 4.5.2. |
 4.5.4. |
 Inhoud 4.5. |
|
|
| ||||||||||
4.5.3. Wat wordt er als "loon" gezien?
Loon?Loonbestanddelen die onder de loonheffing vallen (loonbelasting en premies volksverzekering), zijn tevens loonbestanddelen waarop premies werknemersverzekeringen worden ingehouden. Op grond van de Wet Walvis (wet administratieve lastenverlichting sociale verzekeringen) is het loonbegrip voor de belastingdienst en de UWV gelijk getrokken.
Na een overzicht van de bestanddelen die in beginsel "wel" tot het loon worden gerekend (4.5.3.1.), wordt er nader ingegaan op de volgende onderwerpen:4.5.3.1. Wat behoort er tot het loon?
Loon is alle beloningen in geld of natura dat genoten wordt uit hoofde van een arbeidsovereenkomst of een vroegere arbeidsovereenkomst (pensioen, vut). Dit is een brede definitie, welke meer omvat, dan loon in arbeidsrechtelijke zin, waarbij het gaat om een tegenprestatie voor het verrichten van arbeid (4.1.1.).
Onder het loon valt onder andere:4.5.3.1.A. Loon uit vroegere dienstbetrekking
Loon uit vroegere dienstbetrekking ziet op inkomsten die worden genoten doordat er in het verleden sprake is geweest van een arbeidsovereenkomst. In bepaalde gevallen bestaat de arbeidsovereenkomst nog steeds.
Bij loon uit vroegere dienstbetrekking gaat het om:De werkgever of uitkerende instantie is inhoudingsplichtig, dat wil zeggen dat zij de loonbelasting en premies volksverzekering moeten inhouden en afdragen. Het verschilt per beloning of hierop ook premies werknemersverzekering ingehouden worden.
Inkomen op grond van de Wet financiering loopbaanonderbreking en aanvullingen daarop wordt gezien als loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (het arbeidscontract is nog van kracht).
4.5.3.1.B. Waardering loon in natura
Loon in natura is loon anders dan in geld. Het is echter wel nodig dat dit loon in natura in geld wordt uitgedrukt, oftewel gewaardeerd wordt. Daarmee kan de werkgever bepalen hoeveel loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering er ingehouden en afgedragen moeten worden. Deze inhoudingen doet de werkgever op het loon dat hij wel in geld uitkeert. Op het loon in natura komt de eigen bijdrage van de medewerker in mindering. Bij uitzondering is de eigen bijdrage van de medewerker hoger dan de toegekende waarde van het loon in natura, in welk geval er geen sprake is van loon waarover inhoudingen plaatsvinden. Dat gedeelte van de eigen bijdrage dat hoger is als de toegekende waarde van het loon, wordt buiten beschouwing gelaten, dus niet doorberekend naar andere beloningen.
Niet iedere vorm van loon in natura is belast en voor veel vormen van loon in natura gelden speciale waarderingsregels. Hieronder volgt een korte samenvatting. Uitgangspunt daarbij is dat in plaats van een (belastingvrije) verstrekking als loon in natura, de werkgever daarvoor ook een (belastingvrije) vergoeding kan geven waarmee de medewerker die uitgaven zelf betaalt. Vrijgestelde verstrekkingen of vergoedingen zijn in beginsel de uitgaven die gedaan worden om het werk goed te kunnen vervullen, of uitgaven die door de medewerker niet als beloning voor zijn werk worden ervaren.
Er bestaat vaak onduidelijkheid over de vraag op welk bedrag het loon in natura gewaardeerd moet worden. In het algemeen wordt er aangeraden hierover vooraf overleg te plegen met de belastinginspecteur.
Speciale waarderingsregels
Voor de volgende vormen van loon in natura bestaan speciale waarderingsregels, wanneer de voorschriften die daarbij gelden in acht genomen worden. Mogelijk is de waarde nul, waardoor er geen loonbelasting en premies volksverzekering over geheven worden. Bij uitzondering kunnen de volgens de Wet op de loonbelasting niet belaste inkomsten wel belast zijn volgens de Wet op de inkomstenbelasting, waardoor de werknemer later alsnog belasting moet betalen. Er gelden speciale regels voor:
- Verstrekken van (dienst)woning (7.), gas en elektra, telefoon (€ 19,66 alleen abbonement en € 22.69 abonnement en gesprekskosten).
- Verstrekken (hypothecaire)lening aan de medewerker (4.1.8.4.)
- Verstrekken van huisvesting, maaltijden (een warme maaltijd € 3.80, anders € 2.00) en consumpties (zie hieronder) en (werk)kleding (7.).
- Verstrekken van opties, oftewel het recht om tegen een bepaalde prijs aandelen te kopen, waardoor de medewerker van koersverschillen kan profiteren.
- De kosten voor kinderopvang van medewerkers die de werkgever voor zijn rekening neemt (7.)
Auto van de zaak
De bijtelling voor het privé-gebruik van de auto van de zaak behoort vanaf 2006 tot het loon, waarover loonbelasting is verschuldigd. De bijtelling van een ter beschikking gestelde personen- of bestelauto is 25% van de catalogusprijs van de auto. Het gaat om de waarde inclusief BPM en omzetbelasting. Deze bijtelling per kalenderjaar wordt verminderd met de eigen bijdrage van de werknemer voor het privé-gebruik.. Als een werknemer kan bewijzen dat er minder dan 500 kilometer per kalenderjaar privé met de auto van de zaak wordt gereden, hoeft er geen bijtelling bij het loon opgeteld te worden. De werknemer kan daartoe een verklaring aanvragen bij de Belastingdienst.
Vanaf 1 januari 2009 is er een nieuw tarief voor zuinige auto’s van de zaak (20%).
Daarmee zijn er per 1 januari 2009 drie tarieven voor de bijtelling:
– 14% voor zeer zuinige auto's
– 20% voor zuinige auto's
– 25% voor alle andere auto's.
Bij excessief privé-gebruik kan het zijn dat er van de hogere werkelijke waarde moet worden uitgegaan. Als de werknemer in een zuinige auto rijdt, dan mag de werkelijke waarde van het privé-gebruik verminderd worden met 5% van de grondslag voor de bijtelling privé-gebruik auto. Rijdt de werknemer in een zeer zuinige auto, dan mag de werkelijke waarde verminderd worden met 11% van de grondslag voor bijtelling.
Voor bestelauto’s geldt daarnaast nog het volgende:
- Er hoeft geen bijtelling plaats te vinden als de werknemer de bestelauto niet
kan gebruiken buiten werktijd. Bijvoorbeeld als deze na werktijd op een afgesloten
terrein staat of dat er een schriftelijk verbod is opgelegd op privé-gebruik
- Bij bestelauto’s die door de aard van het werk doorlopend afwisselend worden gebruikt
door twee of meer werknemers kan het privé-gebruik moeilijk vast te stellen zijn.
Het privé-gebruik wordt dan door middel van de verschuldigde omzetbelasting bepaald
op basis van de formule 12% maal 10% maal de cataloguswaarde van de desbetreffende bestelauto.
