Na de uitwerking van het onderscheid tussen functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken (A.), wordt er ingegaan op het vraagstuk over de invoering van functioneringsgesprekken (B.)
A. Onderscheid tussen functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
De naam functioneringsgesprekken is enigszins verwarrend. Velen denken hierbij aan gesprekken over hoe de medewerker heeft gefunctioneerd. In dat geval gaat het echter om beoordelingsgesprekken zoals hierboven behandeld (6.3.7.3.). Een functioneringsgesprek is niet een bespreking van de beoordeling van een medewerker.
Functioneringsgesprekken dienen er voor te zorgen dat de inhoud van de functie en de omstandigheden waaronder de functie wordt vervuld, leiden tot effectiviteit en efficiëntie van het werk. Zij dienen bovendien om de veiligheid, gezondheid en welzijn van medewerkers te waarborgen. Bij functioneringsgesprekken moet er ook naar het verleden gekeken worden om hiervan te leren en het in de toekomst beter te doen. Het is echter geen beoordeling van datgene wat een medewerker heeft gedaan.
De onderwerpen die partijen bij het functioneringsgesprek kunnen bespreken zijn:
Effectiviteit en efficiëntie
Hierbij gaat het om de vraag, wat een medewerker en de leidinggevende vindt van het geheel aan taken dat de functie vormt. Dit teneinde te bepalen of met het werk datgene wordt bereikt dat er bereikt moet worden (effectiviteit) en of daarbij geen onnodige tijd en middelen worden verspild (efficiëntie). Verder gaat het om vragen of een medewerker beschikt over voldoende tijd, middelen en informatie die nodig zijn teneinde de functie goed uit te kunnen voeren. Daarnaast wordt er mogelijk ingegaan op de wijze waarop er samengewerkt wordt met collega’s en andere afdelingen, als ook ingegaan op recente veranderingen op het werk. Het gaat er om te komen tot maatregelen die effectiviteit en efficiëntie verbeteren.
Veiligheid, gezondheid en welzijn
Naast de vraag naar de effectiviteit en efficiëntie kan het gesprek zich richten op de fysieke en psychische belasting, alsmede op de gevaren voor de gezondheid en veiligheid van derden en voor de medewerker zelf. Het gaat mede om de vraag of de functie past bij de belastbaarheid van een medewerker. Daarnaast kan de sfeer op de afdeling aan de orde komen en kan er ingegaan worden op andere factoren die het welzijn beïnvloeden. Voorgaande kan samengevat worden in de vraag: in hoeverre moeten de arbeidsomstandigheden aangepast worden opdat de veiligheid, gezondheid en welzijn van de medewerker(s) en derden beter worden gewaarborgd?
B. Invoeren systeem van functioneringsgesprekken
Het goed uitvoeren van functioneringsgesprekken kan de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie vergroten en de arbeidsomstandigheden van medewerkers verbeteren. Bovendien is het invoeren van functioneringsgesprekken eenvoudiger dan het invoeren van beoordelingsgesprekken. Het gaat bij functioneringsgesprekken niet om een beoordeling van de één door de ander. Toch kunnen de functioneringsgesprekken snel ondergeschikt worden aan de praktijk van alle dag waardoor een voortgangscontrole op de uitvoering, geen overbodige luxe zal zijn.
Naast het invoeren van de functioneringsgesprekken is het van groot belang om een systeem te ontwerpen waarmee de uitkomsten van de gesprekken verwerkt worden. Het bespreken van de vraag hoe het beter kan, heeft weinig zin als de voorstellen niet onderzocht worden op hun bruikbaarheid en er geen feedback naar medewerkers plaatsvindt. Bepaalde uitkomsten van het ene gesprek kunnen een gespreksonderwerp zijn bij het functioneringsgesprek met een andere medewerker. Op deze wijze wordt duidelijk in welke mate bepaalde onderwerpen door meerdere medewerkers ondervonden en gedragen worden.
Een medewerker kan geruime tijd voor dat het gesprek plaatsvindt op de hoogte gebracht worden van het doel van het gesprek. Daarbij wordt mogelijk gevraagd of hij dit gesprek wil voorbereiden. Hij kan vast nadenken over de inhoud van de functie, de arbeidsomstandigheden, de benodigde middelen en informatie en al het andere dat daarbij van belang is. Uitgangspunt bij het gesprek is dat het gaat tussen twee partijen die allebei een persoonlijke verantwoording dragen voor de effectiviteit en efficiëntie van de functie, alsmede dat beide zich in horen te zetten voor het verbeteren van de veiligheid, gezondheid en welzijn van medewerkers en derden.
Verder zoeken
Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 6 over personeelsmanagement. In dit deel vindt u informatie over personeelsmanagement in het algemeen (6.), naast gerichte informatie over:
6.1 Basis van het personeelsmanagement
6.2. De gewenste inzet van de factor arbeid
6.3. Maatregelen die behoren tot het personeelsmanagement
Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.
