Inhoudsopgave 4.5.

Kosten die de medewerker maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, kunnen in beginsel door de werkgever vergoed worden zonder dat dit wordt belast. Daarnaast zijn bepaalde vergoedingen vrijgesteld, waarbij gedacht wordt aan uitgaven die de medewerker niet als beloning ervaart. Deze vrijgestelde bedragen worden niet bij het loon opgeteld waardoor daarover geen loonbelasting en premies volksverzekering worden ingehouden. Mogelijk zijn daarover ook geen premies werknemersverzekering verschuldigd.

Aandachtspunten

De vergoeding voor arbeidskosten behoort niet tot het loon voor zover zij redelijk zijn en dienen om de kosten te dekken die noodzakelijk zijn voor het nakomen van de verplichting uit de arbeidsovereenkomst. Naast het declareren van kosten door medewerkers kan er voor bepaalde vergelijkbare medewerkers onder bepaalde voorwaarden een vergelijkbare vaste kostenvergoeding gegeven worden. Dit kan ook wanneer de ene medewerker meer of juist minder kosten dan een andere medewerker maakt.

Het behoort tot de mogelijkheden om een vaste onkostenvergoeding te geven ter dekking van meerdere kosten. Dan dient de werkgever wel:

  • Aan te tonen dat er een redelijke verhouding bestaat tussen de verschillende kosten die worden vergoed en de kosten die daadwerkelijk worden gemaakt. Hiervoor zal nodig zijn dat de werkgever geregeld nagaat of de onkostenvergoeding niet bovenmatig is, door van bepaalde medewerkers een overzicht van hun kosten te verlangen.
  • De kostenvergoeding apart overeen te komen, oftewel de werkgever dient de medewerker uitdrukkelijk recht te geven op een bepaalde kostenvergoeding.

Hoewel een onkostenvergoeding vaak na het maken van de kosten gegeven wordt, kan dat ook vooraf. In dat geval wordt een redelijke schatting gemaakt van de uitgaven en krijgt de medewerker vooraf een vergoeding. Blijkt later dat de medewerker minder kosten maakt dan in redelijkheid werd verwacht, dan blijft de onkostenvergoeding toch onbelast.

Belaste onkostenvergoedingen

Bepaalde onkostenvergoedingen worden volledig tot het loon gerekend waardoor hierover loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering ingehouden en afgedragen moeten worden. Het gaat hier doorgaans om de kosten voor kleding, niet zijnde werkkleding, schoenen en kosten voor persoonlijke verzorging, alsmede kosten voor aktetassen, privé telefoonkosten van de medewerker en andere kosten die voor rekening van de medewerker behoren te komen. Artiesten en professionele sporters mogen voor kleding en verzorging meer beroepskosten in rekening brengen.

Voor verkeersovertredingen geldt dat de boete voor rekening van de medewerker komt wanneer de boete op zijn naam is gesteld. Neemt de werkgever een verkeersboete van de medewerker voor zijn rekening, dan geniet de medewerker voordeel, wat belast is voor de loonbelasting. Deze kosten van de werkgever zijn geen kosten voor de onderneming, wat als zodanig ook niet aftrekbaar is (bij de berekening van de vennootschaps- of inkomstenbelasting). Veel boetes zijn evenwel op naam van de werkgever zelf gesteld, bijvoorbeeld wanneer de overtreding is gemaakt in een auto van de werkgever. In dat geval kan de werkgever “zijn” boete voor zijn eigen rekening nemen, zonder dat het voordeel van de medewerker wordt belast, die de boete niet hoeft te betalen. Verhaalt de werkgever deze boete die op zijn naam is gesteld wel op de medewerker, dan blijft de verkeersboete buiten de berekening van de belastingen. In beginsel is een medewerker niet gehouden om boeten te betalen die op naam van de werkgever zijn gesteld, doorgaans ook niet als hij wist dat hij te hard reed. De medewerker dient de boete echter wel te betalen als hij deze opzettelijk heeft veroorzaakt, bijvoorbeeld als hij zijn werkgever met een boete wilde belasten door bewust hard te gaan rijden. Hoofdstuk 2.7.3. gaat nader in op aansprakelijkheid van de medewerker voor schade die de werkgever lijdt (2.7.3.).