Fiets
De werkgever kan een medewerker een fiets geven of een vergoeding geven om een fiets te kopen. Dient de fiets voor het woon-werk-verkeer, dan wordt de fiets slechts deels belast bij de rekening van de loonbelasting. De werkgever dient een bedrag van € 68,- euro bij het loon te tellen. Dat bedrag wordt meegerekend in het jaar waarin de medewerker eigenaar van de fiets wordt. De werkgever dient er wel voor te zorgen dat hij niet meer dan 1 keer per drie jaren een fiets verstrekt of vergoeding voor een fiets geeft. Is de cataloguswaarde van de fiets meer dan € 749,-- euro (incl. BTW), dan moet het bedrag boven deze € 749,-- euro ook tot het loon gerekend worden.
Blijft een werkgever zelf eigenaar van de fiets (hij leent de fiets uit), dan telt de fiets niet mee als verstrekking. Voorwaarde is wel dat de fiets niet meer kost dan € 749,-- euro (incl. BTW). Bij fietsen die meer kosten, wordt de waarde in het economisch verkeer berekend. Het gaat om een bedrag dat staat voor het privé-voordeel dat de medewerker aan de fiets heeft.
Het is toegestaan om toebehoren bij de fiets te leveren tot € 250,- euro, als deze het woon-werkverkeer dienen. Ook een verzekering van de fiets mag de werkgever voor zijn rekening nemen.
Naast deze onbelaste verstrekkingen mag de werkgever een reiskostenvergoeding aan de medewerker geven, zoals hieronder behandelt (4.5.3.2.C.). Voorwaarde is wel dat deze reiskostenvergoeding niet over meer dagen wordt gegeven dan de helft van de dagen die een medewerker werkt.
Tot aan 2003 kon een medewerker in aanmerking komen voor een fietsaftrek. De regeling van de fietsaftrek is nu vervallen. Het kwam er op neer dat een medewerker die doorgaans driedagen per week, zijn eigen fiets pakt om naar zijn werk te reizen en op de fiets meer dan 10 kilometer aflegt, voor een extra aftrek in aanmerking kwam. Deze fietsaftrek van € 362,- euro kon de medewerker in mindering brengen bij de aangifte inkomstenbelasting (sinds 2001). Een medewerker die niet het gehele jaar de fiets pakte, kon een evenredig deel van deze € 362,- euro als aftrek rekenen. Met de fietsaftrek werd evenwel geen rekening gehouden bij de berekening van de loonbelasting en premies volksverzekering. De fietsaftrek werd verminderd met het bedrag dat de medewerker van zijn werkgever aan reiskostenvergoeding ontving, voor het reizen op die dagen. Om voor de fietsaftrek in aanmerking te komen diende de werkgever een verklaring te verstrekken, die de medewerker bij zijn aangifte inkomstenbelasting gebruikt. Op die fietsverklaring stond:
- De naam en het adres van zowel de werkgever als de medewerker.
- Het adres van de werkpek van de medewerker en de reisafstand die de medewerker naar deze werkplek aflegt.
- Het aantal dagen waarop de medewerker gewoonlijk met de fiets naar het werk rijdt, waarbij de werkgever vermelde dat de medewerker die reis minimaal in 70 % van de gevallen per fiets aflegde.
Verstrekken van branche-eigen-goederen of het geven van korting
Goederen die de werkgever of verbonden organisatie maakt, welke aan de medewerker ter beschikking gesteld worden, kunnen tegen kostprijs gewaardeerd worden. Tot een bedrag van € 475,- zijn deze verstrekkingen onbelast. Geeft een werkgever korting op deze goederen en betaalt de medewerker minimaal de kostprijs, dan is er geen sprake van loon welke gewaardeerd moet worden. Bij voorgaande wordt wel de voorwaarde gesteld dat de medewerker niet meer goederen ontvangt of aanschaft dan past bij het gebruik van het gezin (huishouden) waartoe hij behoort.
Korting op de premie ziektekostenverzekering
De door de werkgever, belangengroepen of collectiviteiten bedongen korting op de premie voor de basisverzekering zorgverzekeringswet (ZVW) word tot een maximale korting van 10% niet tot het belastbare loon gerekend. Bedraagt de korting meer dan 10% dan is er sprake van loon voor de loonheffingen.
Algemene waarderingsregels
Zijn de speciale waarderingsregels niet van toepassing, dan moet het loon in natura gewaardeerd worden volgens de algemene waarderingsregels. In beginsel is de waarde gelijk aan de economische (winkel)waarde. Dat is slechts anders, als het vervullen van de functie van de medewerker, het ontvangen van loon in natura met zich meebrengt. Hangt het loon in natura in deze zin samen met zijn werk, dan geldt de bespaarde waarde in plaats van de economische (winkel)waarde. Bij de bespaarde waarde kijkt de belastingdienst naar datgene wat vergelijkbare medewerkers zouden hebben bespaard, wanneer zij de beloning in natura hadden ontvangen. Dat komt neer op het bedrag dat zij anders hadden uitgegeven voor de verstrekking.
Een medewerker die geen belasting wenst te betalen over het loon in natura zal de beloning weigeren. Hij is niet verplicht het aan te nemen, hoewel hij zich hiertoe wel gehouden kan voelen.
Het toepassen van deze algemene waarderingsregel kan erg omslachtig zijn, voornamelijk wanneer de werkgever loon in natura aan een groep medewerkers verstrekt. De werkgever kan vooraf aan de belastingdienst om een vaste waardering vragen die voor de hele groep gaat gelden.
4.5.3.1.C. Bijzondere beloningen
Naast de in hoofdstuk 4.5.3.1. genoemde beloningen zijn er nog bijzondere beloningen die niet geregeld en gespreid over het jaar plaatsvinden. Deze beloningen moeten eveneens tot het loon gerekend worden. Hierover vinden zowel inhouding van loonbelasting en premies volksverzekering, als inhouding voor premies werknemersverzekering plaats. Bij de berekeningen wordt de tabel bijzondere beloningen gebruikt. Voor die berekening van de inhoudingen wordt het loon niet bijgeteld bij het inkomen in de maand waarin het bijzondere loon wordt genoten. De bijzondere beloning wordt toegerekend naar een langere periode waarop zij betrekking heeft, doorgaans een jaar, waarna de bijzondere tabellen worden toegepast.
Bij bijzondere beloningen wordt gedacht aan:
Bijzonder loon meetellen met gewoon loon en hierover de inhoudingen berekenen
De werkgever kan, als dit voor de medewerker voordeliger is, het gebruik van de bijzondere tabellen achterwege laten en het loon optellen bij het loon over een tijdvak (een maand) en vervolgens de normale loontabellen toepassen.
Bijzonderheden voor opbouw en opnemen bedragen in de levensloopregeling
De opbouw van een spaartegoed in de levensloopregeling kan onder bepaalde voorwaarden onbelast plaatsvinden, waarna het opnemen zelf wordt belast (2.4.8.).
4.5.3.1.D. Doorbetalen loon gedurende ziekte (arbeidsongeschiktheid)
De volgende situaties kunnen zich voordoen in geval van ziekte (arbeidsongeschiktheid).
