 5.1.2. |
 5.1.4. |
 Inhoud 5.1. |
|
|
| ||||||||||
5.1.3. Commissies, raadplegen deskundigen, informeren en geheimhouden
Commissies, deskundigen en geheimhouding5.1.3.1. Commissie van de ondernemingsraad
Instellen van een commissie?
De ondernemingsraad kan bepaalde onderdelen van zijn werk uitbesteden of overdragen aan commissies (art 15 WOR). Dit kan wanneer de ondernemingsraad de commissie redelijkerwijze nodig heeft voor de vervulling van zijn taak. Het gaat om de vraag of het voor een goede vertegenwoordiging van medewerkers zinvol is dat de commissie wordt ingesteld, waarmee het goed functioneren van de medezeggenschap. Dat is bijvoorbeeld niet het geval, als het extra nut van de commissie klein is en de extra belasting voor de onderneming groot. Het nut van het instellen van een commissie kan hierin gelegen zijn dat er een betere vertegenwoordiging plaatsvindt of dat personen met bijzondere kennis worden ingeschakeld.
Voordat de ondernemingsraad besluit tot het instellen van een commissie vraagt de raad instemming aan de ondernemer door aan deze informatie te verstrekken, waaronder het voorgenomen instellingsbesluit valt (art 15-1 WOR). Daaruit kan de ondernemer afleiden wat voor commissie de ondernemingsraad wil instellen, wat haar taak, werk en samenstelling zal zijn en welke rechten en bevoegdheden deze commissie zal krijgen. Maakt de ondernemer bezwaar tegen de instelling van de commissie, dan kan de ondernemingsraad een beslissing van de kantonrechter vragen. Partijen dienen echter eerst de bedrijfscommissie in te schakelen (5.1.11.5.).
Het gaat om de volgende commissies
Vaste commissie
Deze commissie bestaat voor de meerderheid uit leden van de ondernemingsraad, aangevuld met andere medewerkers (art 15-2 WOR). De commissie behandelt bepaalde onderwerpen waarvoor zij uitdrukkelijk bepaalde rechten kan krijgen die anders aan de ondernemingsraad toekomen. Het gaat hier bijvoorbeeld om de arbocommissie (5.2.) en de commissie ter voorkoming van seksuele intimidatie (7.) of discriminatie (2.6.). In deze commissies kunnen interne deskundigen deelnemen en daarom geen deskundigen van een (externe) arbodienst. Deze zijn namelijk "niet in de onderneming werkzaam".
Onderdeel commissie (vestigingsoverlegcommissie)
Een commissie kan ook ingesteld worden ter behandeling van aangelegenheden van een bepaald onderdeel (art 15-3 WOR). Een "onderdeel" is een afgerond organisatorisch geheel (bijvoorbeeld een vestiging) met een eigen structuur en leiding.
De onderdeelcommissie bestaan doorgaans uit één of meer leden van de raad en verder uit (gekozen) medewerkers uit het onderdeel. Het is echter niet verplicht dat de leden van de raad in de onderdeelcommissie deelnemen, terwijl zij niet in dat onderdeel werkzaam hoeven te zijn.
De ondernemingsraad "kan" aan deze commissie de bevoegdheid geven om te overleggen met degene die leiding geeft aan dat onderdeel. Deze leidinggevende is dan tot overleg, vragen van advies en instemming gehouden voor "zijn" onderdeel. Op hem zijn bepaalde regels eveneens (gedeeltelijk) van toepassing (art 23c WOR). Daarbij gaat het om het verstrekken van voorziening en aanspraak op loon voor commissieleden (5.1.2.), overleg over voorstellen (5.1.4.), vragen van advies (5.1.5.) of instemming (5.1.6.) en verstrekken van informatie (5.1.7.).
Bepaalde onderdelen van de daar behandelde wetsartikelen zijn echter "niet" van toepassing (artikel 23c WOR). Daarbij gaat het over vormafspraken over overleg (art 23a lid 1, 3 en 5 WOR), bijwonen vergadering door vertegenwoordiger van het bestuur van de moedermaatschappij of lid van de raad van commissarissen (art 24 lid 2 WOR), en verstrekken van informatie over andere dan de algemene gang van zaken, zoals weergegeven in art 31a van de WOR (art 31a lid 2 t/m 5 WOR).
Het spreekt voor zich dat de ondernemingsraad de taken van deze commissie duidelijk moet afbakenen om overlapping van verantwoordelijkheden en bevoegdheden te voorkomen. De ondernemingsraad kan er toe overgaan om een aangelegenheid op onderdeelniveau naar zich toe te trekken en daarmee op ondernemingsniveau te behandelen. Daardoor voert de raad i.p.v. de commissie het overleg en geeft de raad advies of instemming over besluiten van de ondernemer. Een voorgenomen besluit van een leidinggevende van een onderdeel, is dan een voorgenomen besluit van de ondernemer.
