4.5.7.

4.5.9.

Inhoud 4.5.

Verplichtingen
De werkgever dient als

Niet in acht nemen van voorgaande kan tot naheffingen en dergelijke leiden (4.5.8.5.).

De werkgever meldt zich aan bij het district van de belastingdienst waar zijn onderneming gevestigd is.De werkgever hoeft zich, per 1 januari 2006, niet meer aan te melden bij de uitvoeringsinstelling (Uitvoering Werknemersverzekeringen: UWV). Het UWV zorgt alleen nog voor de uitvoering van de werknemersverzekeringen, niet meer voor de inhouding van die premies. De belastingdienst draagt zorg voor het innen van de premies en het naleven van de regels daaromtrent. De administratieve gegevens speelt de belastingdienst door aan het UWV.

De belastingdienst zal doorgaans geen genoegen nemen met het verweer van de werkgever dat niet hij, maar bijvoorbeeld een administratiekantoor in verzuim is om tijdig of juist opgave te doen. In dat geval dient de werkgever het administratiekantoor aan te spreken en mogelijk de financiële schade op dat kantoor te verhalen. Het verzuim wordt de werkgever mogelijk niet toegerekend als het administratiekantoor een goede staat van dienst heeft, haar taken vele jaren zorgvuldig uitvoerde, de werkgever navraag deed bij het kantoor over een verzuim en de werkgever vervolgens verkeerd werd voorgelicht.

De loonstaat vermeldt de ontwikkeling (per maand) van het loon in geld en natura, alsmede de fooien, reiskostenvergoedingen en dergelijke. Daarnaast vermeldt de loonstaat de verschuldigde loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering, alsmede gegevens over de medewerker zoals diens naam, adres, woonplaats en SoFi-nummer. De loonstaat is als het ware een jaaroverzicht per medewerker, die inzicht geeft in de totalen per beloningstijdvak. Vaak zal de werkgever of administratiekantoor computerprogramma's gebruiken die de loonstaat onmiddellijk uit kunnen printen. Het is ook mogelijk dat de werkgever naast het programma een basiskaart bijhoudt waarbij hij de loonstroken bewaart.

De loonstrook is een overzicht van het loon van de medewerker opgesplitst naar diverse loonvormen, waarbij de overeengekomen of gewerkte uren worden vermeldt en ook wordt aangegeven voor welk tijdvak de loonstrook geldt. Over dit tijdvak wordt, ook het minimumloon berekend dat voor de medewerker van toepassing is, dat eveneens vermeld wordt ook al verdiend de medewerker meer (4.1.6.). De loonstrook vermeldt bovendien onkostenvergoedingen, vakantierechten en de ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioen- en VUT-premies. Verder zal de loonstrook de NAW-gegevens van zowel de medewerker als de werkgever bevatten, alsmede het SoFi-nummer. De loonstrook wordt doorgaans bij iedere loonbetaling afgegeven, wat echter niet verplicht is als de loonstrook dezelfde bedragen vermeldt als de vorige loonstrook.

De jaaropgave bevat een overzicht van het loon en de ingehouden premies volksverzekering. Deze opgave krijgt de medewerker in februari na afronding van het jaar door de werkgever. Voor de medewerker is de opgave van belang voor de aangifte inkomstenbelasting en eventueel bij het krijgen van bepaalde uitkeringen en subsidies.

Voor de belastingdienst moet er jaarlijks informatie over het loon en inhoudingen opgegeven worden per medewerker. Het gaat hier om de loonbelastingkaartemDeze wordt per medewerker opgemaakt en in januari verzonden. Naast deze opgave voor (fictieve) medewerkers die onder de loonbelasting vallen, worden de loonbelastingkaarten ook gebruikt voor bepaalde "medewerkers" op wiens loon geen loonheffing wordt ingehouden en afgedragen. Op deze wijze wordt er opgave gedaan voor medewerkers die (over bepaalde periodes in het boekjaar) niet onder de loonbelasting vallen, zoals dat kan gelden voor thuiswerkers en hun hulpen, voor freelancers en anderen. Deze opgave aan de belastingdienst geldt niet voor betalingen aan zelfstandige ondernemers.

Een werkgever mag geen medewerkers in dienst nemen die illegaal in Nederland verblijven (1.7.). Daarom zal de werkgever iedere medewerker om de vereiste documenten moeten vragen. Een medewerker is verplicht zich te identificeren. Van de papieren die de medewerker toont maakt de werkgever een kopie, dat hij bewaart bij de loonadministratie. Identificeert een medewerker zich niet, dan betaalt de medewerker veel loonbelasting (4.5.8.3.), De berekening van de premies werknemersverzekering vindt dan dusdanig plaats dat de percentages op het volledige loon worden ingehouden.