De medewerker krijgt loon doorbetaald door de werkgever en heeft geen recht op een uitkering van de uitvoeringsinstelling
Gedurende de eerste twee ziektejaren is de werkgever gehouden het loon door te betalen (2.2.2.3.). Dat betekent voor de werkgever dat hij inhoudingsplichtig is en op het loon de premies volks- en werknemersverzekeringen en loonbelasting inhoudt. De werkgever past bij de berekening de witte tabellen toe, waardoor de berekening geheel vergelijkbaar wordt met de situatie waarbij de medewerker niet ziek is. Bovendien zijn de regels voor aftrekbare kosten en onkostenvergoedingen van toepassing (4.5.3.2.).
De medewerker krijgt een uitkering van de uitvoeringsinstelling, terwijl de werkgever geen aanvulling betaalt
In dit geval ontvangt de medewerker geen loon en aanvullingen van de werkgever waarover de werkgever dan ook geen inhoudingen kan doen.
De medewerker krijgt een uitkering van de uitvoeringsinstelling terwijl de werkgever (daarnaast) een aanvulling op deze uitkering betaalt
Op de uitkering die de uitvoeringsinstelling doet houdt de uitvoeringsinstelling loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering in. Omdat de werkgever de uitkering aanvult moet hij op de volgende wijze te werk gaan.
Heeft de medewerker nog een arbeidsovereenkomst, dan is de berekening van premies WW en ZVW als volgt. De premies worden berekend over de aanvulling. Is bij uitzondering de aanvulling plus uitkering hoger dan het premiedagloon, oftewel het loon waarover premies verschuldigd zijn, dan wordt de premie berekend over de maximale premiedagloon minus de uitkering. De uitvoeringsinstelling zal de werkgever informeren over de hoogte van de uitkering, alsmede de franchise die de werkgever bij de berekening van de premies kan toepassen, als ook over de berekening van de verschuldigde loonheffing. De werkgever past de witte tabellen toe over de eerste twee jaar van de arbeidsongeschiktheid en vervolgens de groene tabellen.
Heeft de medewerker geen arbeidsovereenkomst meer met de werkgever, dan wordt de verschuldigde loonbelasting en premies volksverzekering berekend over de aanvulling. De werkgever past daarbij de groene tabellen toe, zonder rekening te houden met de regels voor aftrekbare kosten en onkostenvergoedingen. Er worden geen premies werknemersverzekering op de aanvulling ingehouden.
De medewerker heeft recht op een uitkering van de uitvoeringsinstelling die de uitkering echter betaalt aan de werkgever die op zijn beurt het loon en uitkering aan de medewerker betaald.
In deze situatie is de werkgever volledig inhoudingsplichtig. De werkgever berekent de verschuldigde inhoudingen op de totale som dat hij aan de medewerker uitbetaalt en daardoor ook over de uitkering welke de uitvoeringsinstelling betaalt.
Het gaat om een instantiebetaling, als de uitvoeringsinstelling de uitkering aan de werkgever betaalt, nadat zij hierop de premies werknemersverzekering heeft ingehouden. Dat betekent dat de werkgever na de berekening van de totaal verschuldigde belasting en premies, hierop de premies werknemersverzekering in mindering brengt welke de uitvoeringsinstelling reeds heeft afgedragen.
Betaalt de uitvoeringsinstelling een bruto-uitkering aan de werkgever, dan moet hier de verschuldigde belasting en alle premies nog op ingehouden en afgedragen worden. Dit wordt een werkgeversbetaling genoemd. De uitvoeringsinstelling zal naast de bruto-uitkering ook de door haar verschuldigde werkgeversdeel van de premies aan de werkgever overdragen. De werkgever berekent vervolgens over het loon en de uitkering de verschuldigde belasting en premies en draagt deze af.
De medewerker is gedeeltelijk arbeidsongeschikt en ontvangt loon voor het werk dat hij nog uitvoert en daarnaast krijgt hij een uitkering welke mogelijk wordt aangevuld
In dit geval is de medewerker nog gedeeltelijk werkzaam, waarvoor hij loon zal ontvangen. Gedurende de eerste twee ziektejaren is de werkgever voor het gedeelte dat de medewerker niet kan werken gehouden om het loon door te betalen. Daarbij gaat het in beginsel om 70 % van het loon, tenzij een cao anders bepaalt (2.2.2.3.).
Voor het deel dat de medewerker nog werkzaam is ontvangt hij loon en hierover worden de witte tabellen toegepast, waardoor met heffingskortingen voor werkende rekening wordt gehouden (de belastbare som wordt daardoor lager). Dit deel wordt vergelijkbaar behandeld als de andere medewerkers.
De uitkering en aanvulling worden ook vergelijkbaar behandeld, maar nu vergelijkbaar met medewerkers die volledig arbeidsongeschikt zijn. Dat betekent dat, als de werkgever de WAO-uitkering niet aanvult, de inhoudingen op de uitkering worden berekend volgens de groene tabellen. Krijgt de medewerker wel een aanvulling, dan wordt de inhouding op de WAO-uitkering en aanvulling in het eerste WAO-jaar berekent volgens de witte en in de volgende jaren volgens de groene tabellen. De berekening van de inhoudingen over de uitkering en aanvulling vindt plaats zoals hierboven beschreven. Dit is afhankelijk van het feit of de uitvoeringsinstelling de uitkering direct betaald aan de medewerker, of indirect via de werkgever.
Samenvatting van de wijze van behandeling gedurende verschillende ziektejaren, in WAO-situaties:
Gedurende de eerste twee ziektejaren moet de werkgever de inhouding loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering berekenen over het totale loon. Daarbij past hij de witte tabellen toe (4.5.1.7.). Bovendien zijn de regels voor aftrekbare kosten en vergoeding van onkosten van toepassing (4.5.3.2.).
Gedurende de volgende jaren waarbij de medewerker in dienst blijft bij de werkgever moet de werkgever ook de inhouding loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering berekenen over het totale loon. Dan past hij de witte tabellen toe als de medewerker een aanvulling op de uitkering krijgt en nog niet langer dan twee jaar arbeidsongeschikt is. Krijgt de medewerker geen aanvulling op de uitkering of is de medewerker langer dan twee jaar arbeidsongeschikt, dan past de werkgever de groene tabellen toe (4.5.1.7.).
Treedt de medewerker uit dienst van de werkgever, dan zal de uitkering gewoonlijk niet meer via de werkgever bij de medewerker terechtkomen, maar rechtstreeks door de uitvoeringsinstelling betaald worden (zie hierboven). Betaalt de werkgever echter nog een aanvulling op de uitkering, dan kan de situatie wel zo zijn dat hij de uitkering plus aanvulling aan de medewerker uitbetaalt. In dat geval dient de werkgever de inhouding loonbelasting en premies volksverzekering te berekenen over de uitkering plus aanvulling, waarbij hij de groene tabellen toepast (4.5.1.7.). De verschuldigde premies werknemersverzekering worden dan alleen berekend over de uitkering en dus niet over de aanvulling.
Samenvatting van de wijze van behandeling gedurende verschillende ziektejaren, in WIA-situaties:
Met de invoering van de de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen per 1 januari 2006 is het hele systeem aanzienlijk vereenvoudigd. Tijdens de eerste 104 weken van de arbeidsongeschiktheid wordt 70% van het loon uitbetaald, hoewel 100% in het eerste jaar is toegestaan. Hierover worden de premies en de loonheffingen berekend volgens de witte tabellen.
