Hoofdstuk 4.5.5. Einde van de arbeidsovereenkomst en loonbelasting
Einde contract
Hieronder wordt ingegaan op onderwerpen die spelen, wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt. Informatie over de vraag “of” en “hoe” er een einde aan de arbeidsovereenkomst komt staat in hoofdstuk 3 (3.).
Afscheidsgesprek, terugvragen eigendommen en overdragen van het werk
Een afscheidsgesprek dient enerzijds de medewerker die geïnformeerd wordt over de eindafrekening en zo een waardig en positief afscheid krijgt op zijn laatste werkdag. Anderzijds is dit exitgesprek van belang om de mening van de medewerker over de organisatie te horen, aangezien medewerkers die vertrekken vaak kritisch zijn.
Een organisatie kan ook verder gaan bij het nemen van afscheid van personeel, bijvoorbeeld door het organiseren van een afscheidsborrel. Ook dat kan dienen om de mening van de medewerker over de organisatie bij te stellen, zodat hij later eerder in positieve zin aan de organisatie terug denkt en spreekt. Het kan ook de terugkeer van een medewerker bespoedigen, vooral als zij weten dat de deur voor hen open staat. Werkgevers die terugkeer van een werknemer wensen, kunnen dit aanzienlijk bevorderen door contact met vertrokken medewerkers te houden. Bijvoorbeeld door ongeveer 6 maanden na het afscheid, de medewerker op te bellen om te informeren hoe het gaat, wat mogelijk jaarlijks wordt herhaald. Ook het uitnodigen van ex-collega’s bij borrels, jubileums en sportdagen kan de “boemerang” van medewerkers bespoedigen. Een goed afscheid en het onderhouden van contacten is bovendien een positief signaal tegenover de rest van het personeel. Zij zien daarmee dat de organisatie waardering toont voor de inzet van medewerkers en de belangstelling niet eindigt zodra er aan die inzet een einde komt.
Reeds voor het afscheidsgesprek kan de werkgever de medewerker verzoeken om eigendommen van de werkgever terug te geven, zoals werkkleding, gereedschap, materiaal etc. Mocht de medewerker dit niet doen, dan kan de werkgever hem meedelen dat een (gedeelte) van de eindafrekening achter gehouden wordt, tot dat dit wel is gebeurd. Of het ook verstandig is dit feitelijk te doen, hangt af van de omstandigheden van het geval. Daarbij moet de werkgever letten op de waarde van de spullen en het bedrag van de eindafrekening. Het volgende artikel kan dienen om hierover meer duidelijkheid te verschaffen. Dit artikel kan bijvoorbeeld een plaats krijgen in de modellen van arbeidsovereenkomsten, zoals die elders worden weergegeven: contract bepaalde tijd of contract onbepaalde tijd (1.3.2.).
“Artikel …
Bij het einde van de arbeidsverhouding tussen partijen geeft de werknemer alle in zijn bezit zijnde eigendommen van de werkgever spoedig aan de werkgever terug, hetgeen ook geldt voor schriftelijke stukken, programma’s, tekeningen en dergelijke die de werknemer bij de arbeid heeft gebruikt of verkregen.”
Als de arbeidsovereenkomst eindigt door het verstrijken van de tijd waarvoor de overeenkomst is aangegaan (bijv. na 1 jaar), dan is het vaak verstandig om dit aan te kondigen. Zo worden misverstanden voorkomen over de vraag of de arbeidsovereenkomst na dat jaar van rechtswege eindigt (3.2.). Hoe en wanneer een werkgever dit doet, bepaalt hij zelf. Het nadeel van lang van tevoren aankondigen is mogelijk een negatieve werkhouding van de medewerker in de laatste periode. Het voordeel hiervan is dat de medewerker niet “overvallen” wordt en ook reeds naar ander werk kan uitzien.
Voor het overdragen van het werk is het van belang hierover tijdig nadere afspraken te maken. Dat betekent bijvoorbeeld dat de medewerker een overzicht maakt van lopende zaken, contactpersonen, bijzonderheden etc. Mogelijk kan de medewerker betrokken worden bij het inwerken van de vervanger. Gaat het om een medewerker die de organisatie naar buiten vertegenwoordigt en daarbij nauwe contacten met derden onderhoudt, dan is het raadzaam om af te spreken dat hij zijn vertrek bij deze derden aankondigt en er voor zorgt dat de vervanger de contacten soepel kan overnemen. Bij voorkeur wordt de vervanger voorgesteld aan belangrijke contactpersonen.
Eindafrekening
De werkgever dient voor een eindafrekening te zorgen waarin hij aan de medewerker datgene uitbetaalt waarop deze recht heeft. Het gaat hier om het betalen van loon en andere vergoedingen, nadat hierop de loonheffing en premies werknemersverzekering zijn ingehouden.