Dergelijke commissies bereiden bepaalde onderwerpen voor die de ondernemingsraad gaat behandelen. Voor de opdracht krijgt de commissie een bepaalde tijd, waarna de commissie ophoudt te bestaan. Zo kan er een commissie ingesteld worden die zich bezighoudt met een belangrijke verhuizing, terwijl deze eindigt nadat de raad een advies heeft gegeven over die verhuizing. De commissie bestaat minimaal uit één lid van de raad, verder aangevuld met andere medewerkers. De wettekst spreekt in lid 4 over "ook andere ...." i.p.v. "uitsluitend ...." zoals omschreven in lid 3 dat ziet op de onderdeelcommissie (art 15 WOR).
Instellen van de commissie
Besluit de ondernemingsraad tot het instellen van een commissie, dan wordt naast de taak, het werk, de rechten en bevoegdheden, ook de duur bepaald. De ondernemingsraad kan de duur op onbepaalde tijd vaststellen. Dat wil zeggen dat de volgende ondernemingsraad de commissie niet opnieuw hoeft in te stellen. In dergelijke situaties kan het vragen van instemming van de ondernemer aan de volgende raad achterwege blijven. Hoewel de commissie blijft bestaan eindigt de zittingsperiode van de door de raad benoemde leden van de commissie op het tijdstip dat de zittingsperiode van de ondernemingsraad eindigt.
Worden de leden van (een onderdeel)commissie gekozen door de medewerkers, dan eindigt het lidmaatschap van de commissie voor de tijd dat deze leden zijn gekozen. In geval van benoeming is de ondernemingsraad vrij om wijziging te brengen in de samenstelling van de commissie.
De bevoegdheid om te procederen komt altijd de ondernemingsraad toe die wordt vertegenwoordigd door de voorzitter. Dit geldt ook al gaat het om een aangelegenheid waarvoor de commissie is ingesteld en rechten en bevoegdheden heeft gekregen.
5.1.3.2. Raadplegen van deskundigen
De ondernemingsraad of commissies van de ondernemingsraad kunnen aan deskundigen een schriftelijk advies vragen (art 16 WOR). Deze personen kunnen evenals bestuurders en commissarissen uitgenodigd worden voor de vergadering van de ondernemingsraad of commissie. Op geen van hen rust een verschijningsplicht. Voor vergaderingen tussen ondernemingsraad en ondernemer geldt een andere regeling, omdat dan slechts na instemming van de ondernemer de deskundige de vergadering mag bijwonen.
Worden er door het inschakelen van deskundigen kosten gemaakt, dan komen deze voor rekening van de ondernemer. In dat geval moet de ondernemer wel van tevoren op de hoogte gebracht worden van de hierbij te maken (geschatte) kosten (art 22-2 WOR). Mededeling is voldoende, tenminste als de kosten redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de ondernemingsraad of commissie. Het is dus niet nodig dat de ondernemer zijn instemming verleent, daar ook zonder instemming de kosten voor zijn rekening komen. In geval van onenigheid is het in beginsel aan de ondernemer om in rechte te eisen dat de ondernemingsraad hiervoor geen kosten maakt. Zo niet, dan betaalt de ondernemer de kosten daar de deskundige zijn kosten niet op de individuele ondernemingsraadleden kan verhalen. Het is niet de bedoeling van de wet dat zij voor deze kosten aangesproken kunnen worden.
Verzet een ondernemer zich niet tegen het inschakelen van de deskundige, dan kan hieruit (in beginsel) afgeleid worden dat aan deze de nodige informatie verstrekt mag worden. Dat zal ook op kunnen gaan, wanneer het gaat om geheime informatie. Een uitdrukkelijke instemming is echter te prefereren. Dit kan de raad mogelijk tegelijk met de mededeling over de kosten vragen. Schakelt de ondernemingsraad een deskundige in, dan is het aan te raden om degene een geheimhoudingsverklaring te laten tekenen. Echter, ook zonder deze ondertekening rust er op de deskundige een verplichting tot geheimhouding.
5.1.3.3. Informeren en geheimhouden
Informeren
Als de ondernemingsraad, de commissies en geraadpleegde deskundigen (5.1.2.3.) hun werk naar behoren willen uitvoeren, dan zullen zij op de hoogte gebracht moeten worden van diverse aangelegenheden en gegevens. Het informatierecht van de raad wordt elders behandeld (5.1.7.). Naast het ontvangen van informatie heeft de ondernemingsraad en commissies de taak om informatie door te geven aan medewerkers binnen de onderneming (de achterban). Hierbij gaat het bijvoorbeeld om verslagen van vergaderingen en het openbaar maken van voorgenomen besluiten of voorstellen. Op het raadplegen van medewerkers gaat hoofdstuk 5.1.2.2. nader in (5.1.2.2.).