Na de 104 weken komt een arbeidsongeschikte medewerker in aanmerking voor een WIA-uitkering. Bij een arbeidsongeschiktheidspercentage van 35 tot 80% is er recht op de regeling werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). Dit is een loongerelateerde uitkering waarin 70% van het laatst verdiende loon of dagloon wordt uitgekeerd. Wordt er nog gedeeltelijk gewerkt, dan wordt dit loon van het oude loon afgetrokken. De loongerelateerde uitkering bedraagt dan 70% van het overgebleven verschil. De premies en de loonheffingen van het inkomen dat naast de loongerelateerde uitkering gegenereerd word, worden berekend volgens de witte tabellen. Voor de loongerelateerde uitkering worden de premies berekend volgens de groene tabellen.
Bij een arbeidsongeschiktheid van meer dan 80% is er recht op de regeling Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA).In deze regeling wordt 70% van het oude loon of dagloon uitgekeerd. De premies en de loonheffingen worden berekend volgens de groene tabellen.
4.5.3.2. Wat behoort er niet tot het loon?
Tot het loon behoort niet: Een aanspraak is het recht op een uitkering als bepaalde voorwaarden zich voordoen. Voor een aanspraak moeten premies voldaan worden, waarbij het kan gaan om een werkgeversdeel en een werknemersdeel. Deze premies behoren niet tot het loon, waardoor het werknemersdeel op het loon in mindering komt en het werkgeversdeel niet meetelt. De uiteindelijke uitkering (bijv. pensioen) is mogelijk belast, wat vaak loon uit een vroegere dienstbetrekking is (4.5.3.1.A.). Voldoet de regelingen niet aan de daarvoor gestelde voorwaarden, dan is de aanspraak wel onderdeel van het loon. Dit recht wordt dan direct belast. De latere uitkering is dan (grotendeels) belastingvrij.
- Al datgene wat de medewerker van de werkgever ontneemt (steelt) of niet van de werkgever krijgt (bijv. van een collega krijgt) zonder dat de werkgever hiermee uitdrukkelijk of stilzwijgend heeft ingestemd.
- Mogelijk behoren ook niet tot het loon de (immateriële) schadevergoeding ingeval van een ongeluk of beroepsziekte (2.7.), schadevergoeding bij ontslag (4.5.5.) of uitkering bij overlijden van de medewerker (3.6.1.).
4.5.3.2.A. Aftrekbare kosten
Het gaat hier om kosten ter verwerving van het inkomen van de medewerker die gemaakt worden om de verplichtingen van de arbeidsovereenkomst naar behoren na te kunnen komen. Hieronder vallen in beginsel niet de kosten voor: personeelsvereniging, persoonlijke verzorging, kleding (anders dan werkkleding), tassen, boeten en privé-telefoonabonnement en privé-gesprekskosten. Dit hoofdstuk ziet op kosten die de medewerker maakt en die de werkgever niet vergoed. In het volgende hoofdstuk wordt ingegaan op kosten die de medewerker maakt waarvoor hij een onkostenvergoeding ontvangt van zijn werkgever (4.5.3.2.B.).
Verhuiskostenaftrek
Een medewerker die op een andere plaats gaat werken kan binnen 2 jaar voor een verhuiskostenaftrek in aanmerking komen. Dat betekent dat hij bij de aangifte "inkomstenbelasting" bepaalde verhuiskosten mag opgeven, waardoor zijn belastbaar inkomen daalt en hij dus minder belasting betaalt. Dit recht bestaat, wanneer de medewerker door de verhuizing binnen 10 kilometer over de gebruikelijke weg van zijn werk komt te wonen. Recht op verhuiskostenaftrek bestaat er ook, als de woon-werk-afstand door de verhuizing minimaal 10 kilometer "en" meer dan 50 % korter wordt.
De kosten die hij mag aftrekken zijn € 5445,00 euro, evenwel niet meer dan 12 % van het inkomen. Het is niet meer nodig dat de medewerker aantoont dat hij daadwerkelijk de kosten heeft gemaakt.
Reiskostenaftrek (forens-aftrek)
Medewerkers komen mogelijk in aanmerking voor aftrek van reiskosten, waardoor hun inkomen lager wordt en zij dus minder "inkomstenbelasting" verschuldigd zijn. Dat geldt alleen voor medewerkers die met het openbaar vervoer reizen. Als eerste wordt de reisafstand bepaald, waarna de voorwaarden, bedragen en dergelijke worden toegelicht.
Berekening reisafstand
Het gaat hier om het woon-werkverkeer waarbij de enkele-reisafstand berekend wordt. Dit gebeurt over de gebruikelijke weg. Het aantal kilometers per trein is te vinden in publicaties van de NS. Per bus en dergelijke staat een zone voor 5 kilometer. Is de afstand in die zone bij uitzondering langer dan 5 kilometer, dan wordt de werkelijke afstand genomen. Reist een medewerker zowel per trein als per bus, dan worden deze kilometers bij elkaar opgeteld.
Voorwaarden
Een medewerker die in aanmerking wil komen voor de aftrek van reiskosten bij de berekening van de verschuldigde inkomstenbelasting, moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Hij reist per openbaar vervoer
- De woonplaats van de medewerker moet meer dan tien kilometer van zijn arbeidsplaats gelegen zijn.
- Het woon-werkverkeer dient op minimaal één dag per week en minimaal veertig dagen per jaar plaats te vinden (dus niet zestig dagen zoals bij zakelijke ritten).
De medewerker die aan deze voorwaarden voldoet mag ieder jaar een bedrag in mindering brengen op zijn inkomen bij de berekening van de inkomstenbelasting. Het gaat hier om woon-werkverkeer. Krijgt de medewerker een vrijgestelde reiskostenvergoeding van zijn werkgever (4.5.3.2.C.), dan wordt dit in mindering gebracht op de volgende aftrekbare bedragen.
Hieronder volgt als eerste een overzicht van de aftrekbare reiskosten voor een medewerker die over een jaar minimaal 4 keer per week reist per openbaar vervoer. Vervolgens worden de afwijkingen toegelicht.
Bedragen voor de reiskostenaftrek
De aftrekbare kosten voor woon-werkverkeer per openbaar vervoer per jaar:
€ 410,- voor een enkele-reisafstand van 10 of meer, maar niet meer dan 15 km
€ 547,- voor een enkele-reisafstand van 15 of meer, maar niet meer dan 20 km
€ 917,- voor een enkele-reisafstand van 20 of meer, maar niet meer dan 30 km
€ 1136,- voor een enkele-reisafstand van 30 of meer, maar niet meer dan 40 km
€ 1482,- voor een enkele-reisafstand van 40 of meer, maar niet meer dan 50 km
€ 1649,- voor een enkele-reisafstand van 50 of meer, maar niet meer dan 60 km
€ 1830,- voor een enkele-reisafstand van 60 of meer, maar niet meer dan 70 km
€ 1892,- voor een enkele-reisafstand van 70 of meer, maar niet meer dan 80 km
€ 1918,- voor een enkele-reisafstand van meer dan 80 km
Openbaarvervoerverklaring (reisverklaring)
De reiskostenaftrek vereist dat de medewerker beschikt over een openbaar vervoerverklaring. Deze verklaring krijgen medewerkers met jaarkaart jaarlijks. Anderen, die beschikken over een maandkaart van de NS kunnen deze verklaring aanvragen op het station. Medewerkers met andere maandkaarten kunnen de verklaring ook aanvragen, waarover hun vervoersmaatschappij informatie verstrekt (verzoek om openbaar vervoerverklaring opsturen naar de VSN Groep, samen met kopieën van de maandkaarten en de stamkaart). Medewerkers die steeds kaartjes kopen voor het openbaar vervoer kunnen een openbaar vervoerverklaring van de werkgever gebruiken. Deze reisverklaring vermeldt de naam en het adres van zowel de werkgever als de medewerker, de werkplek van de medewerker, alsmede een verklaring dat de medewerker op een bepaald aantal dagen per week, gewoonlijk per openbaar vervoer naar zijn werkplek heeft gereisd. De medewerker bewaard zelf de trein- en/of buskaartjes bij deze reisverklaring van zijn werkgever.