Het aannemen van personeel geeft de werkgever door aan:

De werkgever hoeft zich niet meer aan te melden bij de uitvoeringsinstelling (Uitvoering Werknemersverzekeringen: UWV), wat geldt sinds 2006. Het UWV zorgt alleen nog voor de uitvoering van de werknemersverzekeringen, niet meer voor de inhouding van die premies. De belastingdienst draagt zorg voor het innen van de premies en het naleven van de regels daaromtrent. De administratieve gegevens speelt de belastingdienst door aan het UWV. Is de medewerker ziek bij het einde van de arbeidsovereenkomst, dan moet dit wel aan de uitvoeringsinstelling doorgegeven worden, voordat de arbeidsovereenkomst eindigt (2.2.2.).

Het versturen van een verzekeringsverklaring-werkgever naar het ziekenfonds is sinds de invoering van de zorgverzekeringswet niet meer aan de orde, omdat sinds de invoering van deze wet iedereen verplicht is een basisverzekering af te sluiten. Het onderscheid particulier en ziekenfonds bestaat niet meer.

Gaat de werkgever voor het eerste een arbeidsverhouding aan, dan meldt de werkgever zich als werkgever, waarna hij een loonheffingennummer en de nodige papieren krijgt toegestuurd. Vervolgens is de werkgever verplicht om regelmatig aangifte te doen (per tijdvak) en de belasting en premies volksverzekering in te houden en af te dragen. Bij het bepalen van de hoogte van de inhoudingen per medewerker gebruikt de werkgever de loonbelastingverklaring, welke verklaring de werkgever door de medewerker laat invullen.

Met ingang van 1 januari 2009 hoeven de werknemers niet meer nieuwe werknemers bij de Belastingdienst te melden met een eerstedagsmelding. Deze algemene verplichting komt dan te vervallen. In een aantal gevallen kan er wel verplicht worden om maximaal vijf jaar lang eerstedagsmelding te doen:
- als werkgever een vergrijpboete voor het niet of te laat betalen van loonheffingen heeft gekregen;
- als de werkgever strafrechtelijk vervolgd wordt omdat men illigale werknemers in dienst heeft;
- als de werkgever een boete heeft gekregen voor het in dienst hebben van illegale werknemers;
- als de werkgever een naheffingsaanslag heeft gekregen, omdat de werknemers niet in de loonadministratie zijn opgenomen.

Een loonbelastingverklaring ontvangt de medewerker van de werkgever, dat hij invult en teruggeeft. De werkgever bewaart zelf de loonbelastingverklaring en neemt kennis van de heffingskortingen waarmee de medewerker te maken heeft. Voor kleine werkgevers (< 10 medewerkers) geldt dat zij de verklaringen naar de belastingdienst opsturen. Van de heffingskortingen komt de loonheffingskorting in mindering op de berekende loonbelasting en premies volksverzekering, waardoor er minder loonbelasting en premies afgedragen hoeft te worden (4.5.1.5.).

De medewerker verzuimt loonbelastingverklaring in te vullen

Bij hoge uitzondering weigert een medewerker een waarheidsgetrouwe, ingevulde en ondertekende loonbelastingverklaring in te leveren. In dat geval wordt er op het loon de verschuldigde premies werknemersverzekering ingehouden door de werkgever, wat hij vervolgens afdraagt. Bovendien houdt de werkgever 52 % aan loonbelasting en premies volksverzekering in. De werkgever houdt geen rekening met de loonheffingskorting. Voorgaande heeft tot gevolg dat de medewerker veel belasting betaalt.

De medewerker vult de loonbelastingverklaring onvolledig in

Geeft de medewerker wel een loonbelastingverklaring af, dan kan het voorkomen dat hij bepaalde gegevens achterhoudt. Hierdoor kan mogelijk de loonheffingskorting niet bepaald worden, waardoor de werkgever hiermee geen rekening kan houden (4.5.1.5.). De medewerker kan dan aangifte voor de inkomstenbelasting doen, waarbij (mogelijk) wel rekening wordt gehouden met de heffingskortingen. De te veel ingehouden en afgedragen heffing wordt terugbetaald door de belastingdienst.

