De volgende situaties kunnen zich voordoen in geval van ziekte (arbeidsongeschiktheid).

De medewerker krijgt loon doorbetaald door de werkgever en heeft geen recht op een uitkering van de uitvoeringsinstelling

Gedurende de eerste twee ziektejaren is de werkgever gehouden het loon door te betalen (2.2.2.3.). Dat betekent voor de werkgever dat hij inhoudingsplichtig is en op het loon de premies volks- en werknemersverzekeringen en loonbelasting inhoudt. De werkgever past bij de berekening de witte tabellen toe, waardoor de berekening geheel vergelijkbaar wordt met de situatie waarbij de medewerker niet ziek is. Bovendien zijn de regels voor aftrekbare kosten en onkostenvergoedingen van toepassing (4.5.3.2.).

De medewerker krijgt een uitkering van de uitvoeringsinstelling, terwijl de werkgever geen aanvulling betaalt

In dit geval ontvangt de medewerker geen loon en aanvullingen van de werkgever waarover de werkgever dan ook geen inhoudingen kan doen.

De medewerker krijgt een uitkering van de uitvoeringsinstelling terwijl de werkgever (daarnaast) een aanvulling op deze uitkering betaalt

Op de uitkering die de uitvoeringsinstelling doet houdt de uitvoeringsinstelling loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering in. Omdat de werkgever de uitkering aanvult moet hij op de volgende wijze te werk gaan.

Heeft de medewerker nog een arbeidsovereenkomst, dan is de berekening van premies WW en ZVW als volgt. De premies worden berekend over de aanvulling. Is bij uitzondering de aanvulling plus uitkering hoger dan het premiedagloon, oftewel het loon waarover premies verschuldigd zijn, dan wordt de premie berekend over de maximale premiedagloon minus de uitkering. De uitvoeringsinstelling zal de werkgever informeren over de hoogte van de uitkering, alsmede de franchise die de werkgever bij de berekening van de premies kan toepassen, als ook over de berekening van de verschuldigde loonheffing. De werkgever past de witte tabellen toe over de eerste twee jaar van de arbeidsongeschiktheid en vervolgens de groene tabellen.

Heeft de medewerker geen arbeidsovereenkomst meer met de werkgever, dan wordt de verschuldigde loonbelasting en premies volksverzekering berekend over de aanvulling. De werkgever past daarbij de groene tabellen toe, zonder rekening te houden met de regels voor aftrekbare kosten en onkostenvergoedingen. Er worden geen premies werknemersverzekering op de aanvulling ingehouden.

De medewerker heeft recht op een uitkering van de uitvoeringsinstelling die de uitkering echter betaalt aan de werkgever die op zijn beurt het loon en uitkering aan de medewerker betaalt

In deze situatie is de werkgever volledig inhoudingsplichtig. De werkgever berekent de verschuldigde inhoudingen op de totale som dat hij aan de medewerker uitbetaalt en daardoor ook over de uitkering welke de uitvoeringsinstelling betaalt.

Het gaat om een instantiebetaling, als de uitvoeringsinstelling de uitkering aan de werkgever betaalt, nadat zij hierop de premies werknemersverzekering heeft ingehouden. Dat betekent dat de werkgever na de berekening van de totaal verschuldigde belasting en premies, hierop de premies werknemersverzekering in mindering brengt welke de uitvoeringsinstelling reeds heeft afgedragen.

Betaalt de uitvoeringsinstelling een bruto-uitkering aan de werkgever, dan moet hier de verschuldigde belasting en alle premies nog op ingehouden en afgedragen worden. Dit wordt een werkgeversbetaling genoemd. De uitvoeringsinstelling zal naast de bruto-uitkering ook de door haar verschuldigde werkgeversdeel van de premies aan de werkgever overdragen. De werkgever berekent vervolgens over het loon en de uitkering de verschuldigde belasting en premies en draagt deze af.

De medewerker is gedeeltelijk arbeidsongeschikt en ontvangt loon voor het werk dat hij nog uitvoert en daarnaast krijgt hij een uitkering welke mogelijk wordt aangevuld

In dit geval is de medewerker nog gedeeltelijk werkzaam, waarvoor hij loon zal ontvangen. Gedurende de eerste twee ziektejaren is de werkgever voor het gedeelte dat de medewerker niet kan werken gehouden om het loon door te betalen. Daarbij gaat het in beginsel om 70 % van het loon, tenzij een cao anders bepaalt (2.2.2.3.).