Reizen anders dan over 4 dagen per week over een jaar
In de volgende gevallen moeten de bedragen gecorrigeerd worden.
De medewerker reist op drie of twee dagen, dan wel op één dag per week
De bedragen gelden als er minimaal vier dagen per week gereisd wordt, tussen woning en werk. Als er één, twee of drie dagen gereisd wordt, dan moet het bedrag vermenigvuldigd worden met 0.25, 0.50 of 0.75 (op euro's afronden).
Een medewerker die op 1, 2 of 3 dagen over meer dan 90 kilometer - per openbaar vervoer - reist kan over die enkele reisafstand (dus niet heen en terug) € 0,21 berekenen, echter het totaal is niet meer dan € 1918,-.
De medewerker gaat in een jaar minder of meer dagen per week reizen
Gaat een medewerker op minder of meer dagen per week reizen, dan moet de bedragen omgerekend worden. Een medewerker werkt bijvoorbeeld de eerste 16 weken van het jaar op 4 dagen en vervolgens nog maar 2 dagen. De enkele reisafstand is 61 kilometer. Dat betekent dat hij in mindering kan brengen; 16/52 x € 1918,- (het bedrag dat geldt voor 4 dagen). Daarnaast 44/52 x € 1918,- x 0.50 (0.50 is de correctie voor werken over 2 dagen).
De medewerker reist naar meerdere arbeidsplaatsen
De aftrekbare kosten worden per arbeidsplaats berekend, als er meerdere arbeidsplaatsen zijn. Ook hierbij gelden de maxima zoals die gelden voor het reizen per openbaar vervoer over 4 dagen per week.
4.5.3.2.B. Onbelaste (onkosten)vergoedingen
Kosten die de medewerker maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, kunnen in beginsel door de werkgever vergoedt worden zonder dat dit wordt belast. Daarnaast zijn bepaalde vergoedingen vrijgesteld, waarbij gedacht wordt aan uitgaven die de medewerker niet als beloning ervaart. Deze vrijgestelde bedragen worden niet bij het loon opgeteld waardoor daarover geen loonbelasting en premies volksverzekering worden ingehouden. Mogelijk zijn daarover ook geen premies werknemersverzekering verschuldigd.
Aandachtspunten
De vergoeding voor arbeidskosten behoort niet tot het loon voor zover zij redelijk zijn en dienen om de kosten te dekken die noodzakelijk zijn voor het nakomen van de verplichting uit de arbeidsovereenkomst. Naast het declareren van kosten door medewerkers kan er voor bepaalde vergelijkbare medewerkers onder bepaalde voorwaarden een vergelijkbare vaste kostenvergoeding gegeven worden. Dit kan ook wanneer de ene medewerker meer of juist minder kosten dan een andere medewerker maakt.
Het behoort tot de mogelijkheden om een vaste onkostenvergoeding te geven ter dekking van meerdere kosten. Dan dient de werkgever wel:
- Aan te tonen dat er een redelijke verhouding bestaat tussen de verschillende kosten die worden vergoed en de kosten die daadwerkelijk worden gemaakt. Hiervoor zal nodig zijn dat de werkgever geregeld nagaat of de onkostenvergoeding niet bovenmatig is, door van bepaalde medewerkers een overzicht van hun kosten te verlangen.
- De kostenvergoeding apart overeen te komen, oftewel de werkgever dient de medewerker uitdrukkelijk recht te geven op een bepaalde kostenvergoeding.
Hoewel een onkostenvergoeding vaak na het maken van de kosten gegeven wordt, kan dat ook vooraf. In dat geval wordt een redelijke schatting gemaakt van de uitgaven en krijgt de medewerker vooraf een vergoeding. Blijkt later dat de medewerker minder kosten maakt dan in redelijkheid werd verwacht, dan blijft de onkostenvergoeding toch onbelast.
Belaste onkostenvergoedingen
Bepaalde onkostenvergoedingen worden volledig tot het loon gerekend waardoor hierover loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering ingehouden en afgedragen moeten worden. Het gaat hier doorgaans om de kosten voor kleding, niet zijnde werkkleding, schoenen en kosten voor persoonlijke verzorging, alsmede kosten voor aktetassen, privé telefoonkosten van de medewerker en andere kosten die voor rekening van de medewerker behoren te komen. Artiesten en professionele sporters mogen voor kleding en verzorging meer beroepskosten in rekening brengen.
Voor verkeersovertredingen geldt dat de boete voor rekening van de medewerker komt wanneer de boete op zijn naam is gesteld. Neemt de werkgever een verkeersboete van de medewerker voor zijn rekening, dan geniet de medewerker voordeel, wat belast is voor de loonbelasting. Deze kosten van de werkgever zijn geen kosten voor de onderneming, wat als zodanig ook niet aftrekbaar is (bij de berekening van de vennootschaps- of inkomstenbelasting). Veel boeten zijn evenwel op naam van de werkgever zelf gesteld, bijvoorbeeld wanneer de overtreding is gemaakt in een auto van de werkgever. In dat geval kan de werkgever "zijn" boete voor zijn eigen rekening nemen, zonder dat het voordeel van de medewerker wordt belast, die de boete niet hoeft te betalen. Verhaalt de werkgever deze boete die op zijn naam is gesteld wel op de medewerker, dan blijft de verkeersboete buiten de berekening van de belastingen. In beginsel is een medewerker niet gehouden om boeten te betalen die op naam van de werkgever zijn gesteld, doorgaans ook niet als hij wist dat hij te hard reed. De medewerker dient de boete echter wel te betalen als hij deze opzettelijk heeft veroorzaakt, bijvoorbeeld als hij zijn werkgever met een boete wilde belasten door bewust hard te gaan rijden. Hoofdstuk 2.7.3. gaat nader in op aansprakelijkheid van de medewerker voor schade die de werkgever lijdt (2.7.3.).
Niet belaste onkostenvergoedingen
De vergoeding van bepaalde kosten worden binnen bepaalde grenzen niet tot het loon gerekend. Dat betekent dat deze vergoedingen niet meetellen bij het belastbaar inkomen van de medewerker, waardoor hierover geen loonbelasting en premies volksverzekering worden ingehouden. Zijn er bovendien geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd, dan wordt dit vermeldt.
- Reiskostenvergoeding en carpoolen, waarop het volgende hoofdstuk nader ingaat (4.5.3.2.C.).