De medewerker vult de loonbelastingverklaring verkeerd in

Een werkgever die weet dat de medewerker de verklaring verkeert heeft ingevuld verlangt een correcte verklaring. Blijft dat achterwege dan corrigeert de werkgever zelf de verklaring past hij de juiste heffingskortingen toe.

Nieuwe loonbelastingverklaring inleveren

Op verzoek van de medewerker wordt er een nieuwe loonbelastingverklaring ingevuld. Dat is niet nodig als de medewerker opnieuw een arbeidsovereenkomst met de werkgever aangaat, waarbij er nog geen jaar is verstrekken sinds het vorige arbeidscontract is geëindigd.

Bepaalde wijzigingen kunnen leiden tot een verandering van de loonheffingskorting, dat de medewerker aan de werkgever doorgeeft door een nieuwe Loonbelastingverklaring in te vullen. De omstandigheden op het tijdstip waarop de loonbelasting wordt ingehouden moet overeenstemmen met de inhoud van de verklaring. Verzuimt een medewerker een aan hem gegeven nieuwe loonbelastingverklaring in te vullen, dan moet de werkgever uit eigen hoofde een andere heffingskorting toepassen.

Om te bepalen wanneer er inhoudingen over het loon berekend en afgedragen dienen te worden. Is vooral het genietingsmoment van het loon bepalend. Het moment waarop de werkgever het loon uitbetaalt, is het tijdstip waarop de loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering worden ingehouden. Wordt het loon niet uitbetaald maar rentedragend of verrekend, dan is dit het moment van inhouding. Het tijdstip waarop de werkgever de inhoudingen doet, kan ook zijn het moment waarop de werkgever bereidt zou zijn het loon te betalen, als de medewerker om uitbetaling had gevraagd.

Het is mogelijk dat het loon te laat wordt betaald, doordat de medewerker er (arbeidsrechtelijk) aanspraak op kan maken dat het loon op een eerder gelegen tijdstip wordt uitgekeerd. Dan is het moment waarop de medewerker uitbetaling kan eisen, bepalend voor het tijdstip waarop de inhoudingen moeten plaatsvinden.

De werkgever dient op het loon de volgende bedragen in te houden: loonbelasting, premies volks- en werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet (ZVW). Na de inhouding draagt de werkgever deze heffingen af aan de belastingdienst. Dit gebeurt middels een gecombineerde aanslag loonheffing / premies. Deze afdracht geschied per loontijdvak bijvoorbeeld per 4 weken of per maand.

Voor enkele situaties gelden afwijkende loontijdvakken, namelijk voor huispersoneel (loontijdvak is 12 maanden), meewerkende kinderen (loontijdvak is 12 maanden) en binnenvaartschippers (loontijdvak is 6 maanden).

Op het moment dat het loon genoten wordt dient er ook loonheffing over dat zelfde loon en in hetzelfde tijdvak afgedragen te worden. Ook nabetalingen, bijvoorbeeld door een nieuwe CAO of een individuele loonsverhoging, dienen in het loontijdvak waarin deze genoten worden, aangegeven en afgedragen te worden. Voor 2006 wordt echter toegestaan dat een nabetaling verwerkt wordt in het tijdvak waarop de nabetaling betrekking heeft. Echter wel onder bepaalde voorwaarden.

Doen zich wijzigingen voor, dan dienen deze met de aangifte van het loontijdvak waarop deze wijzigingen betrekking hebben bij de belastingdienst gemeld te worden. Zijn er fouten gemaakt of correcties noodzakelijk, dan kunnen deze met een nieuwe aangifte gecorrigeerd worden. Zolang deze nog binnen het loontijdvak valt.

Fouten welke of door u of door de belastingdienst geconstateerd worden kunnen nog gecorrigeerd worden tot en met een periode van 8 weken middels een correctie-bericht. Fouten welke na deze 8 weken geconstateerd worden dienen binnen een door de belastingdienst gestelde termijn hersteld te worden. Bij het niet tijdig doorgeven van correcties kan de belastingdienst , om verschillende redenen, verzuim boetes gaan opleggen. Het gaat om een bedrag van € 1134 euro, als de aangifte loonheffingen niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig is ontvangen, alsmede wanneer het correctie-bericht niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig is ontvangen. Bij het te laat of te weinig betalen van loonheffing is de boete 10% van het te laat of te weinig betaalde met een maximum van € 4.537,- euro.

