordt ondersteund door de arbodienst en dient waar mogelijk tot hervatting van het werk of ander werk te leiden. Op dit traject wordt uitgebreid ingegaan in hoofdstuk 2.2.2.2. (2.2.2.2.). Naast de procedurele kant van de re-integratie (het traject) dient de werkgever inhoudelijk aan re-integratie te werken, door maatregelen te treffen. Denk aan het aanbieden van andere arbeid, inkopen van voorzieningen, aanvragen subsidies, etc. Wat inhoudelijk van de werkgever verwacht mag worden om hervatting van het werk van de zieke medewerker mogelijk te maken, staat in hoofdstuk 2.2.4. (2.2.4.).
Gaat een ondernemer een regeling voor zijn re-integratiebeleid treffen, dan kan dat zien op het re-integratietraject (procedure) als ook op de re-integratiemaatregelen (inhoud). Het opstellen, wijzigen of intrekken van een dergelijke regeling, vereist de instemming van de ondernemingsraad (art 27-1 sub d WOR).
In beginsel is een werkgever gehouden om zich te laten bijstaan door een arbodienst. Met de arbodienst zal hij een re-integratieregeling overeenkomen, welke schriftelijk wordt vastgelegd (art 14-4 AW). De raad heeft geen instemmingsrecht over de vraag of de ondernemer een dergelijke regeling treft, aangezien de werkgever daartoe (in beginsel) gehouden is. De raad heeft echter wel een instemmingsrecht over de vraag op welke wijze de regeling wordt ingevuld of gewijzigd, aangezien ondernemers en arbodiensten daar meer vrijheid kennen.
Verleent de ondernemingsraad geen instemming aan een re-integratieregeling, dan zal de raad of de ondernemer om bemiddeling van de inspectiedienst kunnen vragen. Wordt er geen oplossing gevonden, dan kan de kantonrechter zijn oordeel geven op verzoek van de ondernemer. De kantonrechter moet er nu rekening mee houden dat de ondernemer (in beginsel) gehouden is om een regeling te treffen. Dit kan met zich meebrengen, dat het onthouden van instemming slechts redelijk is, als de ondernemingsraad tegen het voorstel van de ondernemer redelijke en zwaarwegende bezwaren heeft aangedragen. Daarbij dient de raad een haalbaar alternatief voor te stellen, naast het motiveren van de bezwaren en de aangedragen alternatieven.
E. Personeelsmanagementregelingen
Het gaat hier uitsluitend om regelingen voor het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid, personeelsopleiding of – beoordeling, bedrijfsmaatschappelijk werk, werkoverleg, dan wel een regeling voor de behandeling van klachten (art 27-1 sub f t/m j WOR). Een aantal van deze onderwerpen wordt in hoofdstuk 6.3. behandeld (6.3.). Hoofdstuk 7 gaat nader in op bedrijfsmaatschappelijk werk (7.) en de interne klachtenregeling (7.).
Het instemmingsrecht is slechts van belang, wanneer er binnen de onderneming sprake is van formalisatie. Dat wil zeggen van het vastleggen van regels waarmee gedrag wordt gestandaardiseerd, teneinde eenheid te krijgen en rechten te waarborgen. Voor alle situaties geldt dat de ondernemer niet verplicht is een regeling te treffen. Gaat hij hiertoe wel over of gaat hij deze regeling wijzigen of intrekken, dan zal hij de ondernemingsraad om instemming moeten vragen.
Twijfelachtig is het of de ondernemer instemming moet vragen als de onderneming stopt met het aanstellen van personeel. Hierbij gaat het vaak niet om een regeling, daar het om een tijdelijke maatregel zal gaan (zonder duurzaamheid).
F. Privacygevoelige regelingen
Het instemmingsrecht van de raad is begin 1998 uitgebreid met het recht op instemming bij het instellen, wijzigen of intrekken van de volgende regelingen:
- Een regeling voor de registratie van, de omgang met en de bescherming van persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen.
- Een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen.
Beide regelingen hangen nauw samen met de privacy van medewerkers (art 27-1 sub k en l WOR).
Ondernemers moeten veel privacy gevoelige informatie van medewerkers registreren. Bij deze registratie van persoonsgegevens gaat het niet alleen om de naam, adres, woonplaats, BSN-nummer en dergelijke, maar ook om gegevens in de loonadministratie (4.5.8.1.), die dienen om vast te stellen op welk loon de medewerker recht heeft. Dat betekent dat de werkgever voor minimaal zeven jaar informatie moet bewaren over bijvoorbeeld werktijden, verlof, ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid, duur van het dienstverband en de functies van de medewerker. Ook beoordelingen worden geregistreerd, waarvan het resultaat in de loonadministratie verwerkt wordt als het recht op een bonus daarvan afhangt. Verder dient de werkgever een kopie te bewaren waarmee hij kan aantonen dat de medewerker rechtmatig in Nederland verblijft en werkt, waarop een foto van de medewerker staat. Bovendien moet een ondernemer een afzonderlijke registratie bijhouden, waarmee inzicht wordt verkregen in de arbeidsdeelname van minderheden in de organisatie. Dit is dienstig bij het nemen van stimulerende maatregelen om tot een betere vertegenwoordiging van minderheden te komen (1.7.4.).