Voor het deel dat de medewerker nog werkzaam is ontvangt hij loon en hierover worden de witte tabellen toegepast, waardoor met heffingskortingen voor werkende rekening wordt gehouden (de belastbare som wordt daardoor lager). Dit deel wordt vergelijkbaar behandeld als de andere medewerkers.

De uitkering en aanvulling worden ook vergelijkbaar behandeld, maar nu vergelijkbaar met medewerkers die volledig arbeidsongeschikt zijn. Dat betekent dat, als de werkgever de WAO-uitkering niet aanvult, de inhoudingen op de uitkering worden berekend volgens de groene tabellen. Krijgt de medewerker wel een aanvulling, dan wordt de inhouding op de WAO-uitkering en aanvulling in het eerste WAO-jaar berekent volgens de witte en in de volgende jaren volgens de groene tabellen. De berekening van de inhoudingen over de uitkering en aanvulling vindt plaats zoals hierboven beschreven. Dit is afhankelijk van het feit of de uitvoeringsinstelling de uitkering direct betaald aan de medewerker, of indirect via de werkgever.

Samenvatting van de wijze van behandeling gedurende verschillende ziektejaren, in WAO-situaties:

Gedurende de eerste twee ziektejaren moet de werkgever de inhouding loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering berekenen over het totale loon. Daarbij past hij de witte tabellen toe (4.5.1.7.). Bovendien zijn de regels voor aftrekbare kosten en vergoeding van onkosten van toepassing (4.5.3.2.).

Gedurende de volgende jaren waarbij de medewerker in dienst blijft bij de werkgever moet de werkgever ook de inhouding loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering berekenen over het totale loon. Dan past hij de witte tabellen toe als de medewerker een aanvulling op de uitkering krijgt en nog niet langer dan twee jaar arbeidsongeschikt is. Krijgt de medewerker geen aanvulling op de uitkering of is de medewerker langer dan twee jaar arbeidsongeschikt, dan past de werkgever de groene tabellen toe (4.5.1.7.).

Treedt de medewerker uit dienst van de werkgever, dan zal de uitkering gewoonlijk niet meer via de werkgever bij de medewerker terechtkomen, maar rechtstreeks door de uitvoeringsinstelling betaald worden (zie hierboven). Betaalt de werkgever echter nog een aanvulling op de uitkering, dan kan de situatie wel zo zijn dat hij de uitkering plus aanvulling aan de medewerker uitbetaalt. In dat geval dient de werkgever de inhouding loonbelasting en premies volksverzekering te berekenen over de uitkering plus aanvulling, waarbij hij de groene tabellen toepast (4.5.1.7.). De verschuldigde premies werknemersverzekering worden dan alleen berekend over de uitkering en dus niet over de aanvulling.

Samenvatting van de wijze van behandeling gedurende verschillende ziektejaren, in WIA-situaties:

Volgens de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen wordt tijdens de eerste 104 weken van de arbeidsongeschiktheid 70% van het loon uitbetaald, hoewel 100% in het eerste jaar is toegestaan. Hierover worden de premies en de loonheffingen berekend volgens de witte tabellen.

Na de 104 weken komt een arbeidsongeschikte medewerker in aanmerking voor een WIA-uitkering. Bij een arbeidsongeschiktheidspercentage van 35 tot 80% is er recht op de regeling werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). Dit is een loongerelateerde uitkering waarin 70% van het laatst verdiende loon of dagloon wordt uitgekeerd. Wordt er nog gedeeltelijk gewerkt, dan wordt dit loon van het oude loon afgetrokken. De loongerelateerde uitkering bedraagt dan 70% van het overgebleven verschil. De premies en de loonheffingen van het inkomen dat naast de loongerelateerde uitkering gegenereerd word, worden berekend volgens de witte tabellen. Voor de loongerelateerde uitkering worden de premies berekend volgens de groene tabellen.

Bij een arbeidsongeschiktheid van meer dan 80% is er recht op de regeling Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA).In deze regeling wordt 75% van het oude loon of dagloon uitgekeerd. De premies en de loonheffingen worden berekend volgens de groene tabellen.