Blijkt achteraf dat er door fouten van de belastingdienst er te veel is betaald, dan wordt dat bedrag teruggestort of verrekend, in beginsel inclusief de wettelijke rente. Kosten van (juridische) bijstand worden door de belastingdienst vergoed als de dienst ernstig te kort is geschoten. Dat geldt ook wanneer het niet tot een procedure is gekomen.

In dit hoofdstuk gaat het om de situatie waarbij de werkgever te veel of te weinig loonbelasting en premies heeft ingehouden en afgedragen. Voor de situatie dat de werkgever te weinig loon heeft betaald aan de medewerker, wordt verwezen naar hoofdstuk 4.1. (4.1.5.). Heeft de werkgever te veel loon betaald, zie dan hoofdstuk 4.5.3.2.D. over negatief (te veel betaalt) loon (4.5.3.2.D.).

Te veel loonbelasting en premies volksverzekering ingehouden en afgedragen

Doordat de werkgever het te veel ingehouden bedrag reeds heeft afgedragen, kan hij de fout niet zelf corrigeren. De werkgever geeft schriftelijk aan de belastingdienst door dat er een fout is gemaakt bij de berekening en hij verzoekt om teruggaaf. Ook de medewerker kan dit verzoek indienen, om zo een restitutie te krijgen van de te veel ingehouden bedragen. Dit vindt mogelijk plaats door een berekening van de inkomstenbelasting aan het einde van het jaar, waarbij de te veel betaalde belasting en premies gecorrigeerd kunnen worden. Ontstaat er geen eensgezindheid over de vraag hoe hoog de inhouding moet zijn, dan kan de medewerker bezwaar aantekenen en in beroep gaan.

Te weinig loonbelasting en premies volksverzekering ingehouden en afgedragen

In dit geval krijgt de werkgever doorgaans een naheffingsaanslag opgelegd en is hij mogelijk een boete verschuldigd. Er wordt geen of een lage verzuimboete opgelegd als de werkgever het te weinig betaalde zelf meldt en direct betaalt. Voorwaarde is dan wel dat de belastingdienst met het verzuim nog niet bekend is, alsmede dat het verzuim niet groot is (het verschil in aangifte is minder dan € 1134,- euro of 10 % van de totale aangifte). Daarnaast kan een boete ingetrokken of achterwege gelaten worden, als de werkgever afwezigheid van alle schuld aantoont.

De boeten voor het niet, niet tijdig of niet juist doen van aangifte en betalen:
- een verzuimboete van 10 % van de som, voor het niet (tijdig) betalen, met een maximum van € 4537,- euro.
- een vergrijpboete van 25 % als de werkgever grove schuld bij het niet (tijdig) betalen heeft, in geval van opzet een vergrijpboete van 50 %.

Mocht het niet, niet juist of niet tijdig doen van aangifte boven tafel komen, dan gebeurt dat vaak bij de jaarlijkse controle van de loonstaten en dergelijke. Blijkt er van het niet tijdig betalen van een bedrag tot € 1134.- euro, dan zal er doorgaans met een verzuimboete van 10 % volstaan worden. Er wordt dan geen grove schuld of opzet verondersteld. Dat geldt ook als het gaat om een verzuim van tussen de € 1134,- en € 11.334,- euro, waarbij dat verzuim niet meer is dan 10 % van de totaal af te dragen loonbelasting en premies volksverzekering. Is het verzuimde bedrag tussen de € 1134,- en € 11.334,- euro en meer dan 10 % van de af te dragen loonheffing, dan volgt een onderzoek naar het verzuimgedrag. Blijkt er van grove schuld of opzet, dan wordt er niet meer gesproken over een verzuim maar over vergrijp en volgt een vergrijpboete van 25 % respectievelijk 50 %. Bij gebreke van grove schuld of opzet volgt een verzuimboete van 10 % . In geval de te weinig betaalde bedragen boven de € 11.334,- euro komen, gaat het mogelijk om een delict dat vervolgd zal worden.

Het is ongebruikelijk dat de werkgever de te weinig betaalde bedragen doorberekent aan de medewerker. Een werkgever die dit toch wil, neemt hierover contact op met de belastinginspecteur. De werkgever kan te weinig betaalde loonbelasting en premies volksverzekering mogelijk met toekomstige loonbetalingen van de medewerker verrekenen. Daarvoor is nodig dat de medewerker hiermee uitdrukkelijk (schriftelijk) instemt (4.1.8.). Is verrekening niet mogelijk, dan zal de werkgever een vordering bij de medewerker moeten indienen, voor datgene dat hij alsnog voor die medewerker moest inhouden en afdragen. Een dergelijke vordering zal niet slagen, als de medewerker aannemelijk maakt dat hij een nettovergoeding heeft ontvangen, waarover geen inhoudingen moeten plaatsvinden.