Cursus Arbeidsrecht

Niet belaste onkostenvergoedingen

De vergoeding van bepaalde kosten worden binnen bepaalde grenzen niet tot het loon gerekend. Dat betekent dat deze vergoedingen niet meetellen bij het belastbaar inkomen van de medewerker, waardoor hierover geen loonbelasting en premies volksverzekering worden ingehouden. Zijn er bovendien geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd, dan wordt dit vermeld.

  • Reiskostenvergoeding en carpoolen, waarop het volgende hoofdstuk nader ingaat (4.5.3.2.C.).
  • Vergoeding voor de premies van een ongevallenverzekering die de medewerker betaalt en welke de risico’s bij het werk dekken.
  • Vergoeding voor consumpties bij het werk, behoren niet tot het loon tot € 2,75 per week en € 0,55 dag. Hierover hoeft geen loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering ingehouden te worden. De werkgever moet echter wel een eindheffing betalen (4.5.6.). Deze eindheffing is de werkgever niet verschuldigd, als het gaat om kosten voor een ambulante medewerker.
  • Vergoeding voor het dragen van de kosten voor het bijwonen van cursussen voor medewerkers die een rol hebben bij de zorg voor de veiligheid op het werk. Vrijgesteld tot maximaal € 3,65 per les.
  • Vergoeding voor vakliteratuur.
  • Vergoeding voor studie (6.3.7.1.).
  • Vergoeding voor kosten die de medewerker maakt omdat hij door zijn werk er een tweede onderkomen op na moet houden. Daarbij gaat het om de kosten voor inwoning, overnachtingskosten of huur van kamer of woning. Deze kosten zijn maximaal voor twee jaar vrijgesteld.
  • Vergoeding van de werkgever die dient om de kosten van contributie van een werknemersvereniging te dekken.
  • Vergoeding van schade aan goederen van de medewerker, welke schade is ontstaan tijdens of bij het werk (2.7.1.).

In plaats van het geven van een vrijgestelde vergoeding aan de medewerker, kan de werkgever ook zaken verstrekken. Dat loon in natura is op vergelijkbare wijze onbelast. Bij loon in natura gaat het bijvoorbeeld om investeringen die de medewerker beschermen tegen gevaren bij het werk, aanschaf apparatuur, outplacement, bedrijfsfitness, verstrekken van goederen die het bedrijf zelf maakt, cursussen, congressen, voordeel-uren-kaart, OV-kaart (4.5.3.1.B.). In plaats van het geven van deze verstrekkingen als loon in natura, kan de werkgever aan de medewerker een vergoeding geven voor de uitgaven die de medewerker hiervoor maakt.

Uitwerking van bepaalde vrijgestelde onkostenvergoedingen

Vergoeding autokosten voor zakelijk gebruik van privé-auto

Een medewerker die zakelijke ritten met zijn eigen auto maakt kan een onbelaste onkostenvergoeding van € 0,19 per kilometer krijgen. Dit is een vergoeding voor alle kosten die met autorijden te maken hebben, wat nader uitgewerkt wordt in hoofdstuk (4.5.3.2.C.). In plaats van deze kilometervergoeding kunnen ook de werkelijke kosten vergoed worden, wanneer alle declaraties aan de werkgever worden verstrekt en bij de loonadministratie worden bewaard.

Reiskosten indien rijden in een auto op zich werk is

Bepaalde medewerkers is het rijden in een auto hun eigenlijke werk, zoals een taxi-chauffeur, een rij-instructeur en een koerier. Voor de zakelijke ritten die deze chauffeurs in hun eigen auto afleggen, mag de werkgever een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geven. Bij zakelijke kilometers wordt er doorgaans gedacht aan kilometers die er voor een klant worden gereden, oftewel waarvoor een vergoeding door de klant wordt betaald. Derhalve niet woon-werk-verkeer.