Vakantierechten
Bij het einde van de arbeidsovereenkomst wordt de vakantiebijslag uitbetaald. Ook de resterende vakantiedagen worden in geld uitgekeerd. In overleg kunnen partijen bepalen dat de vakantiedagen waarop de medewerker recht heeft zo veel mogelijk worden gebruikt voordat de medewerker vertrekt. Mogelijk wil de medewerker doorwerken en zijn vakantierechten uitbetaald krijgen, hoewel de werkgever wil dat de medewerker zijn vakantierechten zo veel mogelijk opneemt. Omgekeerd is het mogelijk dat juist de werkgever wil dat de medewerker door blijft werken. Komen partijen er onderling niet uit, dan kan de werkgever de vakantie vaststellen, waarbij hij redelijk te werk moet gaan. Op het recht op vakantie en het einde van de arbeidsovereenkomst gaat hoofdstuk 4.2. nader in (4.2.3.).
Uitbetalen van de transitievergoeding en eventueel een billijke vergoeding
Een werknemer komt normaal in aanmerking voor een transitievergoeding als de werkgever het initiatief neemt om het dienstverband te eindigen (art 7:673 BW). Voor de berekening van deze vergoeding wordt verwezen naar hoofdstuk 3.5.2 over de transitievergoeding en vergoeding naar billijkheid (3.5.2.). Daar wordt ook ingegaan op de billijke vergoeding. Een vergoeding naar billijkheid, is een door de kantonrechter in redelijkheid te bepalen vergoeding.
De vergoedingen zijn belast met loonheffing. Bovendien wordt het bedrag ineens uitgekeerd in het jaar van ontslag, waarover inkomstenbelasting betaald dient te worden. Voorheen werd dat voorkomen door de vergoeding niet naar de werknemer over te maken, maar te storten in een zogenoemde stamrecht bv, die aan de werknemer periodiek uitkeerde. Sinds 2014 geen regeling meer om ontslagvergoeding belastingvrij weg te zetten in zogenoemde stamrecht.
Het geld van de vergoeding kan gebruikt worden om een opleiding te betalen, waarbij de kosten bij de volgende belastingaangifte opgevoerd kunnen worden als aftrekpost. De eerste 250 euro is niet aftrekbaar. Een fiscale partner mag dit bedrag ook aftrekken als dat gunstiger is.
De kosten voor het oprichten van een eigen bedrijf kunnen later ook worden verrekend, zodra de onderneming inkomsten begint te genereren. Een ondernemer betaalt immers alleen belasting over de inkomsten, na aftrek van kosten en investeringen of afschrijvingen.
De vergoeding kan ook voor pensioen worden gebruikt. Voor de duur van de WW-uitkering kan vaak aangesloten gebleven worden bij het pensioenfonds of er kunnen afspraken gemaakt worden bij het einde van het contract dat werkgever voor een bepaalde periode premie blijft betalen.
Bij het pensioenfonds blijven kan voordeling zijn voor bijvoorbeeld 45-plussers. Oudere werknemers betalen vaak dezelfde premie als jongeren, maar bouwen minder lang op. Voor jongeren is pensioen opbouwen via banksparen ook een optie.
Verschuldigd zijn van een schadevergoeding
De werkgever kan een schadevergoeding aan de medewerker verschuldigd zijn vanwege de wijze waarop de arbeidsovereenkomst is geëindigd. Hij kan dit bedrag ineens uitkeren, na het inhouden van loonbelasting en premies volksverzekering. Het is mogelijk dat de schadevergoeding gedeeltelijke als een immateriële schadevergoeding is aan te merken. Over dit deel van de vergoeding ter verzachting van het toegebrachte leed is geen loonbelasting en premies volksverzekering verschuldigd, waarover echter wel vooraf contact opgenomen moet worden met de belastinginspecteur
Vaak is de werkgever een schadevergoeding verschuldigd door overtreding van de wet, in welk geval er op die schadevergoeding geen premies werknemersverzekering ingehouden worden. Deze premies werknemersverzekeringen worden wel ingehouden als de schadevergoeding verschuldigd is doordat de werkgever de wettelijke ontslagregels niet in acht nam bij het ontslag.