- Vergoeding voor de premies van een ongevallenverzekering die de medewerker betaalt en welke de risico's bij het werk dekken.
- Vergoeding voor consumpties bij het werk, behoren niet tot het loon tot € 2,75 per week en € 0,55 dag. Hierover hoeft geen loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering ingehouden te worden. De werkgever moet echter wel een eindheffing betalen (4.5.6.). Deze eindheffing is de werkgever niet verschuldigd, als het gaat om kosten voor een ambulante medewerker.
- Vergoeding voor het dragen van de kosten voor het bijwonen van cursussen voor medewerkers die een rol hebben bij de zorg voor de veiligheid op het werk. Vrijgesteld tot maximaal € 3,65 per les.
- Vergoeding voor vakliteratuur.
- Vergoeding voor studie (6.3.7.1.).
- Vergoeding voor kosten die de medewerker maakt omdat hij door zijn werk er een tweede onderkomen op na moet houden. Daarbij gaat het om de kosten voor inwoning, overnachtingskosten of huur van kamer of woning. Deze kosten zijn maximaal voor twee jaar vrijgesteld.
- Vergoeding van de werkgever die dient om de kosten van contributie van een werknemersvereniging te dekken.
- Vergoeding van schade aan goederen van de medewerker, welke schade is ontstaan tijdens of bij het werk (2.7.1.).
In plaats van het geven van een vrijgestelde vergoeding aan de medewerker, kan de werkgever ook zaken verstrekken. Dat loon in natura is op vergelijkbare wijze onbelast. Bij loon in natura gaat het bijvoorbeeld om investeringen die de medewerker beschermen tegen gevaren bij het werk, aanschaf apparatuur, outplacement, bedrijfsfitness, verstrekken van goederen die het bedrijf zelf maakt, cursussen, congressen, voordeel-uren-kaart, OV-kaart (4.5.3.1.B.). In plaats van het geven van deze verstrekkingen als loon in natura, kan de werkgever aan de medewerker een vergoeding geven voor de uitgaven die de medewerker hiervoor maakt.
Uitwerking van bepaalde vrijgestelde onkostenvergoedingen
Vergoeding autokosten voor zakelijk gebruik van privé-auto
Een medewerker die zakelijke ritten met zijn eigen auto maakt kan een onbelaste onkostenvergoeding van € 0,19 per kilometer krijgen. Dit is een vergoeding voor alle kosten die met autorijden te maken hebben, wat nader uitgewerkt wordt in hoofdstuk (4.5.3.2.C.). In plaats van deze kilometervergoeding kunnen ook de werkelijke kosten vergoed worden, wanneer alle declaraties aan de werkgever worden verstrekt en bij de loonadministratie worden bewaard.
Reiskosten indien rijden in een auto op zich werk is
Bepaalde medewerkers is het rijden in een auto hun eigenlijke werk, zoals een taxi-chauffeur, een rij-instructeur en een koerier. Voor de zakelijke ritten die deze chauffeurs in hun eigen auto afleggen, mag de werkgever een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geven. Bij zakelijke kilometers wordt er doorgaans gedacht aan kilometers die er voor een klant worden gereden, oftewel waarvoor een vergoeding door de klant wordt betaald. Derhalve niet woon-werk-verkeer.
Onkostenvergoedingen voor telewerkers of thuiswerkers
Een telewerker doet een deel van zijn werk thuis en werkt ook vanuit een andere plaats, zoals een kantoor. Werkt hij vrijwel volledig thuis of vanuit zijn woning, dan wordt er van thuiswerken gesproken.
De werkgever kan aan een telewerker een onbelaste onkostenvergoeding geven voor maximaal € 1815,-- (over vijf jaar), dat de kosten dekt om een kamer thuis geschikt te maken als werkkamer (bureau, stoel, verlichting, tapijt, lamellen, etc. ). Van een telewerker is sprake, als die medewerker minimaal eens per week thuis werkt en daarbij gebruik maakt van de computer en aanverwante apparatuur waarmee hij direct met de werkgever kan communiceren. Dat een bepaalde medewerker op bepaalde dagen elders werkt, wordt schriftelijk in een overeenkomst vastgelegd, onder vermelding van het adres.
De vergoeding voor een thuiswerker is onbelast tot maximaal 20 % van de huur die de medewerker betaald of 20 % van de huurwaarde van zijn woning, tenminste als de medewerker grotendeels (> 70 %) werkzaam is in (of vanuit) de ruimte thuis. Voorwaarde is dat de werkruimte een zelfstandig deel van de woning is, dusdanig zelfs dat deze een eigen opgang en eigen sanitaire heeft, dat wil zeggen geschikt is om desgewenst op zich te verhuren.
De werkgever kan de medewerker (thuiswerker en telewerker) apparatuur ter beschikking stellen (vergoeden / verstrekken), waarbij gedacht wordt aan computers en randapparatuur, doch ook andere apparaten. Voorwaarde is wel dat het voor minimaal 90 % wordt gebruikt voor het werk. Dit kan onbelast als het gaat om apparatuur tot een bedrag van € 450,-- euro per jaar (incl. BTW), zonder dat dit derhalve als loon gezien wordt. Voor apparatuur met een hogere waarde geldt dat vergoeding of verstrekking ook mogelijk is. Bij dergelijke duurdere apparatuur dient de werkgever en werknemer wel onderling af te spreken welke vergoeding de werknemer voor het privé-gebruik betaald. Als de werknemer het bedrijf verlaat en de apparatuur behoudt, zal de werknemer de dagwaarde van de apparatuur moeten vergoeden. Op telewerk en dergelijke wordt nader ingegaan bij de (onbelaste) vergoedingen (4.5.3.1.B.).
Dat de medewerker elders werkt, ontslaat de werkgever nog niet van zijn verplichting om er op toe te zien dat de arbeidsomstandigheden in de werkruimte voldoen (5.2.9.3.), alsmede dat de medewerker zich aan de arbeidstijden houdt (5.3.)
Verhuiskostenvergoeding
Een medewerker kan voor een onbelaste verhuiskostenvergoeding in aanmerking komen. Dit recht bestaat, als de medewerker binnen de eerste twee jaar van zijn dienstverband verhuist en daardoor binnen 10 kilometer over de gebruikelijke weg van zijn werk komt te wonen of de reistijd minimaal 10 kilometer "en" meer dan 50 % korter wordt. Doet voorgaande zich niet voor maar hangt de reden om te verhuizen wel samen met het werk, dan bestaat er mogelijk ook recht op de belastingvrije vergoeding van de verhuiskosten. Overleg met de belastingdienst is dan aan te raden.
De vergoeding die belastingvrij betaald kan worden is € 5445,- euro, echter niet meer dan 12 % van het totale loon over een jaar, inclusief vakantietoeslag en andere beloningen waarvan vooraf vast staat hoe hoog ze zijn. De medewerker hoeft niet aan te tonen dat hij werkelijk deze verhuiskosten heeft gemaakt. Boven op dit onbelaste bedrag mag de werkgever een belastingvrije vergoeding geven ter hoogte van de kosten voor het vervoer van het huisraad. Voor deze kosten geldt weer wel dat ze aangetoond moeten worden, bijvoorbeeld met een kopie van de rekening welke de medewerker aan de werkgever heeft gegeven.