Onkostenvergoedingen voor telewerkers of thuiswerkers

Een telewerker doet een deel van zijn werk thuis en werkt ook vanuit een andere plaats, zoals een kantoor. Werkt hij vrijwel volledig thuis of vanuit zijn woning, dan wordt er van thuiswerken gesproken.

De werkgever kan aan een telewerker een onbelaste onkostenvergoeding geven voor maximaal € 1815,– (over vijf jaar), dat de kosten dekt om een kamer thuis geschikt te maken als werkkamer (bureau, stoel, verlichting, tapijt, lamellen, etc. ). Van een telewerker is sprake, als die medewerker minimaal eens per week thuis werkt en daarbij gebruik maakt van de computer en aanverwante apparatuur waarmee hij direct met de werkgever kan communiceren. Dat een bepaalde medewerker op bepaalde dagen elders werkt, wordt schriftelijk in een overeenkomst vastgelegd, onder vermelding van het adres.

De vergoeding voor een thuiswerker is onbelast tot maximaal 20 % van de huur die de medewerker betaalt of 20 % van de huurwaarde van zijn woning, tenminste als de medewerker grotendeels (> 70 %) werkzaam is in (of vanuit) de ruimte thuis. Voorwaarde is dat de werkruimte een zelfstandig deel van de woning is, dusdanig zelfs dat deze een eigen opgang en eigen sanitaire heeft, dat wil zeggen geschikt is om desgewenst op zich te verhuren.

De werkgever kan de medewerker (thuiswerker en telewerker) apparatuur ter beschikking stellen (vergoeden / verstrekken), waarbij gedacht wordt aan computers en randapparatuur, doch ook andere apparaten. Voorwaarde is wel dat het voor minimaal 90 % wordt gebruikt voor het werk. Dit kan onbelast als het gaat om apparatuur tot een bedrag van € 450,– per jaar (incl. BTW), zonder dat dit derhalve als loon gezien wordt. Voor apparatuur met een hogere waarde geldt dat vergoeding of verstrekking ook mogelijk is. Bij dergelijke duurdere apparatuur dient de werkgever en werknemer wel onderling af te spreken welke vergoeding de werknemer voor het privé-gebruik betaalt. Als de werknemer het bedrijf verlaat en de apparatuur behoudt, zal de werknemer de dagwaarde van de apparatuur moeten vergoeden. Op telewerk en dergelijke wordt nader ingegaan bij de (onbelaste) vergoedingen (4.5.3.1.B.).

Dat de medewerker elders werkt, ontslaat de werkgever nog niet van zijn verplichting om er op toe te zien dat de arbeidsomstandigheden in de werkruimte voldoen (5.2.9.), alsmede dat de medewerker zich aan de arbeidstijden houdt (5.3.)

Verhuiskostenvergoeding

Een medewerker kan voor een onbelaste verhuiskostenvergoeding in aanmerking komen. Dit recht bestaat, als de medewerker binnen de eerste twee jaar van zijn dienstverband verhuist en daardoor binnen 10 kilometer over de gebruikelijke weg van zijn werk komt te wonen of de reistijd minimaal 25 kilometer “en” meer dan 60 % korter wordt. Doet voorgaande zich niet voor maar hangt de reden om te verhuizen wel samen met het werk, dan bestaat er mogelijk ook recht op de belastingvrije vergoeding van de verhuiskosten. Overleg met de belastingdienst is dan aan te raden.

