De loonadministratie omvat meerdere formulieren en berekeningen. Deze loonadministratie wordt in beginsel op één plaats bewaard, gewoonlijk de ruimte waar de computer staat waarmee de loonberekeningen en dergelijke worden gemaakt. Bij de formulieren die bewaard worden gaat het om afschriften die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Hieronder vallen ook de tot vorig jaar verstrekte verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en door medewerkers afgegeven abonnementen en kaartjes als zij een onkostenvergoeding krijgen voor het reizen per openbaar vervoer. Uit het programma en de overzichten die de computer kan uitdraaien dienen de verschillende beloningen en inhoudingen tot uiting te komen. Dit geldt ook voor de afdrachtsverminderingen, eindheffingen en verstrekkingen, onkostenvergoedingen en voor de carpool- of vrij-vervoerregeling. De werkgever bewaart de loonadministratie in beginsel voor 7 jaar, waarbij het dus gaat om de formulieren, computeradministratie, overzichten, berekeningen etc.
De volgende formulieren zijn belangrijke informatiebronnen voor medewerkers, de uitvoeringsinstelling, de belastingdienst of voor de werkgever zelf.
Loonstaat
De loonstaat vermeldt de ontwikkeling (per maand) van het loon in geld en natura, alsmede de fooien, reiskostenvergoedingen en dergelijke. Daarnaast vermeldt de loonstaat de verschuldigde loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering, alsmede gegevens over de medewerker zoals diens naam, adres, woonplaats en BSN-nummer. De loonstaat is als het ware een jaaroverzicht per medewerker, die inzicht geeft in de totalen per beloningstijdvak. Vaak zal de werkgever of administratiekantoor computerprogramma’s gebruiken die de loonstaat onmiddellijk uit kunnen printen. Het is ook mogelijk dat de werkgever naast het programma een basiskaart bijhoudt waarbij hij de loonstroken bewaart.
Loonstrook en jaaropgave
De loonstrook is een overzicht van het loon van de medewerker opgesplitst naar diverse loonvormen, waarbij de overeengekomen of gewerkte uren worden vermeldt en ook wordt aangegeven voor welk tijdvak de loonstrook geldt. Over dit tijdvak wordt, ook het minimumloon berekend dat voor de medewerker van toepassing is, dat eveneens vermeld wordt ook al verdient de medewerker meer (4.1.6.). De loonstrook vermeldt bovendien onkostenvergoedingen, vakantierechten en de ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioen- en VUT-premies. Verder zal de loonstrook de NAW-gegevens van zowel de medewerker als de werkgever bevatten, alsmede het BSN-nummer. De loonstrook wordt doorgaans bij iedere loonbetaling afgegeven, wat echter niet verplicht is als de loonstrook dezelfde bedragen vermeldt als de vorige loonstrook.
De jaaropgave bevat een overzicht van het loon en de ingehouden premies volksverzekering. Deze opgave krijgt de medewerker in februari na afronding van het jaar door de werkgever. Voor de medewerker is de opgave van belang voor de aangifte inkomstenbelasting en eventueel bij het krijgen van bepaalde uitkeringen en subsidies.
Jaarlijkse opgave
Voor de belastingdienst moet er jaarlijks informatie over het loon en inhoudingen opgegeven worden per medewerker. Het gaat hier om de loonbelastingkaarten. Deze wordt per medewerker opgemaakt en in januari verzonden. Naast deze opgave voor (fictieve) medewerkers die onder de loonbelasting vallen, worden de loonbelastingkaarten ook gebruikt voor bepaalde “medewerkers” op wiens loon geen loonheffing wordt ingehouden en afgedragen. Op deze wijze wordt er opgave gedaan voor medewerkers die (over bepaalde periodes in het boekjaar) niet onder de loonbelasting vallen, zoals dat kan gelden voor thuiswerkers en hun hulpen, voor freelancers en anderen. Deze opgave aan de belastingdienst geldt niet voor betalingen aan zelfstandige ondernemers.
Verder zoeken
Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 4 over de arbeidsvoorwaarden. Oftewel de tegenprestatie waarvoor werknemers bij een werkgever werken op grond van de arbeidsovereenkomst. U vindt in dit deel informatie over:
4.1. Loon (o.a. minimumloon, tijdstip betalen, loon vorderen, beslag)
4.2. Vakantie (o.a. vakantierechten opbouwen en opnemen, vakantiegeld)
4.3. Pensioen (o.a. opbouwen, afkopen, einde dienstverband)
4.4 VUT-regeling
4.5. Afdracht van loonbelasting en premies
Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.