Onkostenvergoeding voor vrijwilligers
Een onkostenvergoeding voor vrijwilligers is vrijgesteld als het gaat om:
- Werk voor een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke instelling;
- Deze instelling geen vennootschapsbelasting betaalt, of deze instelling een sportvereniging of sportstichtingen is die wel vennootschapsbelasting moet afdragen.
- De medewerker een onkostenvergoeding krijgt welke per maand nooit meer is dan € 150,00 euro en wanneer hij een volledig jaar werkt, bovendien niet meer krijgt dan € 1500,00 euro over dat jaar. In dat geval is er geen sprake van loon, ook als er minder kosten worden gemaakt dan deze vergoeding.
Voorgaande geldt zowel voor de loonbelasting als voor de heffing van premies volks- en werknemersverzekeringen. Een vrijwilliger die niet aan bovengenoemde criteria voldoet, ontvangt mogelijk "loon". Dat kan zich zeer goed voordoen wanneer de onkostenvergoeding niet gedekt wordt door kosten in die omvang. De belastingdienst kan zich op het standpunt stellen dat er sprake is van een (fictieve) arbeidsovereenkomst (4.5.7.). In dat geval dient de werkgever loonbelasting en premies volks- er werknemersverzekering in te houden en af te dragen. Is er toch geen sprake van een (fictieve) arbeidsovereenkomst, hoewel er loon wordt betaald, dan is de werkgever niet inhoudingsplichtig. Hij kan dan volstaan met het doen van opgave aan de belastingdienst, door de "opgave betaalde bedragen aan derden" in te vullen en op te sturen. Bovenstaande moet onderscheiden worden van de vraag of er arbeidsrechtelijk sprake is van een arbeidsovereenkomst. Dat is het geval als de vrijwilliger een "onkostenvergoeding" ontvangt welke de kosten te boven gaat, terwijl er bovendien een gezagsverhouding aanwezig is (1.1.1.).
4.5.3.2.C. Reiskostenvergoedingen
Een medewerker heeft recht op een reiskostenvergoeding van zijn werkgever, als dat overeengekomen is in de arbeidsovereenkomst of CAO. Er bestaat derhalve geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding. Daar staat tegenover dat het niet verboden is om een hogere vergoeding te geven, oftewel een vergoeding die de fiscale grenzen te boven gaat, het meerdere wordt evenwel belast.
Onder bepaalde voorwaarden is de reiskosten vergoeding onbelast. Dat betekent dat de vergoeding niet bij het loon wordt meegerekend en zodoende niet meetelt bij de berekening van de verschuldigde loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering. Hieronder wordt uitgewerkt welke vergoeding vrijgesteld is.
Vergoeding van 0.19 cent per kilometer
Een vergoeding tot maximaal 0.19 cent per zakelijke kilometer is vrijgesteld. Sinds 2004 wordt het woon-werkverkeer ook als zakelijke kilometers aangemerkt. Dit ziet op vervoer per fiets, motor, auto, openbaar vervoer en dergelijke, maar niet op vervoer per boot, vliegtuig of taxi. In beginsel telt iedere zakelijke kilometer mee, dus inclusief woon-werkverkeer. Dat betekent derhalve dat een medewerker die minder dan 10 kilometer bij het werk vandaan woont, ook een belastingvrijevergoeding kan krijgen voor zijn woon-werkverkeer. Een medewerker die zowel per openbaar vervoer als per eigen vervoer (bijvoorbeeld fiets of auto) reist, mag een belastingvrije vergoeding over de volledige reisafstand van 0,19 cent per kilometer ontvangen. In plaats van deze kilometervergoeding kunnen ook de werkelijke kosten vergoed worden, wanneer alle declaraties aan de werkgever worden verstrekt en bij de loonadministratie worden bewaard.
Berekening reisafstand
Het gaat hier om verkeer waarbij de reisafstand berekend wordt over de gebruikelijke weg, afhankelijk van de wijze van vervoer. Vindt het vervoer plaats met stads- of streekvervoer, dan wordt de afstand als volgt berekend. Het aantal kilometers per trein is te vinden in publicaties van de NS. Bij vervoer per bus en dergelijke wordt er 5 kilometer gerekend per zone. Is de afstand in die zone bij uitzondering langer dan 5 kilometer, dan wordt de werkelijke afstand genomen. Reist een medewerker zowel per trein als per bus, dan worden deze kilometers bij elkaar opgeteld, waarna zij tezamen als uitgangspunt voor de berekening gelden.
Geen vrijgestelde vergoeding als vervoer ter beschikking wordt gesteld
De vergoeding voor reiskosten is niet vrijgesteld als aan de medewerker vervoer ter beschikking wordt gesteld, aangezien er dan geen reiskosten worden gemaakt. Voor de volgende medewerkers is een reiskostenvergoeding derhalve niet vrijgesteld:
- Een medewerker krijgt een lease-auto of bedrijfswagen (daarnaast kan geen belastingvrije vergoeding gegeven worden).
- De medewerker heeft voor zijn woon-werkverkeer een fiets van de zaak ontvangen.
- De werkgever heeft aan de medewerker een abonement of kaartjes voor het openbaar vervoer ter beschikking gesteld.
- Een medewerker kan meerijden met een ander, bijvoorbeeld door te carpoolen (de vergoeding voor de bestuurder tot 0.19 cent per kilometer is wel vrijgesteld).
Carpoolen
Een vergoeding voor een medewerker die als bestuurder van een auto anderen meeneemt (voor woon-werkverkeer), is vrijgesteld tot 0.19 cent per kilometer. De extra kilometers die een medewerker maakt om een ander op te halen, zijn eveneens voor 0.19 cent per kilometer vrijgesteld. De medewerker die meerijdt, krijgt kennelijk vervoer ter beschikking gesteld en een vergoeding voor reiskosten voor diegene is derhalve niet vrijgesteld.
Vergoeding van de werkelijke kosten voor openbaar vervoer
In plaats van een vergoeding van 0.19 cent per kilometer, kan een werkgever de kosten die een medewerker daadwerkelijk voor openbaar vervoer maakt vergoeden. Dat betekent derhalve dat de vergoeding is vrijgesteld, voor zover deze gedekt wordt door de kosten die de medewerker heeft gemaakt voor openbaar vervoer. Daaronder vallen naast bus, trein, tram, ook de boot, vliegtuig en taxi. De werkgever dient dan wel een administratie bij te houden waaruit hij het reizen per openbaar vervoer kan aantonen. De medewerker zal daarvoor de kaartjes en/of abonnementen aan de werkgever moeten verstrekken.
Reist een medewerker deels per openbaar vervoer en voor de rest met eigen vervoer, dan is het volgende vrijgesteld:
- Belastingvrije vergoeding van 0.19 cent per kilometer over de volledige reisafstand;
- Belastingvrije vergoeding van 0.19 cent per kilometer over de reisafstand met eigen vervoer, in combinatie met een vergoeding van de werkelijke kosten voor het openbaar vervoer.