Medewerker die zelf vertrekt levert een bijdrage in de kosten (van een opleiding)
Het arbeidscontract kan bepalen dat een medewerker die het dienstverband opzegt, aan de werkgever een vergoeding verschuldigd is als bijdrage in de kosten die de werkgever voor hem maakte. Het gaat om kosten die de werkgever aan een derde heeft betaald en welke voornamelijk in het belang van de medewerker waren (gezien zijn vroege vertrek). Denk aan de afkoop van het leasecontract van een auto waarin de medewerker reed, of aan een bijdrage in de kosten van een opleiding die de medewerker heeft genoten (6.3.7.1.). De omvang van de kosten moeten wel in verhouding staan tot het loon van de medewerker, dus het bedrag mag niet te hoog zijn. Op terugbetalen van kosten heeft de werkgever geen recht meer, wanneer ook de werkgever in voldoende mate heeft geprofiteerd van die uitgaven.
Verrekenen van te veel betaalde beloningen
Er kunnen zich tal van situaties voordoen waarbij later blijkt dat een werkgever te veel loon heeft betaald. Onder bepaalde voorwaarden mag dat loon verrekend worden met inkomsten die de medewerker nog van de werkgever tegoed heeft (4.1.8.2.). Bijzonder is de situatie waarbij een medewerker een prestatiebeloning voor de toekomst heeft gekregen. Dat is een extra beloning (aan het begin van dat jaar) welke dient ter vergoeding van nog te leveren prestaties voor het lopende jaar (4.1.7.). Ook dan kan een werkgever bevoegd zijn om bij voortijdig vertrek gedurende het jaar, de onverschuldigd (te veel) betaalde prestatiebeloning naar evenredigheid te verrekenen.
Vaststellingsovereenkomst / package-deal
De werkgever en medewerker kunnen strijden over de vraag welke verplichtingen ertussen hun gelden. Zo kan er onenigheid bestaan over de hoogte van de schadevergoeding die de werkgever verschuldigd is, hoe de pensioentoezegging afgefinancierd moet worden, welke afvloeiingsregeling redelijk is, wat de hoogte van de vakantierechten is die uitbetaald moeten worden etc. Partijen kunnen deze geschillen schikken door een regeling te treffen. In dat geval is er sprake van een vaststellingsovereenkomst, waarin de werkgever aan de medewerker een vergoeding toekent, terwijl hij daarnaast tot niets meer gehouden is. Op deze vaststellingsovereenkomst gaat hoofdstuk 7 nader in (7.).
Het heeft duidelijk de voorkeur om in die vaststellingsovereenkomst duidelijk vast te leggen welke verplichtingen partijen op zich nemen en van welke rechten de medewerker (en werkgever) afstand doet. Partijen kunnen een “package-deal” sluiten, waarin zij bijvoorbeeld afspraken maken over de datum waarop de overeenkomst eindigt, tot welke datum de medewerker blijft werken (denk aan verlof of vakantie), alsmede welke afkoopsom (gouden handdruk) de medewerker krijgt. De werkgever heeft dan op het oog verder tot niets meer gehouden te zijn, wat partijen doorgaans schriftelijk vastleggen.
Het is van belang te weten dat toegekende pensioenrechten in beginsel niet afgekocht kunnen worden en dus geen onderdeel van een package-deal uitmaken. Dat betekent dat de werkgever doorgaans de pensioenrechten moet realiseren, zoals hij dat in het verleden heeft toegezegd. Dat kan betekenen dat de medewerker recht heeft op affinanciering van het pensioen, te berekenen tot het einde van de arbeidsovereenkomst. Na die looptijd heeft de medewerker doorgaans geen recht op verdere opbouw van zijn pensioen, hoewel er mogelijkheden tot en soms recht op voortzetting bestaan. Elders wordt nader ingegaan op pensioen en einde van de arbeidsovereenkomst (4.3.6.2.).
Doorgeven vertrek aan instellingen
Eindigt een arbeidsverhouding, dan wordt dit aan de Belastingdienst gemeld en eventueel aan het pensioenfonds. Als een werknemer ziek uit dienst gaat, zal dit gemeld moeten worden bij het UWV. Na het einde van een dienstverband moet de werkgever bepaalde gegevens van zijn werknemer bewaren. Voor gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, bestaat een bewaarplicht van zeven jaar na het einde van het dienstverband. Daarnaast moet de werkgever loonbelastingverklaringen en een kopie van een identiteitsbewijs vijf jaar na het einde van de dienstbetrekking bewaren.
Verder zoeken
Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 4 over de arbeidsvoorwaarden. Oftewel de tegenprestatie waarvoor werknemers bij een werkgever werken op grond van de arbeidsovereenkomst. U vindt in dit deel informatie over:
4.1. Loon (o.a. minimumloon, tijdstip betalen, loon vorderen, beslag)
4.2. Vakantie (o.a. vakantierechten opbouwen en opnemen, vakantiegeld)
4.3. Pensioen (o.a. opbouwen, afkopen, einde dienstverband)
4.4 VUT-regeling
4.5. Afdracht van loonbelasting en premies
Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.