De ondernemingsraad heeft een instemmingsrecht bij het instellen, wijzigen of intrekken van regelingen die zien op de registratie van naar personen herleidbare gegevens. De raad en de ondernemer moeten voorkomen dat persoonsgegevens toegankelijk zijn voor personen die daar geen redelijk (bedrijfs)belang bij hebben. Beschikt de werkgever over een netwerk, dan dient hij persoonsgegevens af te schermen, bijvoorbeeld door met wachtwoorden te werken. Gaat een werkgever de toegang tot persoonsgegevens (anders) regelen, dan is instemming van de raad vereist. Dat geldt niet als de werkgever op grond van een bestaande regeling aan een groep medewerkers wachtwoorden verleent. In beginsel mag een ondernemer geen verandering brengen in de mate waarin persoonsgegevens volgens de geldende regeling beschikbaar zijn, zonder instemming van de raad. Dat betekent bijvoorbeeld dat een ondernemer instemming nodig heeft als hij de bonussen van individuele medewerkers op een hangbord wil gaan publiceren, ook wanneer deze bonussen niet herleidbaar zijn naar een goede of slechte beoordeling van individuele medewerkers. Hij vraagt eveneens om Instemming als hij medewerkers wil verplichten om naambordjes te dragen.
Naast de registratie van persoonsgegevens kan de ondernemer voorzieningen in het leven roepen waarmee hij kan beoordelen in hoeverre medewerkers hun verplichting nakomen. Het gaat daarbij om voorzieningen waarmee de aanwezigheid gecontroleerd kan worden, alsmede om voorzieningen die kunnen dienen ter controle van het gedrag en de prestaties van medewerkers. Gaat een ondernemer er toe over om dergelijke voorzieningen te gebruiken, dan hoeft hij nog geen instemming te vragen. In veel gevallen zal hij het gebruik van deze voorzieningen nader regelen, waardoor hij wel de instemming van de raad nodig heeft. Dit geldt ook wanneer de middelen wel geschikt zijn maar er niet op gericht zijn om het personeel te controleren of te beoordelen. Worden er bijvoorbeeld camera’s geplaatst om het personeel te beschermen, dan kan daarmee ook controle op het personeel plaatsvinden. Hij vraagt instemming aan de raad als hij het gebruik van deze camera’s nader (of anders) gaat regelen (wie gebruikt de camera’s, waarvoor dienen ze en wanneer en hoe worden de opnames bewaard etc). Tot dergelijke regelingen kan hij gehouden zijn om zo de privacy van medewerkers te beschermen. Instemming wordt er ook gevraagd als de werkgever vindt dat de privacy van medewerkers niet in het geding is. Voor nadere informatie over privacy wordt er verwezen naar hoofdstuk 7 (7.).
G. Keuze van de preventiemedewerker en diens positionering
Iedere organisatie moet een werknemer aanwijzen als preventiemedewerker. Het uitgangspunt daarbij is dat het gaat om een medewerker die vanuit de werkvloer de risico’s bij het werk kent. Tot aan 25 werknemers mag de bestuurder ook zelf als preventiemedewerker optreden.
De preventiemedewerker heeft tot taak om te zorgen voor een gezond en veilig werkklimaat. Het gaat in het bijzonder om het adviseren over arbeidsomstandigheden richting de werkgever, bedrijfsarts, ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Het aanstellen van een preventiemedewerker vereist instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, welke natuurlijk toeziet op de deskundigheid en ervaring, als ook opleiding en training. Ook het veranderen van de positie van de preventiemedewerker is instemmingsplichtig, in het bijzonder ook de wijze waarop deze medewerker benaderd kan worden moet nadrukkelijk in de RI&E geregeld worden (art 13 lid 1 AW).
De preventiemedewerker ondersteunt de werkgever bij de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en adviseert betrokkenen over maatregelen en helpt bij de uitvoering van te treffen maatregelen. Dat kan bijvoorbeeld door advies en bijstand bij het geven van werkinstructies, gebruik van beschermingsmiddelen, keuren van machines. De bedrijfsarts zal normaal gesproken minimaal eens per jaar in gesprek gaan met de preventiemedewerker om de risico’s bij het werk te bespreken, mogelijk tegelijk met het overleg met de ondernemingsraad.
Verder zoeken
Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 5 over de medezeggenschap. U vindt in dit deel informatie over collectieve regelingen die voor werkgevers en werknemers gelden op grond van hun arbeidsovereenkomsten:
5.1. Ondernemingsraad (o.a. instellen, advies, instemming, recht op informatie)
5.2. Arbeidsomstandigheden bij de werkgever (o.a. arbobeleid, arbeidsinspectie)
5.3. Arbeidstijden voor werknemers (o.a. vaststellen, veranderen)
Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.