Overige (reis)kosten
Naast voorgaande worden alle andere vergoedingen belast die een werkgever aan de medewerker betaald en die verband hebben met zijn vervoer. Die andere vergoedingen worden derhalve tot het loon gerekend. Een vergoeding die een werkgever geeft voor de schade aan een auto tijdens zakelijke ritten (woon-werkverkeer) is bijvoorbeeld ook belast. Een vergoeding voor parkeerkosten is eveneens niet vrijgesteld. Wel mag een werkgever zelf de kosten voor parkeergelegenheid bij het werk of op locatie voor zijn rekening nemen door die parkeervergunning of parkeerkaarten zelf te betalen. Parkeerkosten gemaakt voor parkeerplaatsen in de directe omgeving waar de medewerker woont, zijn niet vrijgesteld en worden derhalve belast.
Vaste reiskostenvergoedingen
De werkgever kan een vaste onbelaste reiskostenvergoeding gegeven aan werknemers met een vaste arbeidsplaats. Daarvan is sprake als een werknemer, op jaarbasis, tenminste 36 weken (70% van 52 weken) naar deze arbeidsplaats reist. Voor de berekening van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding wordt er van 260 reguliere werkdagen (op jaarbasis) uitgegaan. Deze worden verminderd met gemiddeld 54 dagen voor vakantie, ziekte en verlof (op jaarbasis). De overgebleven 206 dagen worden vermenigvuldigd met de totale reisafstand per dag van en naar de vaste arbeidsplaats van de werknemer. Dit verkregen totaal van jaarlijks afgelegde aantal kilometers moet worden vermenigvuldigd met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0.19. Om tot een vaste periodieke vergoeding van een maand of week te komen zal deze uitkomst nog door 12 maanden of 52 weken gedeeld dienen te worden.
Voor werknemers die in deeltijd of maar een aantal dagen in de week werken moet deze regeling naar evenredigheid toegepast worden. Het is mogelijk aannemelijk te maken dat er gemiddelde op minder dan 54 dagen niet is gewerkt.
De vaste reiskostenvergoeding kan ook bij een korte, doch aaneengesloten, afwezigheid van maximaal zes aaneengesloten weken vergoed worden. Bij een langdurige afwezigheid mag de vaste reiskostenvergoeding de eerstvolgende kalendermaand na het begin van de afwezigheid nog onbelast uitbetaald worden. Pas na een maand na aanwezigheid kan de vaste reiskostenvergoeding weer onbelaste vergoed worden.
Als de totale reisafstand meer dan 150 kilometer van en naar de vaste arbeidsplaats is, dan is nacalculatie van de vaste kostenvergoeding verplicht. Is er bij nacalculatie meer vergoed dan de werkelijke reiskosten dan is het verschil belast, tenzij dit wordt terugbetaald door de medewerker. Nacalculatie vindt aan het einde van het kalenderjaar plaats, maar ook bij tussentijdse opzegging van het dienstverband.
4.5.3.2.D. Negatief loon; terug te betalen loon
Bij negatief loon wordt gedacht aan bedragen die de medewerker moet betalen aan de werkgever die verband houden met het loon dat de medewerker ontvangt.
Het gaat hier niet om een schadevergoeding die de medewerker verschuldigd is voordat de arbeidsovereenkomst is geëindigd. Dat dit geen negatief loon is, neemt niet weg dat de werkgever deze vordering kan verrekenen met de vordering van de medewerker die loon van de werkgever tegoed heeft (4.1.8.). Op de verschuldigde loonbelasting en premies volks en werknemersverzekering heeft deze verrekening geen invloed, aangezien het brutoloon hierdoor niet aangepast mag worden.
De bekendste voorbeelden van negatief loon zijn het te veel betaalde loon en het betalen van een boete door de medewerker. Voor dit negatieve loon geldt dat de werkgever deze terugontvangen bedragen mag verrekenen met datgene wat hij verschuldigd is (nog te betalen loon). Door de verrekening wordt het brutoloon lager waardoor er minder loonbelasting en premies volksverzekering en werknemersverzekering worden ingehouden. Hieronder wordt nader ingegaan op verrekening van te veel betaald loon.
Uitwerking situatie waarbij de werkgever te veel loon heeft betaald
Een medewerker die om welke reden dan ook te veel loon heeft ontvangen is gehouden dit terug te betalen aangezien er sprake is van onverschuldigde betaling door de werkgever. Het gaat hier in beginsel om het loon inclusief vakantietoeslag. Er zijn echter omstandigheden denkbaar waarbij het niet redelijk is, als de werkgever alsnog het te veel betaalde loon van de medewerker terug verlangt. Dat kan zich bijvoorbeeld voordoen, als de werkgever pas na lange tijd het te veel betaalde loon terugvraagt, terwijl de medewerker uit de loonstrook en dergelijk niet duidelijk heeft kunnen afleiden dat er te veel loon is betaald.
Doordat de werkgever te veel loon heeft betaald heeft hij een vordering op de medewerker, dat hij mag verrekenen met het loon van de medewerker. Voorwaarde is wel dat dit snel moet plaatsvinden. Na de verrekening worden de in te houden bedragen opnieuw berekend waardoor er in het jaar afdracht plaatsvindt, tegen bedragen die ook zouden gelden, wanneer er geen fout is gemaakt bij het uitbetalen van loon. Op verrekening wordt nader ingegaan in hoofdstuk 4 over loon (4.1.8.).
Mag of kan de werkgever het te veel betaalde loon niet verrekenen, dan kan de werkgever het uitbetaalde bedrag in beginsel terugvorderen van de medewerker. Dit doet zich bijvoorbeeld voor, als de werkgever niet snel tot verrekening overgaat, terwijl de medewerker de toestemming weigert om alsnog het loon te verrekenen. Ontvangt de werkgever het te veel ontvangen loon terug, dan kan de werkgever de te veel ingehouden loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering corrigeren met de nog af te dragen bedragen. In dat geval zet de werkgever twee verwijzingen in de administratie, namelijk een verwijzing bij het bedrag dat te veel is betaald, dat verwijst naar het terugontvangen en gecorrigeerde bedrag, als ook een verwijzing bij dit terugontvangen bedrag, dat verwijst naar het te veel betaalde bedrag.
Het corrigeren van de in te houden en af te dragen belasting en premies is niet mogelijk als de afdracht valt in een ander fiscaal jaar. Dan "kan" de werkgever de te veel betaalde loonbelasting en dergelijke van de medewerker vorderen, wat echter vaak achterwege gelaten wordt. Verlangt de werkgever van de medewerker toch dat hij het brutoloon terugbetaalt, dan is het aan de medewerker om van de belastingdienst het te veel betaalde terug te krijgen.
Negatief loon als gevolg van de zorgverzekeringswet (ZVW)
Door invoering van de zorgverzekeringswet (ZVW) is de werkgever gehouden een inkomensafhankelijke bijdrage van 7,05 %, te betalen, tot een maximumbijdrageloon van € 33.189,- euro. Over het loon plus deze verhoging worden de verzekeringspremies en de loonheffingen berekend. Bij eventuele teruggave$n worden deze aan de werkgever, door de belastingdienst vergoed. Deze zullen administratief als negatief loon op de salarisstrook verwerkt worden. De werknemer krijgt van deze teruggaven bericht, net als de werkgever.
|
|
| ||||||||||
| Door gebruik te maken van deze website of andere diensten van ArbeidsConsultancy gaat u akkoord met de algemene voorwaarden, inclusief de uitsluiting van de aansprakelijkheid voor (type)fouten. |
 |