Verplichting tot geheimhouding
Voor de ondernemer is het vaak van cruciaal belang dat bepaalde informatie totaal niet naar buiten wordt gebracht, of op het juiste moment en op een zorgvuldige wijze. Het moment van de gewenste openbaarmaking is doorgaans later dan het moment waarop de ondernemingsraad op de hoogte gebracht wordt. Teneinde het (te vroeg) openbaar maken van gegevens te voorkomen rust er op de leden van de ondernemingsraad en commissies een verplichting tot geheimhouding, dat ook geldt voor de geraadpleegde deskundigen.
Welke gegevens zijn geheim?
Het is natuurlijk zaak om duidelijkheid te hebben over de vraag of de gegevens geheim zijn of niet. Daarom is het voor de ondernemer belangrijk om (vooraf) mede te delen dat bepaalde aangelegenheden of gegevens geheim zijn en slechts aan bepaalde personen doorgegeven mogen worden (art 20-1 WOR). Daarbij kan de ondernemer bovendien de duur van de geheimhouding bepalen. Geheimhouding kan ook voor nog nader te bepalen tijd opgelegd worden. Overigens is het de bedoeling van de wet dat de ondernemer terughoudend is met het opleggen van de verplichting tot geheimhouding. Zegt de raad vooraf, dat zij bepaalde informatie alleen wenst te ontvangen wanneer deze niet geheim is, dan kan de raad de ondernemer later niet tegenwerpen dat er onvoldoende informatie is verstrekt.
De verplichting tot geheimhouding eindigt slechts na het verstrijken van de termijn of na een verklaring van de werkgever hierover (art 20-6 WOR). Niet altijd is een uitdrukkelijk mededeling tot geheimhouding nodig, daar deze ook uit de omstandigheden kan voortvloeien. Dat doet zich bijvoorbeeld voor wanneer het stuk gaat over aangelegenheden die geheim moeten blijven of als het duidelijk moest zijn dat de stukken geheim zijn (art 20-1 WOR).
Beperkte ontheffing van de geheimhoudingsverplichting
De geheimhouding geldt ten opzichte van een ieder, tenzij de ondernemer aangeeft aan wie de leden de informatie mogen doorgegeven. Het is mogelijk dat er behoefte bestaat om met anderen de aangelegenheden of gegevens te bespreken, terwijl dat strijdig is met de geheimhoudingsplicht. Van schending is geen sprake, wanneer de ondernemer vooraf heeft ingestemd met het delen van gegevens met de derde. Deze (interne of externe) derde verklaart schriftelijk dat hij de gegevens of aangelegenheden geheim zal houden (art 20-4 WOR).
Geheimhoudingsverplichting voor het secretariaat
Uit praktische overwegingen rust de geheimhoudingsplicht eveneens op medewerkers die werken op het secretariaat van de ondernemingsraad (art 20-2 WOR). Zij mogen bijvoorbeeld een samenvatting van vergaderingen maken waaruit deze werknemers de geheime gegevens vernemen. Vervolgens weren zij de geheime gegevens uit de verslagen, opdat deze verslagen in de onderneming openbaar gemaakt kunnen worden.
Doorgeven van informatie aan commissieleden
Bij voorgaande speelt de vraag of ondernemingsraadleden geheime informatie mogen doorgeven aan leden van commissies. Het gevaar van uitlekken neemt toe naarmate het geheim aan meerdere personen wordt toevertrouwd, terwijl de schade die daaruit kan ontstaan heel groot kan zijn. Daarentegen kan het functioneren van de ondernemingsraad en commissies gefrustreerd worden door de geheimhoudingsverplichting. Heeft een commissie direct belang bij de informatie, dan zal de ondernemer deze commissie zelf moeten informeren. Uit de omstandigheden kan blijken dat de ondernemingsraad geacht wordt de informatie zelf door te geven. Dat laatste doet zich voor, als de ondernemer heeft aangegeven dat de informatie wel aan bepaalde commissieleden verstrekt mag worden (art 20-1 WOR).
Strijdig handelen met de verplichting tot geheimhouding
Overtreding van de geheimhoudingsverplichting zal voor de ondernemer een reden kunnen zijn om disciplinaire maatregelen te treffen of zelfs tot ontslag op staande voet over te gaan (2.3.). Daarbij zal het ontslagverbod dat geldt voor (commissie)leden van de raad, die leden weinig helpen (3.4.4.1.D.) omdat deze geen werking heeft bij ontslag op staande voet (3.4.2.) of ontbinding (3.3.). Het is niet relevant dat de schade die door de schending is geleden uiteindelijk blijkt mee te vallen.
Schendt een derde de geheimhoudingsplicht, dan rest de ondernemer slechts het eisen van schadevergoeding. Soms kan aangifte leiden tot het vervolgen van een misdrijf.
|
|
| ||||||||||
| Door gebruik te maken van deze website of andere diensten van ArbeidsConsultancy gaat u akkoord met de algemene voorwaarden, inclusief de uitsluiting van de aansprakelijkheid voor (type)fouten. |
 |