Doorgaans wordt de naheffing als eindheffing opgelegd, dat de werkgever niet doorberekent aan een medewerker (4.5.6.).

Te veel of te weinig premies werknemersverzekeringen ingehouden

De uitvoeringsinstelling bepaalt of het totaal van de op de voorschotnota's betaalde bedragen voldoende, dan wel te veel of te laag zijn. In de laatste gevallen volgt er een correctie. Het niet (op tijd) betalen, een onjuiste of onvolledige opgave en overtreding van de 5%-regeling, zijn drie verschillende overtredingen die kunnen leiden tot een boete. Bij de 5%-regeling gaat het om het doorgeven van belangrijke veranderingen in de totale loonsom van meer dan 5 % en minimaal € 2269,- euro. De omvang van de boete is afhankelijk van de aard van de overtreding (welke van de drie). Bij herhaling van een zelfde overtreding zal de boete minimaal verdubbelen. Heeft een werkgever vijf jaar achter elkaar een onvolledige aangifte gedaan en is hij daar na het vierde jaar op gewezen, dan is een herhaling van die overtreding in het vijfde jaar te zien als zijn tweede overtreding. De boete bedraagt bij een derde en meer overtredingen maximaal 10 % van de verschuldigde premies. Bij opzet of grove schuld is het percentage maximaal 50 %. In geval van omvangrijke fraude gaat het om maximaal 100 %, waarbij gedacht wordt aan een verzuim van meer dan 20 % van de totaal verschuldigde premies, wat bovendien meer is dan € 4.537,- euro.

De hoogte van de boete is afhankelijk van de ernst van de gedragingen, de verwijtbaarheid van de werkgever en de omstandigheden waarin hij verkeert. Daardoor volgt er geen boete als hem geen enkel verwijt gemaakt kan worden. Als ook wanneer de omstandigheden waarin de werkgever verkeert dringende redenen opleveren, waarbij van een boete af wordt gezien. De boete blijft mogelijk eveneens achterwege als de werkgever het verzuim herstelt, voordat hij weet of kan vermoeden dat de uitvoeringsinstelling van het verzuim op de hoogte is. Het beleid dat de uitvoeringsinstelling hanteert bij het opleggen van boeten staat in de Staatscourant nummer 221 van 14 november 2000.

De werkgever kan geen verhaal zoeken op de medewerker, aangezien niet de medewerker maar de werkgever de premies verschuldigd is. Een werkgever kan te weinig ingehouden premies dus niet verrekenen met het toekomstige loon van de medewerker. Een medewerker is overigens gehouden om de uitvoeringsinstelling op de hoogte te stellen als zijn werkgever zijn verplichtingen niet nakomt, aangaande de inhouding van werknemersverzekeringen.

Werkt een medewerker met een hoog loon bij meerdere werkgevers, dan kan zich de situatie voordoen dat er te veel premies zijn betaald. Bij iedere werkgever wordt in eerste instantie rekening gehouden met het maximum premiedagloon (€ 159,- euro). Ontvangt de medewerker meer loon, dan betekent dit dat zijn werkgevers te veel premies betalen. Achteraf kan er uitgerekend worden welk evenredig deel van het maximum voor hun rekening komt, oftewel tot welk bedrag zij premies verschuldigd waren. In dergelijke omstandigheden hebben die werkgevers recht op teruggaaf (of verrekening) van de te veel betaalde premies. Door het loon van iedere werkgever uit te drukken in een percentage van het totale loon van de medewerker, kan met die percentages bepaald worden over welk deel van het premiedagloon zij maximaal premies moeten betalen. De werkgever die het meeste loon betaalt, betaalt ook de meeste premies, aangezien voor hem een groter deel van het premiedagloon geldt.

4.5.7.

4.5.9.

Inhoud 4.5.

       Arbeidsrechter.nl  

Informatie zoeken Trefwoorden | Zoekmachine | Inhoudsopgave

Specialisten raadplegen   Email | Telefoon | Bemiddeling

Opleidingen arbeidsrecht   Informatie | Leergang | Specialist

Door gebruik te maken van deze website of andere diensten van ArbeidsConsultancy gaat u akkoord met de algemene voorwaarden, inclusief de uitsluiting van de aansprakelijkheid voor (type)fouten.

Auteursrecht voorbehouden           2010