De vergoeding die belastingvrij betaald kan worden is € 7.750,–, echter niet meer dan 12 % van het totale loon over een jaar, inclusief vakantietoeslag en andere beloningen waarvan vooraf vast staat hoe hoog ze zijn. De medewerker hoeft niet aan te tonen dat hij werkelijk deze verhuiskosten heeft gemaakt. Boven op dit onbelaste bedrag mag de werkgever een belastingvrije vergoeding geven ter hoogte van de kosten voor het vervoer van het huisraad. Voor deze kosten geldt weer wel dat ze aangetoond moeten worden, bijvoorbeeld met een kopie van de rekening welke de medewerker aan de werkgever heeft gegeven.

Onkostenvergoeding voor vrijwilligers

Een onkostenvergoeding voor vrijwilligers is vrijgesteld als het gaat om:

  • Werk voor een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke instelling;
  • Deze instelling geen vennootschapsbelasting betaalt, of deze instelling een sportvereniging of sportstichtingen is die wel vennootschapsbelasting moet afdragen.
  • De medewerker een onkostenvergoeding krijgt welke per maand nooit meer is dan € 150,– euro en wanneer hij een volledig jaar werkt, bovendien niet meer krijgt dan € 1.500,– euro over dat jaar. In dat geval is er geen sprake van loon, ook als er minder kosten worden gemaakt dan deze vergoeding.

Voorgaande geldt zowel voor de loonbelasting als voor de heffing van premies volks- en werknemersverzekeringen. Een vrijwilliger die niet aan bovengenoemde criteria voldoet, ontvangt mogelijk “loon”. Dat kan zich zeer goed voordoen wanneer de onkostenvergoeding niet gedekt wordt door kosten in die omvang. De belastingdienst kan zich op het standpunt stellen dat er sprake is van een (fictieve) arbeidsovereenkomst (4.5.7.). In dat geval dient de werkgever loonbelasting en premies volks- er werknemersverzekering in te houden en af te dragen. Is er toch geen sprake van een (fictieve) arbeidsovereenkomst, hoewel er loon wordt betaald, dan is de werkgever niet inhoudingsplichtig. Hij kan dan volstaan met het doen van opgave aan de belastingdienst, door de “opgave betaalde bedragen aan derden” in te vullen en op te sturen. Bovenstaande moet onderscheiden worden van de vraag of er arbeidsrechtelijk sprake is van een arbeidsovereenkomst. Dat is het geval als de vrijwilliger een “onkostenvergoeding” ontvangt welke de kosten te boven gaat, terwijl er bovendien een gezagsverhouding aanwezig is (1.1.1.).

Verder zoeken

Deze pagina is onderdeel van hoofdstuk 4 over de arbeidsvoorwaarden. Oftewel de tegenprestatie waarvoor werknemers bij een werkgever werken op grond van de arbeidsovereenkomst. U vindt in dit deel informatie over:

4.1. Loon (o.a. minimumloon, tijdstip betalen, loon vorderen, beslag)

4.2. Vakantie (o.a. vakantierechten opbouwen en opnemen, vakantiegeld)

4.3. Pensioen (o.a. opbouwen, afkopen, einde dienstverband)

4.4  VUT-regeling

4.5. Afdracht van loonbelasting en premies

Zoekt u een ander onderwerp, zie dan onze trefwoorden of inhoudsopgave.

Print Friendly
Neem contact met ons op

U bereikt ons op onderstaand nummer voor:

- gratis telefonisch overleg met een specialist. Bedoeld voor complexe vragen over (dreigend) ontslag, disciplinaire maatregelen, concurrentiebeding, loonvordering, reorganisatie of re-integratie;

- informatie over onze Opleidingen Arbeidsrecht.

Contact met Artec Neval 08877-08855 | bereikbaar tussen 8:30 en 17:00



Buiten kantooruren kunt u onderstaand formulier invullen en wij zullen u daarna uw aanvraag in behandeling nemen

Functie
 Werknemer Werkgever

Geslacht
 de heer mevrouw

Voornaam en achternaam

Telefoonnummer
E-mail adres

Schets hier (kort) uw situatie

Provincie

Let op, alle velden dienen ingevuld te zijn, alvorens u deze e-mail kunt versturen.